高校新校區(qū)建設(shè)中基建檔案的收集和管理的探析

文/瓊臺(tái)師范學(xué)院　陳麗伊

高校新校區(qū)建設(shè)中基建檔案的收集和管理的探析

文/瓊臺(tái)師范學(xué)院陳麗伊

本文以高校新校區(qū)基建檔案為研究對(duì)象，以其收集和管理工作為研究目標(biāo)。首先對(duì)高校新校區(qū)基建檔案的特點(diǎn)以及其在收集和管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析和研究。研究發(fā)現(xiàn)：高校新校區(qū)基建檔案在收集過(guò)程中存在嚴(yán)重的缺失的現(xiàn)象，且檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，管理錯(cuò)綜復(fù)雜。另外，高校缺乏專門管理部門對(duì)新校區(qū)基建檔案進(jìn)行有效管理。其次，針對(duì)這些問(wèn)題，本文提出了完善高校新校區(qū)基建檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

高校新校區(qū)；基建檔案；收集；管理

作為高校新校區(qū)基建工作的重要部分，基建檔案是重要的歷史記錄，它對(duì)新校區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)的質(zhì)量以及水平進(jìn)行了客觀的記錄。而高校基礎(chǔ)建設(shè)以后都要根據(jù)基建檔案來(lái)進(jìn)行維護(hù)、管理和擴(kuò)建。由此可見(jiàn)，基建檔案對(duì)于高校新校區(qū)以后的發(fā)展具有十分重要的意義。但是，當(dāng)前我國(guó)高校新校區(qū)在收集和管理檔案方面存在很多問(wèn)題，這就需要我們來(lái)分析并探究基建檔案的管理工作，從而促進(jìn)高校新校區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)的順利開(kāi)展。

一、高校新校區(qū)基建檔案的特點(diǎn)及其在收集和管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）高校新校區(qū)基建檔案的特點(diǎn)。首先，高校新校區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)工程與其他建設(shè)項(xiàng)目相比，其具有較多的項(xiàng)目承建單位，相應(yīng)的記錄資料，也就是檔案資料比較多，而且檔案的類型不一，數(shù)目龐大；其次，完整的高校新校區(qū)基建檔案具有較高的利用率，例如利用記錄檔案進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)的修護(hù)、擴(kuò)建等。另外，對(duì)基建檔案的管理有利于高校新校區(qū)順利開(kāi)展竣工決算以及財(cái)政撥款等工作。待工程結(jié)束后，高校新校區(qū)基建檔案還可以為以日后單位的審計(jì)工作以及項(xiàng)目改建等提供數(shù)據(jù)支撐。

（二）基建檔案在收集和管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。高校新校區(qū)基建檔案在收集過(guò)程中存在嚴(yán)重缺失的現(xiàn)象。當(dāng)前，我國(guó)很多高校在進(jìn)行新校區(qū)建設(shè)時(shí)都不注重相關(guān)材料的歸檔，相關(guān)檔案業(yè)務(wù)人員甚至認(rèn)為有關(guān)新校區(qū)建設(shè)時(shí)的招投標(biāo)文件、合同等方面的檔案是毫無(wú)意義的，只要新校區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)順利完工并驗(yàn)收合格，則就沒(méi)有必要對(duì)其進(jìn)行檔案記錄。同時(shí)，為了方便自己查找和利用，基建辦一般會(huì)將檔案資料歸到自己部門，而不向檔案館移交。這樣就造成高校新校區(qū)基建檔案在收集過(guò)程中存在嚴(yán)重缺失的現(xiàn)象，而資料收集不齊全直接影響了高校的檔案管理工作，使得檔案館不能充分發(fā)揮自身的作用。

（三）高校新校區(qū)基建檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，管理錯(cuò)綜復(fù)雜。

與其他類型的檔案相比，高校新校區(qū)基建檔案隨著工程的開(kāi)展，其不僅具有較長(zhǎng)的建設(shè)周期，而且使用的時(shí)間也較長(zhǎng)。因?yàn)樾滦^(qū)建設(shè)一般從立項(xiàng)到竣工需要很長(zhǎng)時(shí)間，而且新校區(qū)建筑的使用期也很長(zhǎng)，那么隨之檔案的保存時(shí)間也非常長(zhǎng)，而這就給基建檔案的管理工作帶來(lái)了很多難題，在管理上錯(cuò)綜復(fù)雜，無(wú)從下手。

