淺淡疾病預防控制專業特色的檔案編研工作

文/鄂爾多斯市疾病預防控制中心　陳君英

淺淡疾病預防控制專業特色的檔案編研工作

文/鄂爾多斯市疾病預防控制中心陳君英

本文主要闡述了具有疾病預防控制專業特色的檔案編研工作在新時期的重要性，以及在編研特色檔案時應該注重的問題。

疾病；預防控制；專業特色；檔案編研

目前我國公共衛生事業改革發展工作已進入新階段，并且取得了豐碩成果，同時也進一步推動了疾病預防控制事業的蓬勃發展，各級疾病預防控制中心的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。國家衛計委“等級站評審標準”，將檔案管理晉級達標作為等級站評審申報的先決條件之一，明確地列入其中，這就極大地促進了疾病預防控制中心檔案工作的發展，具有疾病預防專業特色的檔案編研工作也成為基層疾病預防部門工作中的一項艱巨的任務。

自1996年以來，鄂爾多斯市防疫站（后更名為鄂爾多斯市疾病預防控制中心）將檔案管理工作納入了目標管理責任狀范疇，使檔案室的工作不只是負責收集、整理、歸檔“紅頭文件”和業務資料。而是要深入開發檔案信息資源、編撰有疾病預防專業特色的編研資料。這一舉措，極大地推動了中心的檔案工作，使檔案工作邁上了一個新臺階。特別是隨著全國各級疾控機構績效考核的開展，各項考核指標的溯源均離不開檔案工作的支持，更是將檔案工作推向了一個新的高度。研究如何提高檔案編研工作，深入開發檔案信息資源已成為各級疾病預防控制機構檔案工作中一項十分重要的任務。在當前形式下，疾病控制中心綜合檔案室應該把開發特色檔案信息資料、檔案業務資料作為中心任務和指導思想。

近幾年，疾病控制中心在疾病防控任務、突發公共衛生事件的處置、健康教育等方面都取得了很大的成績，資源利用的效益和效率穩步提高，公共衛生保障能力進一步增強，人民生活基礎狀況逐步改善，醫療衛生綜合服務能力再次提升，各類傳染病的發病率逐年下降。所有這些都離不開檔案信息的作用。因此，在開展檔案編研工作時，主要在突出衛生防疫特色上做文章，使編研材料有很強的專業性和實用性，受益于業務人員。經過十幾年的不斷探索總結，在工作中我們深刻體會到，開發利用有衛生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環節：

一、把業務檔案作為編研工作的重點對象

疾病控制中心在疾病預防控制、突發公共衛生應急處置、疫情報告及相關因素信息管理、健康危害因素監測與干預、實驗室檢測分析與評價、健康教育與健康促進、技術管理與應用研究指導等一系列業務工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、會計、教學、聲像、實物等的檔案材料。但由于疾病預防控制是一項專業性很強的工作，故而反應與記錄此項工作的主要載體業務檔案也具有了極強的專業性。此外，疾病預防在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展公共衛生的監督監測的過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先把業務檔案作為中心，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為疾病預防與控制、監督監測服務，充分體現業務檔案的利用價值。

二、檔案編研要圍繞各業務工作開展

檔案編研材料要有特色，要緊緊圍繞業務工作的需求來選題，要真實反映單位的中心工作和業務活動，如果脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。因此，檔案人員要掌握單位的中心工作，在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研的選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。然而，對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題的大方向上與單位的工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務于單位的工作。如我中心近幾年的中心工作是為通過省疾控機構績效考核做準備，而疾控機構績效考核評估標準要求各科室出具近三年各項指標數據的綜合分析。對此。檔案室及早做出反應，在制定編研計劃時，就安排編制反映這一內容的編研材料，為及時滿足全中心的利用需要起到了積極作用。其次，要了解和掌握各項業務工作內容，疾病預防控制中心的主要業務是開展傳染病、地方病、慢性病的預防和管理以及食品衛生、環境衛生、學校衛生、放射衛生、職業衛生的監督監測。檔案人員在具體做各專業口的編研計劃時應針對以上各業務工作的特點和內容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應經常深入各科室，廣泛與業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求。此外，還可以通過在借閱中開展專題利用服務登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識業務人員的利用需求。

三、保持檔案編研材料的系統性和連續性

在保證檔案編研材料具有防疫專業特色的基礎上，我們還要根據防疫專業具有的系統性與聯系性進行檔案編研，即在原有的館藏基礎上進行多層次的編研加工，如將歷年來上級政府頒發的關于傳染病及衛生法律、法規、條例、程序及業務技術規范編制成有關的業務執法依據性文件匯編，既保持了執法依據的系統性又具有連貫性，為業務人員履行職權時提供更便捷有效的服務。

另外，由于疾病控制業務是一項連續性很強的工作，開展疫情分析預測，制定防止措施以及對公共衛生實施監督監測的過程中，都需要掌握和對比前一年的數據，特別是在開展預防醫學科學研究時，更需要較長年度的相關數據做依據。這就是說業務檔案編研的連續性尤為重要，這就需要我們在原有的基礎上將分散在各年檔案中的監督監測數據集中起來，作出有針對性的統計和分析，就可以使檔案的利用變得更系統更直觀，就可以極大地節省業務人員的時間和精力，這就要求檔案人員對檔案信息進行初次加工外，還要將編研工作的重點放在系統地提供深加工的檔案信息上，根據各專業口的需要，開展專題性的統計分析更為適宜。如疾控部門所編制的《傳染病分析》《麻疹監測分析》《流腦發病、死亡人數塘角魚分析》等，這類編研材料被業務人員應用于科研、專題調查等實際工作中，顯示很強的實用性。

四、提高疾控檔案編研人員自身業務素質

作為疾控部門的檔案人員，做好編研工作，應具有檔案編研的專業知識和疾病預防專業知識。目前的疾控部門檔案人員多為非專業人員，因此，加強對檔案編研工作的認識和編研知識技能的學習十分必要，這是做好編研工作的基礎。另外，檔案人員只有學習和掌握了疾病預防專業知識，才能閱讀和分析業務技術報告和總結，才能選擇反映專業特點和內容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業特色的前提。此外，在編研材料的編制過程中，即使請有關的科室業務人員配合進行，也需要檔案人員在具備一定的專業知識的基礎上，與業務人員進行充分地交流，才能共同完成對檔案信息的深層次的加工。

總之，為進一步開展有專業特色的編研工作，深入開發疾病控制檔案信息資源，檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。將疾控檔案進行編研，是疾控中心貫徹我國檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病控制業務工作的特點和需要，隨著業務檔案編研實踐的發展，它將會更加完善，一定會為疾控部門業務工作的開展發揮重要作用。

[1]李延英.疾病預防控制檔案編研應突出專業特色.[J]辦公室業務2011（5）.