高校干部人事檔案管理存在的問題及對策

文/莆田學院 陳桂香

高校干部人事檔案管理存在的問題及對策

文/莆田學院 陳桂香

當前高校人事檔案的地位越來越重要，針對目前高校人事檔案管理的現狀，指出存在的一些管理問題，并討論如何有效解決的對策。

人事檔案；管理；問題；對策

高校人事檔案是指高校在人事檔案活動中形成的，記述和反映教職工個經歷、德、能、勤、績、工作表現，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種材料形成的歷史記錄。

高校人事檔案在選拔干部、教學科研和評定職稱方面有重要的參考價值。開發利用檔案信息資源可以促進學校管理水平的提高、正確使用干部、促進高校各項工作都有重大作用。隨著教育改革的深入發展，高校人事檔案管理工作中存在的一些問題進行探討并提出解決措施，在當前的檔案管理工作實踐中具有重大的意義。

一、目前高校干部人事檔案管理的現狀

（一）領導和教職工普遍存在檔案意識淡薄現象。受傳統觀念的影響，很多高校領導對人事檔案工作重視程度不夠，在工作計劃和工作總結中很少提起檔案工作，只注重教師等專業技術人員的繼續教育培訓而忽視了檔案管理人員的學習與培訓。檔案室一開始人員的定位和起點就比其他部門低，高素質的人安排在重要崗位上，素質一般的人安排在檔案室。學校部門整體檔案管理意識不強，在人、財、物的投入上也明顯不足。一些教職工忙于教學、科研等工作，在本部門形成的檔案材料不能及時上交檔案管理部門，造成了檔案收集的不齊全和完整。全體教職員工應提高檔案意識，提高宣傳力度，檔案對公和對私都起著非常重要的作用。

（二）收集、鑒別、歸檔等工作流程中干部人事檔案存在的不足。筆者在高校干部檔案部專項審查工作中發現，干部人事檔案材料收集工作力度不夠，普遍存在著一些問題比如：歸檔材料不全和不及時，鑒別工作不夠仔細深入、收集渠道不暢通等，未能為選拔和任用干部人才時提供優質高效的服務。人事檔案收集范圍廣，材料形成部門多，檔案形成部門不明確材料的歸檔范圍，該歸檔的材料沒有及時移交檔案部門。檔案人員經常更換和調整崗位，這樣會對檔案工作連續性造成影響，不利于掌握檔案工作的具體情況。

（三）檔案利用率極低和管理手段落后。目前很多高校檔案利用率低，主要表現為人事檔案管理手段還很傳統，處于被動服務的封閉半封閉狀態，主要進行紙面管理，還有很多是手工操作現象，檔案利用率低，計算機和網絡技術僅應用于存檔。這些表現有：一是管理方法落后，當前很多單位在人事檔案管理當中仍然運用傳統管理方法進行手工整理，沒有應用當前較為先進的技術手段和設備，工作效率依然低下，計算機的應用主要用于編制姓名索引，個人檔案目錄的錄入和輸出等方面，與信息化管理還有一定的差距，計算機設備用來編制一些個人檔案目錄、姓名索引等，與信息化和數字化管理的要求有很大差距，影響了檔案的利用。較為先進的設備和辦法主要用于建立目錄和索引方面，管理的手段和方法相對落后。在干部人事檔案工作的管理模式、技術方法和專業隊伍建設方面都提出了更高的要求和挑戰。人事檔案信息缺乏開發利用的信息和意識，在人力、物力和財力的存在本位思想，投入與產出方面不成比例。

（四）高校干部人事檔案管理員的綜合能力有待提高。很多檔案從業人員大都是非專業出身，沒有經過專業的檔案管理知識的培訓和崗前培訓，業務水平大多數不高，并且有些人是兼職人員，沒有辦法投入足夠的時間和精力，由于人事檔案管理工作量大，人員流動性強，管理水平差，管理手段落后，沒有足夠的精力去進行人事檔案的管理，造成檔案資料的殘缺、損毀等現象，這也對干部人事檔案管理工作的質量產生影響。

