淺談醫院辦公室檔案管理工作的優化建設

文/靖江市第二人民醫院　王多多

淺談醫院辦公室檔案管理工作的優化建設

文/靖江市第二人民醫院王多多

醫院辦公室的檔案管理范圍很廣，實物檔案、聲相檔案、人事檔案、科技檔案、病歷檔案以及文書檔案都是醫院辦公室檔案所包含的內容，記錄了醫院的發展歷程。隨著信息時代的來臨，對醫院辦公室檔案管理的要求越來越高，信息化是辦公室檔案管理工作的主要優化內容。信息化建設的實現對醫院辦公室檔案管理來說有利有弊，其利在于管理檔案更加便利，其弊在于在檔案管理實施的過程中還存在著許多的問題，因此優化建設辦公室的檔案管理非常重要。本文圍繞著醫院辦公室檔案管理工作的優化建設展開討論，首先介紹了醫院辦公室檔案管理存在的問題，隨后提出了醫院辦公室檔案管理工作的優化建設措施。

醫院；辦公室檔案管理；優化建設

在對醫院辦公室檔案進行管理的過程中，實現信息化管理非常重要，但在管理過程中還存在著許多的問題。問題包括信息不夠安全、存在一定的變化性，過于依賴設備，電子文件載體與信息分離等等。對醫院辦公室檔案的管理進行優化可以提高醫院的經濟效益和社會效益、促進資源利用率的提升、促使檔案信息資源的作用充分發揮。因此，建設優化醫院辦公室檔案管理工作非常重要。

一、醫院辦公室檔案管理存在的問題

（一）缺乏安全意識。檔案的安全問題涉及很多方面，而檔案管理人員往往缺乏一定的安全意識，這就會導致檔案因為各種因素造成損壞。例如在陰雨天氣檔案管理人員沒有做好檔案防潮，尤其是在梅雨天氣，梅雨天氣陰雨綿綿，會持續很長一段時間，在這一段時間如果不注意做好防潮工作，就會導致檔案出現損壞。在晚上檔案管理人員如果缺乏安全意識，沒有做好防盜工作，就容易造成檔案丟失等情況的出現。在天氣干燥的時候如果檔案管理人員沒有進行防火工作，檔案就可能因為天氣太過干燥導致檔案毀壞。同時，在對電子檔案進行管理的過程中，如果檔案管理人員沒有做好安全防范的工作，就容易使網絡運行處于不安全的環境，設備系統出現問題，還有可能出現木馬病毒感染或者黑客入侵的情況，造成檔案資料被盜竊或毀壞，如果檔案管理人員缺乏安全意識，沒有提前對資料進行備份，就會導致資料毀壞后無法復原。在對檔案進行節約或調取的過程中，如果檔案管理人員沒有將其放置回原處，就容易造成檔案丟失。

（二）落后于時代的發展。時代在發展，但醫院的檔案管理往往還在使用傳統的管理方式，已經遠遠落后于時代的發展，無法滿足時代的需要。傳統的檔案管理模式管理起來既耗時又耗力，造成管理人員工作效率低，不利于檔案管理工作的開展。醫院的檔案管理人員也存在著許多的問題，缺乏一定的科學知識、學歷低、與時代脫節、專業性不足等問題的存在導致檔案資料一直沒有得到很好的整理歸類，被長期積壓。同時，傳統的管理模式也給管理工作的開展造成了困難，其困難體現在檔案的利用、查找、保存上，在這種情況下，檔案價值和作用無法真正得到發揮，因此，有效地實現醫院檔案管理系統化需要先進的管理模式來進行。

二、醫院辦公室檔案管理工作的優化建設措施

（一）做好提高員工意識的管理工作。要使得管理人員的能力得到提升，提高管理人員的意識是能力提升的前提，管理人員只有先具備了正確的管理意識，才能提升能力。其能力主要涉及儲備檔案的信息資源，對檔案信息資源進行把關，確保其質量符合要求，最終使得檔案信息資源的價值得以提升。醫院首先要進行檔案管理方面的思想教育，使得管理人員對檔案資料的重要性有一個明確的認識，只有明白了這份工作的重要性，管理人員才會明白自身擔負的責任，在管理檔案時做到認真仔細。對于檔案管理人員，需要讓其明白收集整理檔案資料時各個方面需要注意的問題，在進行檔案資料保存時綜合考慮到天氣等外在因素的影響，在保存資料時做好防潮、防火、防盜等方面的工作，使得檔案資料一直處于安全的狀態，在保存過程中不會出現差錯，損壞其可用性和完整性。

