“互聯網+”環境下高等院校檔案管理有效模式探討

文/懷化學院音樂舞蹈學院　鄭彩云；懷化學院機械與光電物理學院　向少華

“互聯網+”環境下高等院校檔案管理有效模式探討

文/懷化學院音樂舞蹈學院鄭彩云；懷化學院機械與光電物理學院向少華

隨著科學技術水平的提高，先進技術大量涌現，并廣泛應用在各個行業中，大大促進了行業的進步和社會的發展，人們逐漸進入到“互聯網+”時代。在當前“互聯網+”時代背景下，越來越多先進技術應用在人們日常生活、工作和學習中，潛移默化中改變著人們的思想意識和行為習慣。高校作為專業人才培養基地，在此背景下做好檔案管理模式的創新是十分有必要的，由于高等院校檔案管理自身工作特性，相關部門應該進一步推動檔案無紙化管理，構建更為統一的數據平臺，完善管理責任制，從而實現高等院校檔案管理信息化發展。本文主要就“互聯網+”時代背景下高等院校檔案管理有效模式展開分析，結合實際情況，尋求合理改善措施。

“互聯網+”時代；高等院校；檔案管理；有效模式

在當前“互聯網+”時代背景下，人們的思想意識和行為習慣悄然發生變化，對于社會各個行業發展同樣起到了十分的影響。高等院校作為專業人才培養基地，為了能夠更好地服務于教學管理事物開展，做好高校檔案信息化管理工作，尋求有效管理模式是十分有必要的。在這個過程中，其中包含了大量具有參考價值的信息，對于高校檔案管理工作有序開展具有十分重要的影響。經過不斷地完善和發展，我國高等院校檔案信息化管理建設取得了十分可觀的成效，無論是硬件還是軟件方面發展速度明顯提升，為高校檔案管理工作帶來了新的發展契機。由此看來，加強對“互聯網+”環境下高等院校檔案管理有效模式分析是十分有必要的，對于后續研究和工作開展具有一定參考價值。

一、高校檔案管理特點

高校作為人才培養教育基地，檔案管理工作具有十分突出的特點，其中所記錄的內容和數據更多的是服務于實踐教學活動開展，將最原始的資料和數據留存下來，所以具有十分突出的工具性、說明性以及實踐性特點。高校檔案管理工作專業性特點，高校檔案是在高校教學和管理活動中逐漸積累而成，根據不同的分工可以細化為不同的專業內容。這些檔案以文字、圖像、聲音以及視頻等形式留存下來，記錄了高校的教學活動、教學管理以及科研活動內容。而在“互聯網+”時代環境下，高等院校檔案管理工作呈現出一種虛擬性、集成性以及網絡化的特點。其一，虛擬性。主要是由于信息檔案自身的數字化管理特點導致檔案管理工作呈現出虛擬性特點，這種虛擬性特點更多地體現在數據信息的采集和加工中。其二，集成性。高校檔案集成管理，從不同角度去分析教學管理活動，能夠更加綜合化的運用多種手段方法，將檔案組織中人力資源和物力資源有機整合在一起，將檔案管理組織外的集成要素整合，促使各個集成要素之間能夠相互補充、相互完善。借助網絡平臺實現檔案信息資源的網絡集成管理，為日常教學和管理活動提供更加優質的服務。其三。網絡化。信息網絡逐漸成為高校內部教學部門、行政管理部門以及后勤部門之間聯系的重要紐帶，進一步加強部門之間的聯系，實現了資源共享為檔案信息資源管理提供更加堅實的支撐，更好地服務于高校教學和管理活動。