二、改善高校干部人事檔案管理問題的對策

（一）全面普及領導和教職工的檔案意識，加大宣傳力度。首先，主管部門要加強對干部人事檔案工作的管理與建設，加強與兄弟院校間的管理工作的經驗交流。人事檔案管理部門要積極爭取校領導的支持，建立專用檔案庫房，購買各項管理設備比如鐵質檔案柜和專用檔案密集架，加強配套空調、去濕、防火、防潮的設備；解決工作中遇到的困難和問題，加大資金投入，督促檔案工作的檢查和指導。其次，加強學校全體教職工對于檔案管理工作的支持力度，高校有關部門應結合工作實際，開展各種渠道的檔案宣傳活動比如會議、校園網絡、校報廣播等形式的宣傳，充分認識檔案的重要作用和提高檔案意識，經常向上級領導匯報工作，增加領導對檔案管理工作的支持。

（二）健全人事檔案管理規章制度，促進工作規范化運作。高校干部人事檔案應嚴格規定收集、接收、審查、整理、傳遞、保管、借閱等工作環節，配備足夠的人力和物力，建立健全制度，確保檔案工作規范開展。把這項基礎性、專業性、政策性、保密性強的工作落實好，規范開展形成制度，保證各個環節規范有序。學校領導部門也要加大資金支持，配齊檔案工作的硬件和相應的軟件。要立足“以人為本”的管理和服務理念，健全科學規范的規章制度，拓寬人事檔案信息的來源渠道和收集手段，推動人事檔案管理工作更加制度化和規范化，用新成果和新手段實現人事檔案信息化管理，提高工作效率和服務水平，用堅強的制度保障來實現規范管理，以適應新形勢的發展需要，進一步加強檔案工作的制度建設，積極推動社會民主與法制化進程。

（三）加大干部人事檔案工作信息化建設的力度。在當前形勢下，一方面要充分利用現代信息技術，加強檔案干部隊伍業務新知識的學習與培訓，實現干部人事檔案管理的規范化、現代化的工作流程。利用信息系統軟件程序，建立起內容翔實的干部檔案信息庫。拓寬檔案新視野、開辟資源建設的新渠道、樹立檔案利用服務的新觀念、準確的查閱各種所需信息，提升檔案服務社會化水平，探索新形勢發展的現代化管理之路。公布一些檔案目錄、干部年度考核結果等部分內容，共享各種人力資源信息，提高工作效率和質量，從而實現人事檔案從靜態管理向動態管理轉變。

（四）提高檔案人員的綜合素質，加大培訓力度。為確保檔案管理工作的規范化，須重視檔案管理隊伍的建設。高校應加大檔案人員專業培訓力度，抓住各種學習培訓時機，充分掌握新的知識和管理技術方法，盡快適應新時期檔案管理工作發展需要。提高檔案管理人員的政治素質和業務素質，熟悉干部人事檔案的歸檔和整理要求，強化檔案的意識，加強現代信息技術和數據庫系統知識培訓，為檔案管理手段的技術升級做好充分的知識準備。配備具有一定政治素養、科學文化知識和檔案學理論知識的專（兼）職工作人員，具備檔案專業基礎知識和寬廣的知識面，富有責任心和耐心，具備現代管理能力和計算機能力。樹立終身學習理念，通過自學和參加各種檔案管理人員的培訓及網上學習等形式來提高自己的業務素養及綜合能力，增強服務意識和法律意識，認真研究新型管理模式，培養出既懂專業又懂現代信息技術的復合型檔案人才，以適應人事檔案的現代化工作發展要求。

總之，高校人事檔案的管理工作只有與社會的發展相適應，才能更好地發揮出檔案信息的功能優勢，必須緊跟時代的潮流，積極改變現狀，提高工作水平和管理手段，與高等院校的改革發展相適應。今后，要對新形勢下高校人事檔案管理工作中出現的問題高度重視起來，運用現代化、科學化、信息化的手段和技術不斷提升其管理水平，逐步解決這些問題，為學校的人力資源開發以及利用發揮更為積極的作用。

［1］王秀文.加強高校干部人事檔案管理的思考［J］.黑龍江史志，2016（11）:56-57.

［2］朱守立.狀及思考［J］.興義民族師范學院學報，2013（10）:105-106.

［3］農桂山.高校干部人事檔案管理工作的問題與對策［J］.高教論壇，2014（11）:82-83.

［4］張宏偉.加強干部人事檔案管理工作的幾點思考［J］.蘭臺世界，2013:72.