如何規范化進行檔案管理工作

文/山東省濱州貝殼堤島與濕地國家級自然保護區管理局　賈稀超

如何規范化進行檔案管理工作

文/山東省濱州貝殼堤島與濕地國家級自然保護區管理局賈稀超

檔案管理工作是我國檔案事業中的重要內容，能夠有效發揮檔案的實際作用，促進我國的經濟發展。為了實現我國檔案管理工作的快速發展，采用規范化管理模式是我國檔案管理工作的未來發展趨勢。

檔案管理工作；規范化；新形勢

隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作逐漸趨向于現代化和信息化，這種發展形勢檔案管理工作能夠為我國人民帶來更多的方便。但在實際的檔案管理中，盡管人們制定了有關的檔案管理制度規范，但由于其受到的影響因素較多，導致我國檔案管理工作中仍然存在著一些規范化問題，影響檔案管理的工作質量。

一、提高檔案管理工作人員的意識水平

檔案資源管理本身具有一定的時效性，若在進行管理的過程中無法采用規范化的操作方法，往往會導致檔案本身的價值浪費。因此，在進行檔案管理的過程中，管理人員需要端正態度，完善工作流程和制度。具體的內容為：首先是檔案管理工作的前期，這一階段需要加強對自身資料整理的規范化，同時對資料進行全面的匯總和分類。對于檔案管理來說，不同類型的檔案需要分類進行整理，這樣有助于檔案的科學化使用。因此，檔案工作管理人員需要結合自身工作中存在的問題，制定對應的管理制度，對于工作中的不同環節，需要制定對應的規范化說明，將所有的責任落實到每一位工作人員身上。像濱州貝殼堤島與濕地國家級自然保護區管理局，其對工作人員進行強化型的學習培訓，結合三會一課制度，對工作人員進行理論知識教育等，幫助檔案管理工作人員加強規范化工作意識教育，提高工作人員的工作素質。

二、引進先進技術

隨著我國科技的快速發展，各種新型科技正在逐漸得到推廣，像計算機技術和互聯網技術等。為了促進檔案管理工作的規范化發展，有關部門需要盡快引進新型科學技術，通過科技改善自身工作中存在的問題，提高自身的工作效率。此外，通過新技術的引進和使用，還能夠對檔案管理工作模式進行改善，比較常見的有條碼技術的應用，通過該技術的引進，能夠對所有的檔案資料進行條碼粘貼，然后通過條碼實現對檔案的高效管理。此外，還有檔案管理工作中的信息技術應用，是我國檔案管理工作發展的必然趨勢，通過科學技術的融入和使用，我國的檔案管理工作正在向著現代化方向發展，而科學技術的應用在另一方面反應的則是我國檔案管理工作的業務范圍增加，檔案管理工作的價值得到了充分的利用。

三、檔案管理人員的素質能力提升

隨著新時期的到來，所有行業的工作人員都需要不斷了解自身行業中的新型技術和發展方向，對于檔案管理工作人員來說同樣如此，檔案管理工作人員只有不斷地進行學習和成長，才能更好地適應新時代挑戰。在日常的工作中，檔案管理工作人員需要不斷借鑒和學習國外檔案管理工作的形式和先進模式，提高自身的工作能力，然后結合我國檔案管理工作的實際情況，制定適合我國檔案管理的制度，最后通過制度規范檔案管理人員的工作。伴隨著我國檔案管理的業務范圍增加，很多的新技術得不到有效的應用，這使得我國的檔案管理工作人員很難對新型的業務完全適應，影響檔案管理工作的發展。為此，檔案管理工作人員需要不斷了解當前檔案管理工作的新技術和新方法，然后通過不斷的學習提高自身的操作能力。對于新檔案管理人員的招聘來說，其需要對其專業素質進行嚴格的考核，并對其未來的工作能力進行全面的審核，只有能夠適應新時代檔案管理工作的人才才能進行招聘，提高檔案管理工作的整體素質。而對于檔案管理工作人員自身來說，其也需要具備一定的危機意識，明白自身需要不斷規范工作內容和操作流程等，促進自身的進步和發展。另外，我國的高校檔案管理專業在進行課程教學的過程中，還需要對規范化管理工作內容進行講解，幫助學生了解規范化管理工作的相關理論以及實踐操作方法等，提供我國檔案管理工作的整體人員素質。

四、檔案管理模式的創新

隨著科技的不斷發展，創新逐漸成為社會發展的主要動力，對于檔案管理工作來說，其也需要不斷創新自身管理模式，提高檔案管理工作效率，同時，還需要對當前的檔案使用模式進行創新，提高檔案的使用價值，促進檔案的價值提升。新技術的融入，使得檔案管理手段不斷增多，同時也為檔案管理工作帶來了較大的挑戰，信息量的增加使得傳統的檔案管理工作內容更多，為此，如何開展規范化的整理和收集模式是當前檔案管理工作發展的重點項目，通過信息化技術的應用，結合信息權限的設定，使檔案管理工作的信息收集和使用更加便捷，增強檔案的使用效率。

五、總結

綜上所述，隨著新技術和新形態的不斷發展，檔案管理工作也需要不斷改善，同時，還需要不斷完善檔案管理工作的規范化，實現檔案管理的時效性。

［1］張園園.試論檔案管理工作的規范化和標準化［J］.改革與開放，2009（07）:119.

［2］楊巍巍.試論如何促進新形勢下檔案管理工作的規范化［J］.中國校外教育，2015（21）:33.