二、“互聯網+”環境下高等院校檔案管理的模式

在當前網絡環境下，高校檔案信息管理網絡趨勢愈加明顯，以往針對實體檔案管理的模式已經難以更好地滿足實際工作需要，迫切的需要進一步加強高校檔案管理模式的創新和完善。故此，高校檔案管理工作創新，首先應該對管理模式進行網絡化創新，采用以下幾種管理模式。其一，集中式管理模式。這種管理模式主要是以教學檔案管理機構為主體，形成的一種檔案信息資源管理和服務模式。簡單地說，就是以機構為主體，對外提供檔案信息管理和服務，借助高校的網絡服務器，建立專門的檔案信息網站，實現檔案信息資源的高效利用。這種模式同樣存在缺陷，就是硬件配置過于集中，很容易出現重復購置現象，相應檔案信息資源管理也比較集中，在一定程度上為網絡信息帶來安全隱患。此外，數字檔案信息更新較慢，很容易造成檔案信息的流失。其二，分布式管理模式，通過校內互聯網將檔案信息及時收集，分散提供服務的一種形式。這種管理模式檔案信息更新速度較快，更便于使用。缺陷是軟硬件系統購置資金投入大，管理難度較大，同樣會為檔案信息管理工作帶來安全隱患。其三，集成式管理模式。這種管理模式是當前高校檔案管理的重要模式，高校檔案管理工作要求多措并舉，也就是綜合運用各種資源，實現資源要素的整合，尤其是在當前網絡環境下，針對檔案信息資源的管理，應充分結合高校內眾多管理信息系統，諸如辦公自動化系統、教務管理信息系統等，從而確保高校教學活動能夠切實開展。近些年來，高校內部紛紛成立局域網，高校內部的教學、科研以及管理工作逐漸整合，構建了統一的信息交換平臺。局域網以其數據傳輸速度快、安全性的特點，能夠更有效地滿足高校行政管理和教研工作需要，通過校內網絡系統的構建，可以將大量具有保存價值的資料留存下來，采用邏輯歸檔的方式，定期對檔案信息資源上傳到Web服務器、檔案數據服務器等，對檔案信息資源進行集中管理和保存，為后續教研活動以及行政管理工作開展提供服務。

三、“互聯網+”環境下高校檔案管理策略

（一）大力推動高校檔案管理標準化建設。高校檔案管理標準化是現代化檔案管理的必然選擇，同時也是檔案網絡化管理的首要前提?！盎ヂ摼W+”環境下，高校傳統的檔案管理工作已經很難適應新時期網絡化檔案管理工作需求，所以迫切的需要尋求更加合理有效的管理模式。但是由于我國檔案管理工作缺少統一的執行標準，導致檔案收集和分類管理工作混亂，檔案信息資源管理標準化建設起步較晚，管理水平偏低。在以往紙質檔案管理基礎上，進一步結合相關標準要求，在網絡化環境中實施標準化，以此作為高校檔案管理工作的重點內容。在對電子文檔管理中，由于文檔對設備和環境依賴性較強，所以管理標準也存在一定差異，致使高校很多電子文檔被排除在管理系統入口外，制約檔案管理工作開展。

（二）樹立人才興檔理念。高校檔案管理工作開展中，最為關鍵的就是檔案管理人員。故此，高校應該注重檔案信息化管理隊伍建設，培養一批更高素質、高水平的現代化檔案管理人員，促使檔案管理工作能夠有序開展。在“互聯網+”環境下，高校應該抓住人才重點，提升檔案管理人員的思想素質和專業能力；促使檔案管理人員能夠熟練掌握操作技能，豐富和積累相關信息知識儲備，提供更加優質的數字檔案網絡化服務；了解高校內部各個部門之間檔案信息資源的流轉和存儲情況，有針對性地為教學、科研以及行政管理工作提供服務。

（三）加強高校數字檔案信息數據庫。數字檔案建設是高校檔案信息資源開發和利用的關鍵所在，在數字檔案建設中，將傳統紙質檔案載體轉化為數字化檔案，諸如對傳統檔案信息掃描技術、數字處理技術以及識別技術被廣泛應用，能夠有效提升檔案數字化建設效率，為后續構建數字化檔案信息數據庫提供優質服務，打下堅實的基礎。

四、結論

綜上所述，高校檔案管理工作開展中，應該結合高校實際情況建立起特色的檔案信息數據庫，創新和完善高校的檔案信息化管理理念，選擇合理的管理技術，從而為高校教學、科研以及行政管理工作提供更加優質的服務。

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湖南省教育廳教改項目（湘教通［2012］401號）和懷化學院教改課題，批準號：201202。）