干部教育培訓班檔案管理存在的問題及對策研究

文/成都市工業投資集團有限公司　胡星；四川大學公共管理學院　胡康林

干部教育培訓班檔案管理存在的問題及對策研究

文/成都市工業投資集團有限公司胡星；四川大學公共管理學院胡康林

文章以四川某干部教育培訓基地為例，在概述干部教育培訓班檔案含義和特點的基礎上，針對該基地干部教育培訓班檔案管理存在的管理制度、管理人員、保管條件和開發利用等問題，提出健全制度、優化人員配置、科學化保管和深入開發利用等方面的對策。

干部培訓；檔案管理；問題；對策

干部教育培訓班檔案，是指圍繞整個干部教育培訓過程中，形成的學習、培訓、交流、參觀和實踐等活動相關的具有保存價值的文件、材料、照片和音頻等原始記錄。干部教育培訓班檔案在總結辦學經驗、提高干部教育培訓的質量等方面具有重要的參考作用，下面以四川某干部教育培訓基地（以下簡稱S基地）的干部教育培訓班檔案管理工作為例，對其特點、問題進行系統梳理并提出相應對策。

一、干部教育培訓班檔案特點

干部教育培訓班檔案除“歷史性、記錄性、價值性和憑證性”等基本特點，還有“檔案周期的不規律性、檔案來源的分散性、檔案載體的多樣性、檔案內容的成套性”等特點。

（一）檔案周期的不規律性。由干部教育培訓班的培訓周期所決定的，以S基地為例，每年組織和開展培訓班百余期（次），但由于每個培訓班的開班時間、培訓專題、培訓人數以及培訓經費等因素，培訓周期短則數日、長則月余，加之各培訓班對后期反饋材料內容要求存在差異。因此，檔案形成的周期有長有短，不能按年度或季度周期進行檔案統一管理。

（二）檔案來源的分散性。由干部教育培訓活動的任務分工所決定的，以S基地為例，培訓活動的正常運轉需要學員部、教學部、綜合部和發展部等多部門協同合作，以培訓班次為單位，部門間各司其職，共同服務于整個培訓活動。因此，培訓活動過程中的檔案多分散形成于各部門，各部門所形成的檔案具有相對獨立性和完成性。

（三）檔案載體的多樣性。由干部教育培訓班的活動內容所決定的，以S基地為例，干部在培訓期間所參與的活動或環節包括專題學習、參觀考察、圖書借閱、座談交流和考勤簽到等，參與不同的活動或環節會形成不同類型、不同形式的原始記錄或資料。使得干部教育培訓活動所形成的檔案載體形式多樣性，既有學員手冊、專題講義、簽到表和考勤表等紙質檔案，也有學員合影照片、紀念光盤、學員通訊錄和獎章等非紙質檔案。

（四）檔案內容的成套性。由干部教育培訓班的培訓過程所決定的，以S基地為例，每期干部教育培訓活動所包含的環節都是一個從始至終的完整流程，環節與環節之間內容相輔相成。因此，每期干部教育培訓活動所形成的檔案是一個整體，環節與環節之間的檔案內容密不可分，共同記錄著整個培訓活動的過程。

二、干部教育培訓班檔案管理存在的問題

（一）干部教育培訓班檔案管理制度不健全。通過查閱現有檔案管理法規標準可知，已有較多的從“人事部門”角度出臺的國家、省市級干部教育培訓檔案管理相關的文件，如《干部檔案工作條例》（中組部和國家檔案局發布）《干部教育培訓檔案管理制度》（河北?。┖汀栋不帐「刹繉W習培訓檔案管理辦法（試行）》等，但從“培訓部門”角度出臺的干部教育培訓班檔案管理相關的文件比較匱乏，導致干部教育培訓機構檔案管理缺少可參考的權威性檔案管理辦法，各培訓部門只能根據自身情況進行檔案管理工作，對干部教育培訓班檔案的管理主體、收集范圍、鑒定標準、分類體系、保管期限和保管要求缺乏可參考性依據。以S基地為例，年均承接全國各類干部教育培訓班逾百期（次），檔案管理工作量比較大，主要由學員培訓部負責，采用一班一歸檔的方法，尚未制定成文的檔案管理辦法作為依據，造成檔案收集范圍較大、檔案鑒定缺乏、檔案分類排序主觀和檔案保管期限區分不明顯等問題。

（二）干部教育培訓班檔案管理人才不穩定。干部教育培訓是一項長期性和持續性的工作，與之對應的檔案管理工作也是一項長期性和持續性的工作，因此配備相應的檔案管理人員十分必要，但干部教育培訓班檔案管理人才不穩定的問題普遍存在。以S基地以及筆者參觀了解到的幾家同類培訓部門檔案工作為例，均未設置專門的檔案管理崗位，多由學員辦公室或綜合辦公室職工兼管，檔案的日常整理工作多采取臨時聘用外部人員進行，但兼職人員流動性大、專業程度普遍較低，很少有檔案專業背景或工作經驗。

（三）干部教育培訓班檔案保管條件不完善。檔案保管維護檔案的完整與安全的重要環節，檔案保管工作的基本任務可概括為“不散、不亂、不丟和不壞”四不，要做到“四不”則需要相應的檔案保管條件作為保障，但目前干部教育培訓班檔案保管條件明顯存在不完善的問題。以S基地為例，保管條件不完善主要體現在：一是用于檔案保管的庫房缺乏標準化建設，目前所用檔案庫房位于頂層，面積較小且室內未做任何有關隔熱、防潮、防光、防塵和防蟲等方面的投入與建設。二是在用于檔案保管的裝具、設備和包裝材料等耗材缺乏必要的經費投入和按檔案保管要求購置耗材，在保管傳統實體檔案（紙制、照片、光盤檔案）時，均采用A4大小牛皮紙制檔案盒存放于五節鐵皮柜中；在保管電子檔案時缺乏必要的信息安全措施，并未購置獨立的電子檔案存儲設備和作備份處理，極易造成信息泄露或遺失。

