試論電子文件在檔案管理應(yīng)用中的必要性

文/山西省陽泉市郊區(qū)食品藥品稽查隊(duì)　任愛鳳

試論電子文件在檔案管理應(yīng)用中的必要性

文/山西省陽泉市郊區(qū)食品藥品稽查隊(duì)任愛鳳

隨著電腦、電子技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)出了存放數(shù)量冗多，保管條件差，查找利用率低，受時(shí)間和地域的限制等許多弊端，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前信息年代的需求。而電子文件與紙質(zhì)文件相比，省錢、省力、省時(shí)、高效，利于保存，制取設(shè)備簡(jiǎn)單，易于推廣普及，為社會(huì)提供了更快捷、更高效、更方便的檔案信息服務(wù)。但針對(duì)電子文件取得難、收集難、管理難的問題，就要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度；加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)技能的培養(yǎng)和檔案管理人員的道德素質(zhì)建設(shè)；要加強(qiáng)電子文件的保存和保護(hù)，防止數(shù)據(jù)的丟失和破壞，確保安全。所以，電子文件在檔案管理中的應(yīng)用已成為一種必然趨勢(shì)，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。加快電子文件在檔案管理中的應(yīng)用，需要領(lǐng)導(dǎo)重視、轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)，加大投入，培養(yǎng)人才等，扎扎實(shí)實(shí)抓好電子檔案管理的基礎(chǔ)性工作，使“死檔案”變成“活資料”，為社會(huì)提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

電子文件；檔案管理；應(yīng)用；迫在眉睫

檔案是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。近年來，隨著電腦、電子技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作方式呈現(xiàn)出了諸多弊端，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今信息年代的需求。因此，實(shí)現(xiàn)電子文件在檔案管理中的應(yīng)用勢(shì)在必行。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問題

檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致而復(fù)雜的長(zhǎng)期性的工作，要做好、做優(yōu)檔案管理工作就必須認(rèn)清當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀。

（一）檔案管理手段落后。現(xiàn)在大部分單位還靠人工管理紙質(zhì)檔案，無論是在收集整理，還是在存檔查閱，工作量都很大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

（二）檔案儲(chǔ)備設(shè)施落后。從保存檔案角度來講，紙質(zhì)檔案資料一旦保存不好，就會(huì)受到損壞，甚至丟失，檔案資料零亂、分散勢(shì)必也會(huì)給工作管理造成混亂，為今后的工作帶來了不必要的麻煩。

（三）檔案工作重藏輕用。檔案工作的最終目的是為了向社會(huì)提供服務(wù)和利用。但有些單位在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料來提高工作效率，造成大量信息資源的閑置與浪費(fèi)。有的在紙質(zhì)檔案利用中還要受時(shí)間和距離的限制。

二、電子文件在檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)

（一）電子文件定義及其特點(diǎn)。所謂電子文件，是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、電子存儲(chǔ)設(shè)備、磁盤和光盤等化學(xué)、磁性材料為載體的文字材料、圖片等。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

2.電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

3.電子文件的利用是可共享的，不受時(shí)間和距離的影響；

4.電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

（二）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有以下優(yōu)點(diǎn)。

1.省錢。采用電子文件管理檔案，只在初期取得文件夾時(shí)要投入一定的資金，文件取得后，只需花少量費(fèi)用復(fù)制即可，而采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件對(duì)檔案進(jìn)行手工編研，需要很多的經(jīng)費(fèi)，由此給國(guó)家和檔案部門造成財(cái)力負(fù)擔(dān)。

2.省力。采用電子文件管理檔案，可充分利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的潛能，使文件的查詢、修改、保存、傳輸?shù)裙ぷ鞲淄瓿桑纱罅抗?jié)省人力、物力。

3.省時(shí)。采用電子文件管理檔案，可以縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，從而提高檔案信息的時(shí)效性。

