事業單位檔案管理信息化建設困境及對策

文/吉林省疾病預防控制中心　孟爽

事業單位檔案管理信息化建設困境及對策

文/吉林省疾病預防控制中心孟爽

隨著社會的發展，檔案管理信息化建設正在逐漸融入人們的工作和生活中，特別是事業單位的檔案管理，隨著檔案信息、內容的日益豐富，僅靠紙質憑證存儲，不但容易損壞、變質，也增加了檔案管理成本，因此，完善事業單位檔案的信息化建設，已成為事業單位電子政務建設的重要內容。本文對當前我國事業單位檔案管理信息化建設中面臨的困境進行探討，并提出有效的應對策略，以供參考。

事業單位；檔案信息化；困境；對策

檔案的管理工作對每個單位都十分重要，特別是事業單位，其檔案信息具有重要的保存價值。接下來筆者就事業檔案信息化建設中面臨的困境以及解決對策進行探討，以期為事業單位檔案的信息化建設提供有效的建議。

一、事業單位檔案信息化管理面臨的困境

（一）缺乏專業的管理人才。當前我國的事業單位缺乏專業的檔案管理人才，部分管理人員從未接受過檔案信息化的培訓，導致在檔案信息化建設的過程中，常常存在工作誤差，不能有效發揮檔案信息化管理的作用。而部分事業單位甚至沒有專門的檔案管理人員，而是由其他人員兼任，致使檔案信息化的工作中，不僅不能順利進行檔案信息化的建設，還造成許多檔案人員工作時敷衍了事，缺乏必要的責任心與耐心做好檔案信息化建設，不能及時發現檔案信息化建設過程中的問題。

（二）缺乏完善的離職交接制度。當今社會很少有人能在一個崗位上工作至退休，特別是事業單位，其人員換屆更是有制度性。因此，檔案管理人員的離職交接一直是檔案管理部門面臨的一大困境，尤其是突發性離職，如檔案管理人員離職、出國學習、生病等突發狀況，都會對檔案管理工作造成極大的影響。由于目前多數檔案管理部門缺乏完善的交接制度，導致檔案管理人員在離職工作交接時，不能有章可循，而造成許多檔案變成“棄檔”“死檔”，給事業單位造成嚴重損失。

（三）在檔案信息管理上缺乏有效的措施。保管好檔案信息是檔案管理的重要內容，雖然電子檔案已越來越普及，但是涉及機密、重要的檔案信息，還應同時采用紙質檔案的方式管理備案。然而當前事業單位在檔案信息化建設以后，針對重要、機密檔案的備案缺乏有效措施，造成紙質檔案與電子檔案的管理制度不銜接，以致造成許多檔案丟失、損壞。而在查找使用中不能充分發揮檔案信息的利用價值，極大阻礙了事業單位檔案信息化的進一步發展。

（四）缺少高科技管理和保護檔案的意識。隨著社會的進步，事業單位舊的檔案管理方式和設備已無法適應當前發展。然而當前大多數事業單位，還未認識到該問題的嚴重性，導致在日常管理中多數事業單位的檔案信息不能及時更新，或是更新速度很緩慢。同時，事業單位也未根據社會發展以及工作需求引進高科技設備對檔案進行管理和修復，其對檔案的信息的保護意識還很弱。

二、事業單位檔案信息化建設的對策

（一）強化對檔案管理人員的培訓與招聘。作為檔案信息化建設的執行者，檔案管理人員專業水平的高低直接影響了信息化建設的程度。因此，要進一步完善事業單位檔案信息化的建設，加強對其檔案管理人員的招聘與培訓非常關鍵。第一，應該定期安排檔案管理人員進行檔案信息化建設的培訓，加強其專業技能，使其認識到自己工作的重要性；第二，對外招聘優秀的檔案信息化管理人才，為單位引入新鮮血液，加快事業單位檔案信息化建設，以提高其檔案管理人員的專業技能和知識，使事業單位的檔案管理跟上時代的發展。

（二）做好檔案管理人員的離職交接工作。事業單位應對檔案管理人員的離職交接做出嚴格規定，以使交接工作做到有章可循。如事業單位的工作人員因特定原因需離開崗位時，要在臨走前做好檔案的交接并留下聯系方式，以方便原單位發現問題時能及時聯系。同時，還應做好交接工作的書面備注，以區分工作責任，方便日后查閱。

（三）做好檔案信息的更新管理。由于事業單位時刻都可能有新變動，因此，事業單位的檔案管理人員，需要及時收集新的檔案信息，不斷充實和完善檔案信息庫。同時根據事業單位的需求，及時更換落后的設備，引入先進設備來管理檔案，為完善檔案信息化建設奠定堅實基礎，從根本上加快事業單位收集信息的速度，更好地服務于單位。

（四）建立自身的檔案信息化管理規則。進一步完善檔案信息化的建設，制定一定的檔案管理規則就非常重要。因為任何管理工作，都離不開對應的規章制度。所以在事業單位檔案信息化的建設中，應根據實際情況，逐步形成和完善自身的管理規則，應采取科學有效的方式促進檔案信息化的建設，以最小的人力、財力、物力管理更多的檔案，唯有此才能真正加快檔案信息化建設，提高檔案管理的工作效率與質量。

三、結語

綜上所述，我們更清楚地認識到，檔案信息作為事業單位分析決策的重要依據，在事業單位工作中占有十分重要的地位。因此，如何完善事業單位的檔案信息化建設，將其真正落實到事業單位的日常章程中，是當前事業單位檔案管理的首要工作，具有十分重要的現實意義。

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［2］孫艷平.論事業單位檔案的信息化建設［J］.科技咨詢導報，2007（21）.

［3］張青玉.檔案信息化建設的問題與對策［J］.蘭臺世界，2005（09）.