淺談高校如何加強聲像檔案資料的收集與管理

文/南方科技大學　杜娟

淺談高校如何加強聲像檔案資料的收集與管理

文/南方科技大學杜娟

高校檔案的收集工作是我國現代檔案管理工作中的重點，收集資料的齊全完整性、規范等等都影響到往后的利用和借鑒。目前我國高校的檔案收集工作還存在一些問題需要采取措施進行解決。本文根據多年的工作實踐，對高校檔案收集工作論述新的觀點，供同行借鑒參考。

高校檔案；檔案收集；創新

檔案記錄著學校成立以來的發展歷史，是高校發展史中的原生信息。檔案收集工作作為高校的一種基礎性信息資源，收集的檔案是否齊全、完整，關系到檔案往后的借鑒及利用價值。在實際工作中，收集工作不盡人意，由于各種原因，很多人員都自己借了檔案出去沒見移交，或原本需要移交的為了圖自己方便利用而沒有移交，導致檔案資料的不齊全以及往后的檔案查詢與利用的難度愈加增大。因此，高校的檔案收集工作面臨著很大的挑戰，需要我們去創新，把檔案收集工作搞活。

一、宣傳工作是檔案收集工作的基礎

檔案宣傳工作是提高高校教職工檔案意識的有效途徑，是增強學校檔案意識和檔案法制觀念的有效手段，只有大家的檔案意識增強了，才能理解和支持檔案工作，才能自覺自愿、主動地進行歸檔移交工作。

（一）對學校各級領導的宣傳。檔案宣傳是架起檔案與學校各級領導和教職員工的橋梁，能夠幫助他們認識檔案的珍貴價值，獲得他們對檔案收集工作的認可。特別要向各級領導、基層領導進行檔案宣傳工作，提高他們的檔案意識，引起他們對檔案工作的重視，得到他們的支持。從他們身邊的文獻和具體工作中的資料匯集這些微小的事情開始，對他們身邊的工作人員反復宣傳檔案的意義和檔案歸檔要求，由表及里，潛移默化。每次開展檔案活動，都要主動熱情地邀請學校各級領導參加，并發放活動宣傳手冊，使其在工作中逐漸形成良好的檔案信息意識，由點帶面，影響到部門兼職檔案人員，檔案收集工作中遇到的很多問題就會迎刃而解。

（二）“檔案法”在校園內的宣傳。在高校中，由于不少教職工對檔案的價值和作用缺乏了解，歸檔的意識淡薄，對自己工作中形成的很多檔案資料不知道整理歸檔，或明知要歸檔，但為了自己的利用方便而不向檔案室移交，以至造成檔案的積壓、散失，嚴重影響到檔案的收集和利用。

加強檔案法制建設，在檔案兼職人員及教職工中深入宣傳“檔案法”及“檔案法實施方法”，進行法律知識和檔案知識的業務培訓。以法治檔，樹立檔案的法制權威性。使其高校職工和教師認識到，在其從事教學、科研、黨政管理等活動中形成的多種載體形式的有價值材料，雖然是自己（或共同）的勞動成果，但是，因為是在公務活動中形成的，所以，應該屬歸檔范圍的材料，每個人必須按照規定完整無缺地向檔案室移交，任何單位與個人無權占為己有，否則就是違法行為。

（三）對檔案部門工作的宣傳。利用各種機會，積極開展各種形式的宣傳活動，經常地、不失時機地介紹檔案室新動態，保管條件，管理制度、檔案檢索工具、利用方法，保密制度等內容，以消除教職工的種思想顧慮，提高移交檔案材料的自覺性。

通過多種渠道和方法進行宣傳，如舉辦圖片展覽，發放宣傳手冊，辦檔案室室訊、檔案網站適時發布檔案工作的各項動態和有關學校的檔案信息等等，向全校師生員工（包括兼職人員）宣傳《檔案法》和《普通高等學校檔案管理方法》等各項規定，宣傳上級有關檔案工作的重要文件，宣傳本校檔案工作制度，對檔案的利用取得的社會效益和經濟效益；宣傳學校知名專家學者利用檔案取得的顯著成就等等，從而使全體人員及各級領導、各個部門的兼職檔案人員認識到檔案的價值，提高檔案意識，增強材料歸檔的自覺性。

