芻議中小學教職工人事檔案管理模式

文/福建省寧德市古田縣教育局 黃昭眉

芻議中小學教職工人事檔案管理模式

文/福建省寧德市古田縣教育局 黃昭眉

從現階段中小學教職工人事檔案管理模式來看，還存在著諸多問題，需要盡快采取有效措施加以解決，本文闡述了中小學教職工人事檔案管理的問題，并提出了行之有效的對策建議。

中小學教職工；人事檔案；管理模式

中小學教職工人事檔案如實記錄了個人經歷、道德作風、工作業績、薪酬待遇等內容，是學校利用人才的重要依據，在學校人力資源開發中發揮著重要作用。隨著社會經濟的飛速發展，中小學教職工人事檔案管理工作量也更大，但是很多學校的檔案管理工作還停留在手工操作階段，現代化與信息化發展很慢，嚴重影響了人事檔案的利用率。為滿足社會和學校發展的需要，中小學要積極創新教職工人事檔案管理方法，充分發揮檔案服務學校發展的作用。

一、中小學教職工人事檔案管理存在的主要問題

（一）教職工人事檔案信息不全。當前，中小學教職工人事檔案主要有履歷信息、入黨資料、考核材料、鑒定材料、職務職稱以及工資水平等內容，信息面覆蓋不夠廣，實用性不強。雖然在中小學人事檔案中，教職工職稱評審和工資變動等信息較為完整，但是教職工的個人技術專長、獲獎情況及政績等內容較少，學校利用檔案的過程中，僅僅可以掌握表面的東西，不能為教職工培養與選拔提供可靠的參考資料。

（二）人事檔案管理不集中。中小學教職工人事檔案未能按照上級主管部門要求，實行統一管理，很多學校根據管理職能的不同，讓教職工人事檔案資料分散于各個部門。教務部門管理的人事檔案資料包括教職工的教學任務、教學能力、業務水平和獎懲情況，科研部門承擔著教職工論文發表、科研立項等職責，人事部門負責教職工的政治面貌、社會經濟等。采用這樣的管理模式，無法集中教職工人事檔案資料，甚至還會導致檔案資料的丟失。

（三）人事檔案管理模式落后。從當前中小學教職工人事檔案管理模式來看，仍然以紙質形式為主，很少應用現代化管理技術與手段，或者是在計算機中錄入教職工人事檔案資料，不能提供檔案的查詢與檢索服務。此外，教職工人事檔案資料統計工作主要由手工完成，信息化程度不高，導致浪費了很多資源。加之學校檔案室缺乏完善的軟硬件設施，并處于偏僻位置，安全措施不到位，導致檔案資料發生損壞。很多學校缺少先進的檔案室，管理模式也很落后，基礎設施建設跟不上發展。

（四）檔案管理人員的技術水平不高。在多種因素影響下，中小學教職工人事檔案管理人員不足，不利于檔案管理工作的順利開展。現階段數字信息技術發展非常先進，能夠簡化檔案管理工作，通過對互聯網、計算機、掃描儀等現代設備與技術的應用，可以將人事檔案資料轉變為各種電子數據，如虛擬文字、圖片、聲音、視頻等，能夠更好地對人事檔案信息進行分類、提取、分析和加工。但是當前大部分中小學人事檔案管理人員只接受了簡單的培訓，檔案管理專業技能不強，甚至存在兼職的情況。將這些人員安排到檔案管理崗位上，勢必會增加失誤風險，并造成嚴重的后果，比如會影響檔案資料的真實性，并可能導致檔案資料被損毀，這樣就無法為學校的發展提供準確的依據。

二、中小學教職工人事檔案管理的對策

（一）健全學校人事檔案內容。因為中小學教職工人事檔案涉及內容不全面，實用性不強，無法為學校的發展提供服務。所以學校要結合教職工人事檔案實際情況，及時將檔案內容補全。可以將教職工教育教學登記表設置在人事檔案中，將全體教職工教學工作開展情況全面反映出來，同時設立教職工學術研究內容，將教職工學術能力與地位準確反映出來。在中小學教職工人事檔案中，還要增加教職工進修、獎勵等內容，便于學校了解教職工的繼續教育情況。通過在以往的教職工人事檔案中補充以上內容，可以將所有教職工教育教學水平全面準確反映出來，為中小學教職工隊伍建設、教職工評價等工作的開展提供可靠依據，并增強全體教職工的競爭意識，促進學校的良性發展。

