關(guān)于網(wǎng)絡(luò)信息時代的檔案管理策略探討

文/延邊大學(xué)檔案館　盧華

關(guān)于網(wǎng)絡(luò)信息時代的檔案管理策略探討

文/延邊大學(xué)檔案館盧華

檔案管理工作是一項(xiàng)涉及社會各個領(lǐng)域的基礎(chǔ)性工作。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時代中，如何更好地依托于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)，有效開發(fā)與利用檔案的信息資源，并進(jìn)一步提高檔案工作的管理水平與服務(wù)水平，是當(dāng)前每一名檔案工作者所應(yīng)重點(diǎn)思考與探索的課題。本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，著重就網(wǎng)絡(luò)信息時代下的檔案管理策略進(jìn)行了研究與探討。

網(wǎng)絡(luò)信息時代；檔案管理；策略

一、檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義

（一）實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、無紙化管理。檔案管理工作主要包括了檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等多個環(huán)節(jié)，由于傳統(tǒng)的檔案文件多為紙質(zhì)文件，導(dǎo)致管理工作不僅耗時長，而且勞動強(qiáng)度大。而在網(wǎng)絡(luò)信息時代下，通過數(shù)字處理技術(shù)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔處理，并將這些檔案信息存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中，這樣不僅能更好地保證檔案信息的完整性與原始性，而且能極大地減少檔案工作人員的重復(fù)工作量，避免了原紙質(zhì)檔案必須歸檔后才能查閱的缺陷。

（二）有利于檔案信息的共享利用。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，主要是以人工借閱服務(wù)為主，用戶必須親自到檔案館中才能進(jìn)行檔案信息的查閱或咨詢工作。而通過近年來檔案管理工作的信息化建設(shè)，檔案的信息服務(wù)再也不用受到時間與空間的限制，用戶只需要通過一臺與網(wǎng)絡(luò)連接的電腦，即可進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中，自由的查閱、搜索、咨詢和下載自己需要的檔案信息，從而真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息與用戶之間的零距離接觸，保證了檔案信息的有效共享與利用。

二、網(wǎng)絡(luò)信息時代檔案管理的策略

（一）重視管理理念的轉(zhuǎn)變。經(jīng)過多年以來的發(fā)展與完善，我國多數(shù)檔案館（檔案室）的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)都取得了卓越的成效，并有力提升了檔案管理工作的管理效率與服務(wù)水平。然而，在部分檔案館中仍存在著信息化建設(shè)明顯滯后的現(xiàn)狀，而最主要的影響因素就是原有管理理念與服務(wù)理念的滯后。

為此，要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，關(guān)鍵在于對原管理理念的轉(zhuǎn)變與更新。一方面，在日常工作中應(yīng)積極改變傳統(tǒng)檔案管理工作中的“重管、輕用”，以及“重事輕人”“重物輕人”等嚴(yán)重阻礙檔案管理工作信息化建設(shè)的思想與認(rèn)識，并在所有員工心中樹立起科學(xué)的發(fā)展觀念與服務(wù)理念；另一方面，在服務(wù)態(tài)度上應(yīng)始終堅持“以人為本”和“用戶至上”，使檔案管理工作由傳統(tǒng)的被動式服務(wù)積極向著主動式服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，從而最大限度地滿足用戶對檔案信息開發(fā)利用以及交流共享等方面的需求。

（二）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)與前提。然而，當(dāng)前我國各地檔案館的信息化建設(shè)，多是走的自給自足、各自為政的道路，這也容易導(dǎo)致各檔案館所采用的檔案管理軟件性能不一致、錄入文件格式不一致、數(shù)據(jù)不標(biāo)準(zhǔn)等多種問題，極大影響到檔案信息間的利用與共享，給檔案管理工作的信息化進(jìn)程帶來了較大的阻礙。

因此，檔案館必須加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)，除應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)以外，還應(yīng)當(dāng)聯(lián)合各檔案館共同制定并實(shí)施統(tǒng)一的檔案操作規(guī)范、技術(shù)規(guī)范以及設(shè)備應(yīng)用規(guī)范，例如網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通信標(biāo)準(zhǔn)、錄入文件格式標(biāo)準(zhǔn)、著錄和標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)等等，從而確保檔案信息得以有效的利用與共享，以避免信息化建設(shè)中無謂的人力、財力與物力的浪費(fèi)。

（三）提高檔案管理的自動化水平。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自動化水平的提升，一方面應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息的數(shù)字化處理，通過各種先進(jìn)的掃描設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，將圖片、文字等檔案信息以數(shù)字記錄的方式，存儲到計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，從而方便檔案信息的管理、搜索與閱覽；另一方面，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的軟件及硬件建設(shè)，例如采用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件、建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫、建立數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)等等。

以數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與使用為例，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫多是檔案館用于自建自用，因此普遍缺乏整體性與規(guī)范性，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫存在功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化程度低等問題，而影響到檔案信息的共享與利用。因此，檔案館必須加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化建設(shè)，根據(jù)相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的要求，重點(diǎn)建設(shè)若干個通用性好、標(biāo)準(zhǔn)性強(qiáng)的多媒體數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫及視頻數(shù)據(jù)庫等，并利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備對檔案文件進(jìn)行錄入與管理，以全面實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的數(shù)字化。同時，還應(yīng)對檔案館原有的條目數(shù)據(jù)庫或者不能聯(lián)網(wǎng)的小型數(shù)據(jù)庫進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的改造，以提升原數(shù)據(jù)庫的工作容量和上網(wǎng)率。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)與建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)信息時代下，檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜且技術(shù)含量高的工作，要求檔案工作人員除需要掌握基礎(chǔ)的檔案管理知識以外，還應(yīng)當(dāng)具備信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等相關(guān)的科學(xué)文化知識。然而，近年來我國各檔案館中高素質(zhì)人才普遍缺乏，且管理隊(duì)伍中普遍存在著年齡結(jié)構(gòu)偏大、專業(yè)結(jié)構(gòu)失衡等問題。

為此，必須將人才的引進(jìn)與培養(yǎng)納入到各檔案館人力資源管理工作的重心當(dāng)中。一方面應(yīng)注重高素質(zhì)人才的引進(jìn)，積極引進(jìn)和吸收高層次的信息化人才；另一方面還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)員工的培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)實(shí)習(xí)、學(xué)術(shù)交流、專題講座、參觀考察等各種活動，以綜合性提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)與能力水平，為推動檔案管理工作的信息化進(jìn)程打下良好的基礎(chǔ)。

三、總結(jié)

檔案是機(jī)關(guān)、組織與個人在各種社會活動中所直接形成并保持備查的文字、圖表、音像等歷史記錄，它作為一種重要的信息資源，也是機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)建設(shè)與科學(xué)研究的重要參考依據(jù)與可靠憑據(jù)。在網(wǎng)絡(luò)信息時代下，我們應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，有效地改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使原有的紙質(zhì)管理逐步向著數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，從而有力提升檔案管理工作的管理效率與服務(wù)水平。

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