在以上宣傳方面的同時，積極創新檔案宣傳工作，探索新的宣傳手段，適應信息網絡化的特點，形成檔案宣傳的風格和時代特色，增強檔案宣傳的感染力和說服力，使檔案宣傳更有效地覆蓋全社會，消除檔案與教職工之間的距離感。

二、創新手段是檔案收集工作的可持續發展重點

改革創新檔案收集手段，采用多種途徑，打破傳統接收方式，拓寬收集渠道，調整接收和征集方向，使檔案收集網絡的構成更系統、科學和專業。

（一）為了適應時代發展的要求，高校檔案館（室）必須改革檔案收集工作方式和內容。在按規定接收各部門、學院應移交檔案的收集，加強對本校區域內著名人物、學者、教師等特色檔案的收集，以寄存、捐贈等多形式、多渠道將散存在教師的重要檔案收集進館，同時提高接收檔案的質量和增加科技檔案、專門檔案、聲像檔案的收集比例，實現收集檔案數量有較大增長，質量也有同步提高，結構有較大改善，使收集的檔案成為重要信息資源基地。

（二）重視“再生信息資源”的收集（即收集利用檔案著書立說等成果），是一項顯示檔案信息利用成果的工作。在新形勢下，檔案收集工作已不再是一個傳統的、簡單的、孤立的接收工作，而有了更多、更高的要求。它必須更多地融入學校融入教職工的生活，成為學校教學、科研、校園文化等各項高校建設發展中不可或缺的一環，也只有如此，檔案收集工作才能真正為整個檔案事業的發展打下堅實的基礎。誠然，“再生信息資源”的收集，不足以構成一個高等學校檔案室館藏建設網絡的全部內容，但作為階段性目標仍可以有所作為。

（三）開展“口述歷史”的收集工作，是一項極富前瞻性和緊迫性的工作。當前，許多高校已有上百年和幾十年的歷史，高校的許多離退休教職工，都是伴隨著學校的風雨同沉浮一路走過來。可以說他們是學校最好的見證，甚至是學校珍貴的“活檔案”。如果沒有很好的收集他們的信息，對于學校歷史完整的陳述，將是較大的損失和無法彌補的缺憾。

（四）定期收集，明確責任。高校在檔案收集方面與其他部門的收集工作既有不同，但又存在共性。對于一般的檔案收集工作要做到定期收集，明確職責，這樣才能保證檔案收集的連貫性以及專業性。具體做法就是在每次檔案資料使用和產生的過程中，必須實行誰使用，誰管理，定時用，定時歸的辦法，將高校檔案信息由產生和形成的部門嚴格按照規定的檔案歸檔制度實行，在具體的時間將檔案信息移交到指定地點。對于這種方法，必須注意檔案收集過程中哪些材料必須歸檔，哪些材料歸放在哪些地方。還有就是明確檔案工作中各部門聯系方式以及職責，確保每次收集的檔案能夠在規定時間送至規定的地點。最后還需要確定檔案收集的時間界限以及收集檔案資料的流程與手續。

（五）收集關鍵，有輕有重。在新時期的高校檔案收集過程中要避免沒有主次，不分輕重。這樣很容易造成檔案收集工作混亂，以及收集信息不全面或者質量比較低。為了避免這種混沌的局面，高校檔案收集過程應該抓住關鍵，順便將次要信息一網打盡。在檔案信息比較關鍵的部門需要制定專門的方案，確保收集過程不遺漏所有信息。對于教育類檔案信息需要去教務處、各院、各系、科研單位進行針對性的信息收集；而對于一些次要的信息收集工作例如院里每個月組織的院系活動、學生團體組織的民間活動等信息的收集則應該是隨時關注，但不過分處置。這樣可以做到重點收集重點信息，粗放型收集次要信息。避免檔案信息收集不分主次，還能在信息收集過程中將所有信息全面收集。

三、結束語

新時期的高校檔案收集工作對高校檔案工作提出了更高的要求。如何創新高校檔案的收集工作，是當今時代檔案管理工作的重點，也是難點。通過以上的方法進行收集，取得了良好的效果。

［1］任桂淑，李進宅.淺談如何做好高校檔案收集工作［J］.大眾文藝，2011（03）:232.