4.高效。采用電子文件管理檔案，信息成果可多份拷貝，從而擴(kuò)大了檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，拓寬了服務(wù)范圍，取得良好的社會(huì)效益。

（三）與傳統(tǒng)檔案縮微技術(shù)相比，電子文件具有如下優(yōu)點(diǎn)。

1.電子文件制取設(shè)備簡(jiǎn)單，易于推廣普及，一般的單位或檔案管理部門利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備再附加一些設(shè)施，操作人員稍加培訓(xùn)，按照提示進(jìn)行操作即可取得。

2.電子文件易于保存，電子文件可保存在光盤上，光盤存儲(chǔ)密度高，一張普通的光盤能存儲(chǔ)的內(nèi)容相當(dāng)于上面的A4文件或16毫米縮微膠卷的存儲(chǔ)量。

三、電子文件在檔案管理應(yīng)用中的必要性

（一）電子文件的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案管理的轉(zhuǎn)型提出了新的要求。當(dāng)前，各項(xiàng)檔案管理工作中，電子文件以其自身的優(yōu)勢(shì)，取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，不僅提高了檔案管理的效率，也為信息的使用者提供了較為先進(jìn)的信息查詢方式，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。

（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的分類方法已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的需要。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理分類，往往都是套用簡(jiǎn)單的分類模式，無法做到具體問題具體分析。因此，在新時(shí)期為了適應(yīng)信息化管理的需要，必須要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案分類方法進(jìn)行改進(jìn)，通過不同的信息標(biāo)簽，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)分類。為了更加適應(yīng)實(shí)際需要，不同的檔案管理部門在檔案信息的分類方式上會(huì)不盡相同，但檔案分類將更貼近信息使用者的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理實(shí)際狀況，分類也將更合理、更科學(xué)、更規(guī)范。

（三）檔案工作的重心從收集保管向開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。檔案工作的最終目的是為了開發(fā)利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息工作注重收藏保管，輕視開發(fā)利用。電子文件檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程利用，為需要者提供更方便、更快捷的檔案信息服務(wù)。

四、電子文件在檔案管理應(yīng)用中的難點(diǎn)及對(duì)策

當(dāng)前，電子文件在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)。如何能通過有效的策略實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案向電子檔案的有效轉(zhuǎn)型，是當(dāng)前我們面臨的一個(gè)重要問題，筆者認(rèn)為，可以從以下3個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)。

（一）建立健全規(guī)章制度。針對(duì)電子文件取得難、收集難、管理難的問題，就要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，促使檔案的相關(guān)部門把收集、保管和利用好電子文件當(dāng)成一項(xiàng)重要任務(wù)來完成，以保證電子檔案內(nèi)容的齊全和完整。

（二）加強(qiáng)對(duì)管理人員隊(duì)伍素質(zhì)的建設(shè)。現(xiàn)代檔案管理的工作人員要求要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。為此，一方面是對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)技能的培養(yǎng)，使他們熟練掌握電子檔案的收集、分類、歸檔等相關(guān)技能；另一方面則要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的道德素質(zhì)建設(shè)，不斷完善崗位責(zé)任制度，使檔案工作人員形成較強(qiáng)的責(zé)任感。

（三）切實(shí)解決好電子文件的安全問題。檔案的安全性一直以來都是檔案管理工作的重點(diǎn)，由于電子文件信息具有一定的特殊性，容易受到人為的破壞或者篡改，因此，要加強(qiáng)電子文件的保存和保護(hù)，防止數(shù)據(jù)的丟失和破壞，確保安全。

綜上所述，電子文件在檔案管理中的應(yīng)用已成為一種必然趨勢(shì)，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。加快電子文件在檔案管理中的應(yīng)用，需要領(lǐng)導(dǎo)重視、轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)，加大投入，培養(yǎng)人才等，扎扎實(shí)實(shí)抓好電子檔案管理的基礎(chǔ)性工作，使“死檔案”變成“活資料”，為社會(huì)提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。