積極構建數據化檔案管理優化民生服務

文/河北省唐山市灤河下游灌溉管理處　閆玉嬌

積極構建數據化檔案管理優化民生服務

文/河北省唐山市灤河下游灌溉管理處閆玉嬌

隨著時代的飛速發展，檔案信息變得越來越多且雜，為了推進檔案信息資源的整體建設，積極推進各類專業檔案的開發跟利用，更好地服務民生，如何實現電子建檔成了檔案數字化發展模式的研究焦點。本文對數字化檔案管理內涵及功能進行分析的基礎上，對數字化檔案管理的發展進行了探討，提出了構建數據化檔案管理的幾點對策。

數據化；檔案管理；民生服務

檔案工作是一項維護史實、傳承文明、服務社會的基礎性工作，關注、保障民生，解決民生問題需要檔案和檔案工作。隨著科學技術的發展與深化，檔案工作也隨之發生了巨大的變化，不僅數量劇增，人們對獲取信息的范圍、時效、深度和廣度也有更高的要求。這都要求檔案管理效率與質量必須提高，需提高檔案管理的現代化水平，而數據化檔案管理也就應運而生。

一、檔案數據化的內涵

檔案資源是信息資源中非常重要的一種，各個領域對檔案信息的標準與規范管理都有很高的要求，數據化檔案管理是對相關檔案信息利用計算機網絡技術進行的數據化管理，包括科技檔案、文書檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案、財務檔案與實物檔案等等。通過對檔案信息的的數字化加工處理，存儲與管理，可充分發揮檔案資料的價值，為利用者提供電子存取服務。檔案數據化能夠讓利用者在網絡上對數據進行檢索和查閱，獲得其所需的信息與服務，這種方式下，避免了傳統檔案管理、利用受時間與地域限制的問題。在數據化檔案管理下，能夠在網絡上進行檔案信息的檢索、標引和歸檔，可實現一次錄入后提供多次使用，有效地避免了檔案數據的重復錄入問題，并且，數據化檔案管理由多層授權控制，這也為檔案數據的安全性提供了保證。自“十五”以來，我國檔案管理的數據化檔案一直是檔案發展的主要形式。

二、數據化檔案管理發展的問題

（一）新型檔案人才明顯不足?，F代化的檔案管理工作涉及多個領域，同時信息、語言等變得多元化，因此，為了滿足數據化檔案管理的發展，必須要提高檔案人員的素質、技能。對當前我國檔案管理自身素質與專業能力來看，在意識與技術上都與國際標準有較大的差距，而這也是我國數據化檔案管理所面臨的一個瓶頸。因此，必須大力培養現代化檔案專業人才。

（二）對數據化檔案管理的規則缺乏了解和適應。在我國數據化檔案管理的發展中，紙質檔案、電子文件將長時間并存發展，檔案管理人員對數據化檔案管理表現出的不熟悉情況，將可能引起諸多的問題。例如電子文件磁性材料距離磁場較近，造成資料受損；軟盤需要使用防磁性裝具存放等；同時，還需要注意避免電子檔案、電子文件受到計算機病毒、黑客惡意入侵攻擊的情況，防止文件被偷竊和篡改等問題。因此，檔案管理人員既要了解數據化檔案管理的相關知識，同時要對計算機系統維護、保密等有充分的認識。

（三）檔案的社會共享度不高。我國數據化檔案管理發展的時間并不長，數據化檔案管理及其利用情況并不理想，服務手段相對落后，并且共享程度并不高，這使得檔案利用者的需求無法得到滿足。例如，土地、房產與婚姻信息等這類與職能部門關系密切的檔案，使得這部分檔案在各個部門分散開來，無法向群眾進行統一的開放，也為老百姓的檔案利用造成較大麻煩。

三、理清思路健全檔案資源體系

（一）強化檔案的現代化管理觀念。當前，必須要強化檔案管理人員“重購置設備，輕服務”的思想與做法，強化其檔案的現代化管理觀念，讓傳統的檔案管理工作逐漸轉變為現代化的信息檔案中心，形成良好的數據化檔案管理模式，使檔案信息得以充分的利用，并服務于社會的建設與發展，逐步實現檔案信息被動服務到主動服務的轉變，不斷提升檔案信息的服務功能，拓寬服務途徑，對利用者的潛在需求進行研究，為利用者提供便捷的信息服務。

（二）建立起數據化檔案管理技術標準。數據檔案利用新型載體，實現計算機的智能化管理，對檔案信息的標準性與規范性的要求也更高。檔案信息的質量與數據質量直接相關，因此設立相關格式標準是必需的，當前頒布的標準大多是針對紙質檔案管理的，隨著數據化檔案管理的發展，完善數據化檔案管理技術標準勢在必行。

（三）對數據庫加強建設。計算機系統對所加工檔案數據的正確性、科學性與規范性有著嚴格的要求，一方面要制定出檔案信息著錄的規則與細則，管理人員須熟悉相關工具；另一方面需要對檔案數據進行多次的審校。這就需要對數據庫加強建設，在對傳統紙質檔案進行建設的同時，對電子檔案強化管理，開發與應用檔案管理軟件，實現檔案的規范化、統一化的管理。另外，必須加強對檔案各個環節，包括著錄、鑒定、歸檔等環節，確保檔案的真實、有效和完整。

（四）大力實現檔案信息資源共享。數據化檔案管理中，網絡化是必然的發展趨勢，在安全、適用、科學的原則要求下，應加強互聯網檔案信息網站的建設，完善局域網，大力實現檔案信息資源共享，進而為檔案利用人員提供更加便捷的服務。與此同時，相關檔案部門與社會應加強相互之間的聯系，使檔案信息更好地服務于民生。

四、結束語

數據化檔案管理中，其中最大的特點為能夠通過網絡進行迅速地流動，避免了檔案利用的時間、地域等限制，可推動檔案管理利用的高效便捷性，實現檔案信息服務智能的轉變，更好地服務于社會與人民。

［1］黨景麗.數字化檔案管理的思考［J］.甘肅科技，2011，（11）:97-99.

［2］崔芳梅.做好新時期數字化檔案管理工作的思考［J］.山東省農業管理干部學院學報，2011，（6）:168-169.