（二）建立完善的信息化數據庫。中小學要想提升教職工人事檔案管理工作水平，必須將現代化信息技術與手段充分利用起來，盡快建立人事檔案信息化數據庫。人事檔案管理部門要結合學校相關管理制度與規定，借助先進的信息化軟件，采集和登記教職工人事信息，這樣可以保證人事檔案的完整性。采集的檔案信息要完整和真實，人事檔案管理人員要定期補充與更新學校網站中的人事信息，學校也要認真審核，嚴格設置訪問權限，防止數據信息被人為更改。中小學教職工人事檔案應實行動態化管理，確保能夠及時更新教職工人事檔案，不斷完善人事檔案信息數據庫，便于今后教職工人事檔案的管理與利用。

（三）做好人事檔案管理的安全工作。在中小學教職工人事檔案管理工作中，還要加強安全管理，及時消除存在的人事檔案安全問題。學校要加強對教職工人事檔案知曉人員的管理，尤其是對于一些涉密科研教職工人事檔案而言，防止無關人員接觸。學校要增加資金投入，建設專門的人事檔案室，防火、防盜及防霉等措施要做到位，在計算機或硬盤中存儲的教職工人事檔案信息，必須定期進行殺毒、升級和更新，為計算機的運行提供安全保障。此外，學校還要加大教職工人事檔案信息網絡發布的管理力度，嚴格禁止外帶移動硬盤，防止泄露人事檔案信息。學校要盡快建立人事檔案信息查詢系統，合理設置相關部門及個人的訪問權限，通過網絡平臺，掌握教職工檔案信息，在規定范圍內公開人事檔案信息。如此一來，既能夠有效簡化檔案的收集、整理、保管和檢索工作，讓檔案管理人員從繁雜的工作中解放出來，還能夠為人事工作提供更加準確、快捷和全方位的服務。

（四）提高管理人員的綜合素質。對于中小學教職工人事檔案管理工作而言，應該充分意識到人事檔案的重要性，了解其保密性、嚴密性和特殊性特征。一是檔案管理人員必須認識到教職工人事檔案與一般性檔案材料的不同，需要準確記錄建檔人員的真實信息與情況，不能出現失誤與差別。對此中小學教職工人事檔案管理人員要保持嚴謹的工作態度，工作中能夠認真核對檔案信息，確保檔案資料的完整性與真實性；二是中小學教職工人事檔案管理人員要有較高的政治素質，遵守職業道德規范，工作中嚴格落實《中華人民共和國檔案法》相關規定，認真做好教職工人事檔案的收集、分類、整理和建檔工作，避免出現虛假檔案信息。在申請與利用人事檔案的過程中，必須根據規定手續流程辦理，防止非法分子利用教職工人事檔案，保障檔案資料的安全；三是檔案管理人員要加強學習，豐富檔案管理專業知識，掌握更多現代信息技術與手段，提升檔案管理工作效率，滿足社會發展需求。

總之，在網絡計算機技術不斷革新的過程中，帶動了平臺數據處理技術的發展，社會各界通過對信息技術的運用，實現了工作效率與質量的提升。通過對這個平臺的利用，能夠將更多信息化資料提供給人們，加快推進我國信息化建設進程。因此在中小學教職工人事檔案管理中，要充分發揮出信息技術的作用，積極創新人事檔案管理模式，妥善保存檔案資料，提升檔案管理工作水平。

［1］黃梅菊.淺談學校人事檔案管理［J］.科技創新導報，2012（29）:215.

［2］張亞玲，胡元潮.對人事檔案制度改革的幾點思考［J］.浙江檔案，2012（12）:14-16.

［3］黃梅菊.學校人事檔案管理怎樣更好地服務于師生［J］.價值工程，2015（02）:246-247.

［4］李淑娟.中小學檔案管理工作存在的問題及應對措施［J］.黑龍江檔案，2014（01）:105.