（四）高校缺乏專門管理部門對(duì)新校區(qū)基建檔案進(jìn)行有效管理。針對(duì)新校區(qū)基建檔案，很多高校都沒(méi)有設(shè)立一個(gè)專門的管理部門對(duì)其進(jìn)行有效管理。甚至有的高校是從其他部門中借用非專業(yè)人員來(lái)管理基建檔案。可見(jiàn)，對(duì)于基建檔案的收集和整理，很多高校也沒(méi)有安排專門人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)、全面的管理。再加上從其他部門借用過(guò)來(lái)的人員，其沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，且不能完全投入到檔案管理工作中來(lái)，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理水平以及質(zhì)量的下降。

二、完善高校新校區(qū)基建檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）增強(qiáng)基建檔案管理意識(shí)，在收集過(guò)程中嚴(yán)格保證檔案的完整性。高校新校區(qū)基建檔案收集管理工作的第一要求，就是保證歸檔文件的齊全完整性。首先，要增強(qiáng)高校新校區(qū)基建檔案的管理意識(shí)，并充分利用各種媒介，加強(qiáng)對(duì)檔案管理理念的宣傳，使得高校內(nèi)部各個(gè)部門都認(rèn)識(shí)到基建檔案管理的重要性；其次，加強(qiáng)各個(gè)部門的交流和溝通，尤其是在高校新校區(qū)建設(shè)過(guò)程中，一定要加強(qiáng)檔案館與基建辦之間的溝通，促進(jìn)檔案館對(duì)有關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)方面資料的收集與整理，避免各行其是。另外，落實(shí)管理職責(zé)，確保基礎(chǔ)建設(shè)資料進(jìn)檔，并對(duì)其檔案資料流向進(jìn)行管理，從而將基建檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

（二）建立健全高校新校區(qū)基建檔案管理制度。因?yàn)楦咝Ｐ滦^(qū)基建檔案的類型和數(shù)目較多，其管理上錯(cuò)綜復(fù)雜。因此對(duì)于高校新校區(qū)基建檔案來(lái)說(shuō)，必須要將檔案管理工作進(jìn)行制度化，才能夠有條理、有制度地進(jìn)行基建檔案的管理。明確基建檔案的歸檔時(shí)間、內(nèi)容、程序以及要求，并對(duì)基建檔案的流向，如檔案的借閱等進(jìn)行制度化的規(guī)范，從而依靠有效的制度來(lái)提高基建檔案管理工作的效率，使得高校新校區(qū)基建檔案得到有效的、系統(tǒng)的管理。

（三）針對(duì)基建檔案設(shè)立專門管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化。針對(duì)新校區(qū)基建檔案，為了實(shí)現(xiàn)全面而系統(tǒng)的檔案收集和管理工作，高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的管理部門并聘用專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行妥善管理。要明確檔案管理工作的職責(zé)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效激勵(lì)，提高他們對(duì)基建檔案管理工作的積極性。另外，針對(duì)檔案管理工作人員，高校要定期對(duì)其進(jìn)行考核和培訓(xùn)，不斷提升他們的專業(yè)水平和素質(zhì)。還要定期對(duì)檔案管理部門進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，及時(shí)糾正檔案管理工作中的不足，從各個(gè)方面促進(jìn)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校新校區(qū)基建檔案收集與管理工作對(duì)其高校基礎(chǔ)建設(shè)以及日后的審計(jì)工作具有十分重要的意義。由于基建檔案涉及范圍廣且管理復(fù)雜，因此其是一項(xiàng)非常艱巨的工作。所以，高校必須增強(qiáng)基建檔案管理意識(shí)，在收集過(guò)程中嚴(yán)格保證檔案的完整性，建立健全高校新校區(qū)基建檔案管理制度，并設(shè)立專門管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化。

［1］艾靜波.淺議高校新校區(qū)建設(shè)中的基建檔案管理［J］.蘭州交通大學(xué)學(xué)報(bào)，2014（04）.

［2］凌琳.高校新校區(qū)建設(shè)中的基建檔案管理實(shí)踐［J］.圖書(shū)情報(bào)工作，2014（12）.

［3］趙菊蓉.對(duì)高校新校區(qū)建設(shè)的基建檔案管理研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）.