關于人事檔案管理信息化的探究

文/中陜核工業集團二一一大隊有限公司　劉嬋

關于人事檔案管理信息化的探究

文/中陜核工業集團二一一大隊有限公司劉嬋

隨著時代的進步，電子業的發展，人事檔案的利用率越來越高。因此，以系統理論為指導,運用當今互聯網和信息技術，分析人事檔案信息化管理的障礙因素，進行分析解剖,提出人事檔案信息化管理建議，使之更好地服務于社會。

人事檔案；電子；信息化；服務

檔案是人類社會發展到一定階段的文明產物，人事檔案是人事管理活動的重要依據，人事檔案信息化管理有利于提高人事檔案使用效果，它關系到每個人的利益，是我國人事檔案管理與世界接軌重要途徑。因此，通過信息化改變改善人事檔案管理，能更好地增強人事檔案管理的科學性。

一、關于人事檔案及信息化

人事檔案是以個人為單位按照規定組成的專卷，是由組織、人事、勞動部門以現職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成。它客觀地記錄了以往的歷史情況，是昨天的歷史紀錄。真實性是人事檔案的生命，能反映現實狀況，從建立之日起就是動態的而不是靜止的。人事檔案在相當長的時間內是保密的，人事檔案應該完整系統，不宜對外開放。

人事檔案來源于人事管理活動，我國人事制度產生很早，是隨著官吏選拔制度的健全而逐步發展的。如漢代產生了我國最早的人事檔案，魏晉南北朝時期產生了簿狀和譜牒。

新中國成立后，我國的人事檔案工作開始向正規化邁步，在中國共產黨的領導下，不斷進行深化改革，自我完善，人事檔案管理體系已形成規模，并以為人事工作和其他工作服務為原則，為了人事檔案管理制度初步建立。隨著我國人事檔案工作的深入開展，適應人事制度改革的需要，人事檔案工作者隊伍正日益壯大，注重對個人德、能、勤、績綜合材料的收集，使人事檔案發揮了應有經濟、社會效益。如今，信息經濟已成為世界經濟發展的新動力。為了充分發揮檔案資源的價值，使得檔案信息快速地向數字化方向發展，解決好檔案的保存和利用的問題。在全球檔案數字化、網絡一體化浪潮下，要求人事檔案必須采用新技術和手段，才能更好地發揮其作用，提高其管理水平。

二、 人事檔案信息化管理中出現的問題

國內人事檔案的數字化處理始于2000年。從我國現狀來看，人事檔案信息化建設缺乏總體規劃。大面積鋪開檔案數字化建設的技術條件還存在困難，也有一定局限性，如信息量不足，檔案信息網絡化建設缺少統一技術標準，受資金、人力等多方面條件限制，不能夠向紙質檔案那樣翔實充分。

缺乏統一的標準化、規范化管理。引進的系統軟件移植性差，無法全面實施、推廣統一標準，在使用過程中難免會出現很多問題，制約了人事檔案信息管理的發展。檔案管理人員的計算機知識和信息化程度低，只能實現簡單的基本查詢功能，對于信息化的復雜技術顯得力不從心，尚達不到設計初衷。使得各個科室數據通用性能低下，另外，由于流動人口多，導致“無頭檔案”的增多，嚴重阻礙了信息化管理進程。

人事檔案材料在內部網絡運行中出現的各種各樣的安全問題也越來越令人擔憂，計算機安全管理問題越來越重要。網絡安全風險也變得更加嚴重和復雜，內部網物理安全是整個網絡系統安全的前提，因此需要加強內部網絡結構安全，防止局域網核心設備出現故障，防范黑客和病毒的攻擊，對不同系統應用檢測安全漏洞采用相應安全配置，必須采取相應的安全措施。

目前，檔案隊伍中信息化人才隊伍建設滯后，無法適應人事檔案信息化建設和發展需要，與信息產業可持續發展對人才需求不對稱，不少檔案部門的領導對信息化知之甚少，且現有信息化人才還在大量地流失，全員信息化素養有待提高，尤其是復合型人才嚴重匱乏，嚴重制約了我國人事工作改革的深入進行。具體地說，信息化人才培訓多而能取得實效培訓少，信息化人才緊缺與培訓相對不足的矛盾，學歷教育與職業培訓之間的矛盾，參與檔案信息化人才培訓的教師，參加培訓的檔案工作人員存在著各種動機，成為必須考慮的問題。

三、人事檔案管理加強信息化建設建議

首先，可以采用社會化開放式人事檔案管理模式，使其更具有社會性，充分實現社會公共管理，可以為整個社會提供人事檔案服務。更有利于人才流動，人盡其才，把不屬于個人隱私的內容采用網絡化管理，有利于人事檔案規范化、現代化及網絡化。

其次， 建立人事檔案信息數據庫，提高科學性、高效性和超前性。加快人事檔案信息基礎設施的建設，提高數據的利用率。需要強調的是，要重視人事檔案信息安全保密問題，培養高素質的復合型人才，真正做到有法可依，有章可循，適應人事檔案信息化、數字化管理的需要。

第三，建立檔案信息網站，根據檔案管理數字化系統的實際情況，提高檔案采集的效率。為了保證系統安全可靠地運行，在這每一個子系統中，引入了一個數據備份服務器，為組織工作提供快捷、精確的信息。

最后， 提高工作人員素質和水平。要具備較好的政治素質和良好的保密意識，努力提高業務水平和工作能力，必須學會運用計算機操作檔案信息，對所管人事檔案的內容了如指掌，培養出一支過硬的檔案信息化建設隊伍，提高人事檔案工作者的整體素質。人事檔案工作人員自身一定要增強檔案信息化建設的緊迫感，成為合格的檔案信息化建設人才，以適應當今人事檔案管理工作的實際需要。

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