檔案管理的信息化研究

文/四川省會理縣人力資源和社會保障局　王子嘯

檔案管理的信息化研究

文/四川省會理縣人力資源和社會保障局王子嘯

科技信息技術的不斷發展促使檔案管理工作發生了巨大的轉變，傳統檔案管理工作模式已經無法適應時代發展的需求，為了能夠更好地適應快節奏發展需求，檔案管理工作與科技技術相結合，提升檔案管理工作便捷性、科學性，促進信息流轉，提升信息利用效率。本文對檔案管理工作中存在的問題作了分析，提出了檔案管理信息化對策，為提升檔案管理工作效率奠定基礎。

檔案管理；信息化；問題；對策

一、前言

經濟社會日漸發展促使科學技術不斷進步，現代社會呈現出信息快速發展形勢，材料、信息以及能源等也成為支撐現代社會發展的關鍵性信息，信息資源的有效整合以及利用成為促進社會發展的重要形式。所謂檔案信息化，實際上就是發揮計算機、互聯網在檔案管理工作中的主體性作用，實現文字、聲像以及圖紙等有效整合，實現信息資源的有效整合以及利用，為用戶提供更為便捷、更為生動的服務，提升檔案管理工作效率。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作缺乏信息化意識。傳統檔案管理工作中，檔案管理工作人員需要承擔繁重的檔案整理、檔案歸總以及檔案歸檔等工作，作為基礎性以及服務性比較強的服務，檔案管理工作無法為單位帶來直接的經濟收益，單位管理工作人員并不重視檔案管理工作，因此，檔案管理工作人員、資源等方面都存在著嚴重的不足，實際的管理工作設備較為落后，管理工作也非常的松散，檔案管理工作效果并不是非常理想。

（二）檔案管理安全存在風險。從目前檔案管理工作來看，檔案信息安全存在著巨大的威脅，檔案管理工作效果并不是非常的理想。在檔案信息化管理過程中，需要保證檔案管理軟件自身的安全性以及可靠性，盡可能降低由于檔案管理軟件不安全而造成的風險。同時，還需要加強檔案信息管理的安全意識，嚴禁出現虛假的檔案信息，提升檔案信息管理安全性。在共享檔案信息管理工作過程中，需要重視互聯網安全工作，充分利用網絡安全防火墻，有效消除互聯網應用中存在的安全隱患，提升檔案信息管理工作人員專業技術能力。

三、檔案信息化管理對策

（一）重視檔案信息管理安全性。在檔案信息化開發過程中，需要重視計算機網絡的安全工作，在網絡運行環境下，需要保障檔案管理信息安全性。企業需要根據檔案管理實際情況構建角色、層次明確信息工作機制，根據企業工作權限來明確工作流程。在檔案管理過程中，需要根據檔案實際情況來構建工作機制，數據保存機制、數據遷移機制以及數據校驗機制，完善檔案管理工作職能以及作用，提升檔案信息管理工作系統管理工作效率。互聯網信息技術不斷發展促使檔案信息管理工作面臨著巨大的工作危機，這就需要完善防火墻等安全防護技術，完善計算機相關硬件措施，盡可能降低安全工作隱患。此外，還需要重視檔案信息管理工作人員工作效率，培養高科技信息工作人員，有效解決檔案信息管理工作中可能存在的障礙。

（二）重視檔案信息管理基礎設施建設。檔案信息管理基礎設施涉及多方面的內容，從硬件設備的角度，需要配備計算機、刻錄機以及掃描儀等相關硬件設備，檔案管理工作人員需要指派專業工作人員從事硬件設備維護工作，為硬件設備正常運行提供保障，提升檔案信息管理工作效率。此外，還需要重視檔案信息管理標準化以及規范化建設，從形成檔案到歸檔，電子檔案涉及了非常多的工作崗位以及非常多的工作人員。因此，在檔案信息化管理工作過程中，需要保證檔案信息收集完整性、真實性以及有效性，保證電子檔案從形成到歸檔等各個工作環節的規范化、標準化以及制度化，嚴格控制各項檔案管理工作環節，保證檔案真實性、安全性，構建有效的檔案信息管理工作秩序。

（三）培養符合檔案信息化管理要求的工作人員。實際上，檔案信息化管理工作屬于一個需要完善以及優化過程，檔案管理工作人員綜合素質具有非常重要的影響。當今的國際競爭是科技和人才的競爭，人才具有非常重要的作用。企業需要重視檔案管理工作人員管理工作，鼓勵檔案管理工作人員參與繼續教育，引導檔案管理工作人員掌握檔案信息化管理新技術以及新技能，提升檔案管理工作人員業務素質以及創新精神，盡可能滿足檔案信息化管理工作需求。此外，單位需要重視檔案信息化管理高素質人員的引進以及選聘工作，有效接觸檔案管理工作部門缺乏人才的問題，有效地調整檔案管理工作人員知識結構以及綜合素質，提升檔案信息化管理工作效率。

四、結語

作為檔案管理的重要內容，信息化為促進檔案管理工作提供了保障，促進社會經濟快速發展。時代日漸發展，知識、信息具有越來越重要的作用，有利于促進檔案信息數字化處理以及收集、傳遞，有效保護豐富檔案信息，促使世界發展。總之，在檔案管理工作過程中，需要有效把握管理工作進程，盡可能滿足社會發展實際需求。

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