淺議疾控中心兩種檔案管理模式

文/濟南市市中區疾病預防控制中心　索文杰

淺議疾控中心兩種檔案管理模式

文/濟南市市中區疾病預防控制中心索文杰

由于疾病控制中心的工作繁雜且重要，所以在工作中形成的大量的業務技術檔案都需要進行科學而有效的管理，讓每一份業務技術檔案發揮出其自身的作用。本文將簡述在疾控中心檔案管理過程當中經常使用的兩種管理模式——中心管理模式和科室管理模式。

疾控中心；檔案管理；管理模式

疾病控制中心是我國政府職能部門當中十分重要的組成部分，它對國家和公民負責，負責疾病的預防和控制。疾病控制中心的工作質量直接關系著每一位公民的健康和國家的穩定，在疾病控制中心進行各種疾病的監測、分析和防治工作過程當中不可避免會出現大量的業務技術檔案，這些檔案可以為傳染病的預防控制、疫情分析提供重要參考依據。因此，疾病控制中心的檔案管理是其日常工作的重要組成部分，對于公共衛生安全有著不可替代的作用。

一、中心級檔案管理模式和科室級檔案管理模式相關概念

疾病控制中心的檔案管理過程當中在衛生行政部門和上級疾病控制中心的統一管理指導下對疾病控制中心在檢測、分析和防治工作過程當中形成的大量業務技術檔案分為中心級業務檔案和科室級業務檔案兩個層次的管理模式。

目前，我國疾病控制中心常用中心管理模式和科室管理模式兩種模式來對檔案進行管理，同時這兩種管理模式也在疾病控制中心的工作中起到了很大的作用。

二、中心級檔案管理模式和科室級檔案管理模式的構建

中心級檔案管理模式和科室級檔案管理模式既有相同點又有不同點，兩種檔案管理模式相輔相成在實際疾控中心的檔案管理工作中發揮各自作用來提高疾控中心檔案管理效率。在這兩種檔案管理模式的構建過程當中需要考慮到各自的職責、組織體系、制度建立、管理范圍以及人員責任，對這些內容分別進行劃分和確定。

（一）兩種檔案管理模式的職責。明確了兩種檔案管理模式的職責才能做到管理清晰、責任到人，同時分工明確、相輔相成才能幫助疾控中心更好地管理業務技術檔案。對于屬于科室級檔案管理的相關檔案，需要由科室的檔案員進行檔案收集、整理和歸檔工作，由科室檔案室進行管理工作；而對于中心級檔案管理的相關檔案，則需要由科室的檔案員進行檔案收集和整理工作，將檔案定期提交給中心檔案室，由中心檔案室進行管理工作。

（二）兩種檔案管理模式的組織體系。檔案管理當中的組織體系是做好檔案管理工作的基礎，是兩級檔案管理模式科學合理運行的重要保障。對于兩級檔案管理模式組織體系的共同點來說，都需要成立綜合檔案室，由辦公室、財務科等行政職能部門和質量管理科、免疫預防科、傳染病防治科、慢性與健康教育課、艾滋病防治科、衛生檢驗科、健康體檢科等具體業務科室共同構成。兩者的不同點在于，中心級檔案管理模式下除了要做好中心檔案室檔案的管理工作以外還需要督促、指導科室級檔案室的檔案管理工作，而科室則只需要在中心檔案室的指導下對科室檔案室的檔案進行日常管理就可以了。

（三）兩種檔案管理模式的制度建立。疾病控制中心的檔案種類繁雜，內容多樣，這些都對檔案管理造成了一定難度，想要有效且高效地完成對這些檔案的管理就必須建立起完善的檔案管理制度。疾病控制中心可以根據當地的實際情況來確定當地兩級檔案管理的統一標準，也就是檔案立卷的統一標準和規范，這個標準將直接影響到后期檔案調取和使用的效率，中心級檔案管理和科室級檔案管理都需要嚴格遵守這個標準。除此之外，嚴格的管理、調取、使用的檔案相關制度也必須完善，而根據保密原則建立的相關制度需要工作人員格外注意并且嚴格遵守。

（四）兩種檔案管理模式的管理范圍。中心級檔案管理和科室級檔案管理的工作側重點不同也就意味著兩者所管理的檔案資料內容不盡相同，也就是兩種檔案管理模式的管理范圍不同。中心級檔案室檔案主要包括反映疾病控制業務水平的檔案、監測過程中分析性、研究性和技術性的檔案和具有學術價值的檔案，總體來說中心級檔案室所管理的檔案就是具有代表性和科學性的檔案。而科室級檔案室檔案主要包括疾病控制中心日常工作中所收集到疾病相關資料的檔案，這些檔案通常都是一手資料，經過長時間的累積和總結形成具有代表性和科學性的檔案后可向中心級檔案室提交立卷歸檔。

（五）兩種檔案管理模式的人員責任。不論是哪種檔案管理模式都需要相關工作人員認真負責，疾病控制中心的檔案關系到國家的穩定和公民的健康，因此工作人員必須要在檔案管理過程當中嚴格遵守工作規范、對自己的工作內容熟悉并且負責，在做好檔案立卷歸檔的過程當中必須遵守保密原則，更好的為檔案的保管和使用做好基礎工作。

三、結束語

疾病控制中心的檔案管理工作是疾病控制中心整個日常工作的重點之一，是為我國預防、控制疾病工作提供重要依據和參考的工作，其重要意義自然不言而喻。大量的數據、資料和信息整理立卷歸檔之后，可以為我國公共衛生安全做出不可替代的貢獻，所以疾病控制中心的檔案管理需要格外重視。現階段我國很多地區施行的中心級檔案管理模式和科室級檔案管理模式已經成為主流，它可以更好地幫助疾控中心針對不同的檔案進行管理，將管理的科學性和有效性最大化。

[1]潘智慧，程文.疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用探討[J].活力，2010（08）.

[2]邱小露.疾控中心檔案管理之我見[J].基層醫學論壇，2014（19）.

[3]許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及對策[J].改革與開放，2015（08）.