（四）干部教育培訓班檔案信息資源開發利用不足。干部教育培訓班檔案信息資源的開發利用，是實現干部教育培訓班檔案價值的重要手段，是滿足干部教育培訓對檔案信息資源的需要。為建立檔案而建立檔案、為保管檔案而保管檔案，不為開發利用而建立、保管檔案，只會讓檔案束之高閣，成為“死檔”。以S基地為例，對干部教育培訓檔案有相應的開發利用工作，但考慮到知識產權、安全保密和工作量等問題，目前對干部教育培訓檔案的開發利用程度則十分有限，S基地通過檔案的開發利用，已初步完成了干部學員信息數據庫、師資數據庫以及課程講義數據庫等多個數據庫構建，為S基地的可持續發展提供了重要的支撐，但上述數據庫尚處于初級階段的信息匯總階段，缺乏深入的挖掘與分析。

三、干部教育培訓班檔案管理的優化對策

（一）健全干部教育培訓班檔案管理制度。干部教育培訓班檔案管理是一項長期性和持續性的工作，對干部教育培訓工作可持續發展具有重要的輔助作用，需要建立一系列相應的檔案管理實施辦法、工作條例和規范標準等，促進干部教育培訓班檔案管理的統一、標準和規范化。首先，應由中組部和國家檔案局聯合出臺如《干部教育培訓班檔案管理辦法》和《干部教育培訓班檔案保管期限表》類的國家層面的指導性文件，可供各級干部教育培訓部門制定切合自身實際的檔案管理制度參考。其次，負責具體干部教育培訓的各級黨校、行政學院、干部學院、社會主義學院和干部教育培訓基地，應結合國家層面出臺的檔案管理辦法與標準，結合本部門實際情況、參考借鑒兄弟單位經驗，制定出適用于本部門的干部教育培訓班檔案管理辦法，使得干部教育培訓班的檔案管理有法可依、有據可查。

（二）優化干部教育培訓機構檔案人員配置。檔案人員是干部教育培訓班檔案管理的主體，配備一定數量的干部教育培訓機構檔案管理人員是干部教育培訓工作規范化的必然選擇。此外，針對目前干部教育培訓機構檔案管理人員缺乏檔案管理經驗和檔案整理大量聘用臨時人員的問題，可從如下方面著手優化與改進：一是加強負責干部教育培訓檔案管理專職或兼職人員的檔案專業知識與技能的培訓；二是加強對臨時聘用檔案整理工作人員的管理和指導，保障檔案整理工作的標準化與規范化，但宏觀安排與核心管理工作須有本機構專職或兼職檔案管理人員承擔；三是在干部教育培訓機構人員有限、財力許可的情況下，可采取“同檔案整理專業團隊簽訂外包協議、同檔案專業院校共建檔案專業實踐基地”等模式，保證檔案整理工作的專業化和持續化開展，而避免本機構人員不足或聘用臨時人員等帶來的問題。

（三）加強干部教育培訓班檔案科學化保管。干部教育培訓班檔案保管要“以防為主、防治結合，立足長遠、保證當前”，檔案保管的任務是保證檔案的存放秩序、防止檔案受損、維護檔案安全和最大限度的延長檔案壽命。具體而言，針對S基地在檔案保管方面存在的問題，可從如下措施入手：一是加強檔案庫房的科學化建設，庫房選址應盡量避開頂層（漏水）和底層（潮濕），增加庫房“八防”建設的投入，為檔案保管提供良好的室內環境。二是加強檔案保管裝具、設備和包裝材料等耗材的經費與針對性購置，避免不同載體和不同形式的傳統實體檔案均使用統一的檔案裝具；增加電子檔案安全建設投入，采用專用存儲設備管理電子檔案，利用安全技術和異地備份等方式防止電子檔案信息泄露或遺失。

（四）深化干部教育培訓班檔案信息資源開發利用。深化檔案信息資源開發是實現干部教育培訓班檔案價值，助力于干部教育培訓機構提升培訓質量、打造培訓品牌的重要舉措。針對S基地在檔案信息資源開發利用方面的問題，可從如下方面改進：一是進一步深化開發利用已開發的檔案信息資源，目前S基地利用檔案初步開發與建設了幾個相應的數據庫，可在現有基礎上做出進一步的專題分析和關聯性挖掘等工作，比如提煉出精品師資和精品課程。二是針對尚未開發利用的培訓總結、培訓評價和培訓音像等檔案，加強開發利用，使之更好地服務于培訓教育改進、培訓教育宣傳和培訓機構文化品牌構建等工作。

四、小結

建立健全干部教育培訓檔案，既是檔案管理規范化和標準化的要求，也是干部教育培訓工作進一步完善和改進的要求。當前我國“人事部門”角度的干部教育培訓檔案管理工作已比較成熟，而“培訓部門”角度的干部教育培訓班檔案管理工作尚處于初步階段，在管理制度、人員配置和科學化管理等方面，還存在較多的問題需要進一步探討與解決，望以上探討有助于干部教育培訓班檔案工作的進一步研究與開展。

［1］干部人事檔案材料收集歸檔規定（2009年12月中央組織部發布）.

［2］陳智為，等.檔案管理學（第三版）［M］.北京:中國人民大學出版社，2008:203-216.

［3］郭玉英.對當前干部培訓檔案管理的思考［J］.新西部（理論版），2012（6）:95.