做好源頭管理工作是實現檔案管理工作建設的前提，為使檔案管理工作得以完善，需要加強管理的源頭工作，設立獎懲制度，通過獎懲的方式讓管理人員意識到檔案資料的重要性，在管理保存時做到細致認真，盡量避免出現差錯，使得檔案管理工作能夠順利進行，從而做好信息資源管理工作，在為用戶提供信息資源時做到準確及時。在對醫院辦公室檔案的源頭進行管理時，不能因為檔案管理部門是其負責部門，就將管理工作全部交給檔案管理部門，而是需要讓各個科室的員工都對檔案資料的管理有一個正確的認識，明白其重要性，齊心協力，相互協調，共同進行管理工作。為了使各個科室工作人員的責任心和積極性得到提高，需要采取一定的措施，在年終考評中加入檔案管理工作，對于管理工作突出的科室和部門，可以對其進行物質或精神獎勵，從而提高其管理意識和責任心，在進行管理工作時做到積極主動。

（二）使用先進的管理方式突破管理重點。傳統的檔案管理已經不再適應當代醫院的發展需要，因此，需要對這種傳統的管理方式進行改進。首先需要對用戶的實際情況進行調查、整理，找出其中的重點信息，將其重點信息作為管理的突破口。在檔案管理中，為促使其信息化建設的速度加快，就需要加強醫院的信息化建設。將立卷的改革、網絡的建設、流程的簡化、專題的分類作為管理的突破點，對這些重點內容進行突破，從而在實現經濟效益的同時，實現社會效益。在系統中錄入醫院的檔案時，需要細致到工作的各個環節，將這些環節的檔案歸入到一個系統中，促使管理工作井井有條。為了促使檔案在保存過程中不損壞檔案的完整性，使其價值得以延續，需要規范電子文件的管理流程以及歸檔流程，從而促進醫院辦公室檔案管理的系統化、信息化和數字化。

（三）循序漸進，由點到面。要通過全局的眼光看待醫院辦公室檔案管理工作。在醫院檔案的管理中，開發、利用信息資源時，需要對其體系結構進行觀察，觀察其科學性和完整性，進行觀察的原因在于其科學性和完整性與醫院的社會效益和經濟效益息息相關。在醫院檔案的管理中，其管理工作的逐步遞進以及由點到面關系著其工作的可持續發展。對于檔案管理工作，需要對其檔案資源進行建設，實現信息化管理，在推進信息化的過程中總結經驗，對其管理方式進行創新，循序漸進，從而促進醫院檔案管理工作，實現可持續發展。

三、結語

為實現醫院辦公室檔案管理的優化建設，需要采取一定措施，措施主要圍繞兩個方面展開，意識和行為。通過這兩個方面建設優化醫院檔案管理，在管理過程中緊跟時代的腳步，通過互聯網技術的運用實現信息化管理，改變傳統的檔案管理模式和方法。本文圍繞著醫院辦公室檔案管理工作的優化建設展開討論，首先介紹了醫院辦公室檔案管理存在的問題，隨后針對其存在的問題提出了醫院辦公室檔案管理工作的具體優化建設措施。通過措施的實行，對檔案進行科學的利用和管理，促進社會效益和經濟利益的共同發展。

［1］嚴莊婷，周翠蘭.醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索［J］.辦公室業務，2016（01）:94；96.

［2］陳雪潔.淺議醫院辦公室在歸檔文件管理中的組織作用［J］.中醫藥管理雜志，2013（08）:875-876.

［3］黃睿一.醫院辦公室檔案管理的特點及其應用研究［J］.辦公室業務，2013（21）:161-162.

［4］韓宇，張悅.優化交通部門辦公室檔案管理工作的方法分析［J］.黑龍江史志，2014（24）:74.

［5］梁珍，丁寧寧.淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率［J］.辦公室業務，2014（23）:205-206.

［6］尹蕾.醫院檔案管理人員素質建設的途徑和策略探究［J］.中國衛生產業，2015（07）:135-136.