試論醫院文書檔案管理工作

文/肇慶市第二人民醫院　杜暉

試論醫院文書檔案管理工作

文/肇慶市第二人民醫院杜暉

本文對醫院文書檔案管理在醫院日常工作中的重要性進行分析，指出當前醫院在文書檔案管理方面需要改進的措施。

文書檔案管理；醫院工作；重要性；改進措施

隨著人們日益增長的物質文化需要，醫院的各項衛生服務管理制度也需要日趨完善。在進一步完善醫院現代化管理制度的同時，醫院建設和醫療衛生事業發展也離不開文書檔案的管理，文書檔案管理為醫院的各項辦公文件分類歸檔、大事記以及醫院科研資料收集工作都提供了必不可少的歸檔和保管作用。

一、文書檔案管理對醫院日常工作的重要性

（一）文書檔案管理對醫院會議制度的重要性。堅持做好會議文書檔案管理十分重要，可以讓大家明確會議的內容和精神，忠實地反映會議重要內容，便于會后參考執行；同時，可以推進會議制度化、規范化管理。要做好文書檔案管理，就要求相應地規范上述程序，如會議主題、會議記錄、歸檔管理等都須按有關規定執行；文書檔案可傳達領導經討論研究達成的結果，為各部門下階段工作的開展指明方向和重點，同時為領導提供會議的總結性資料，以便于向上級部門呈現本單位的工作、學習和發展情況。

（二）文書檔案管理對醫院請求報告制度的重要性。我院是一所集醫療、教學、科研、保健、康復為一體的三級綜合醫院和三級婦幼保健院。規模大，人員多，導致日常工作和生活中遇到的問題也較為復雜，緊急手術而病員的單位領導和家屬不在，重大經濟開支報批，增補、修改醫院規章制度、技術操作常規時，工作人員因公出差、院外會診、參加會診、接受院外任務，參加院外進修學習，接受來院進修人員等一系列的問題。要處理好這些問題，就必須有文書檔案管理的支持，建立相關的請求報告制度，便于以上情況能夠得到快速有效的處理，以合理優化資源，提高醫院工作效率。同時，文書檔案管理通過對這些問題、事件解決方案的歸納和總結，又為以后同類問題、事件的處理提供了經驗，節省了寶貴時間。

（三）文書檔案管理對醫院行政總值班制度的重要性。醫院的行政總值班由職能科室有關人員參加，負責處理非辦公時間的醫務、行政和臨時事宜，及時傳達、處理上級指示和緊急通知，簽收機密文件，承接未辦事宜，值班人員有權組織和調配人員，集中力量解決臨時發生的問題。通過把發生行政總值班發生的文字記錄進行分類歸檔，為醫院的總體綜合事務得到了更全面的規范化管理。

（四）文書檔案管理對醫療登記、病案管理制度的重要性。

通過建立和健全登記、統計制度，方便各種醫療登記的填寫，如臨床各科病案、出入院登記，門診各科病員流動情況和門診登記等，為醫院工作創造良好的工作方式，提高工作效率。同時，建立病案室文書檔案管理制度，把醫院病案完成收集、整理、歸檔和保管的工作程序，為醫院的病案利用提供更便利的管理。醫療登記、病案管理制度都離不開文書檔案管理的支持。

（五）文書檔案管理對醫院進修管理制度的重要性。為了進一步提升醫務人員專業技術業務素質，醫務人員需要外出學習進修，而醫院的進修管理制度關系到外出學習進修的規范化管理，為了完善醫院進修管理制度，加強醫務人員進修的規范化管理，建立《外出進修申請表》《外出進修住宿費管理制度》和《外出進修人員考勤制度》等文書檔案，為醫院的人才增值和人才儲備提供必要的文書檔案管理。

二、醫院文書檔案管理工作改進措施

文書檔案管理具有規范性、專業性和服務性，在醫院日常工作中扮演著重要的角色，為醫院規范化管理提供必不可少的文書管理工作，醫院相關管理工作的工作效率和質量也需要文書檔案管理的支持。為了不斷完善文書檔案管理的工作，我建議可以從以下幾個方面進行改進：

（一）緊抓文書檔案的收集整理工作。醫院檔案收集整理工作，是醫院資料、信息保存的重要環節，使之在使用時能夠按照要求提供必要的服務，這在文明醫院、等級醫院評比的過程中尤其重要。所以要從思想上和行動上加強對文書檔案管理的認識，把文書檔案管理放在重要位置上，制定持之以行的文書檔案管理工作制度，落實好文書檔案的收集整理工作，便于有效地開展檔案工作，為醫院的發展歷程提供有效的檔案利用。

（二）設立專職文書檔案工作人員。為了進一步提高文書檔案管理者的各項素質，醫院必須重視檔案管理者的人才培養計劃，招收專業的檔案管理人員，在崗位設置上設立專職文書檔案管理者，為文書檔案的管理工作做到規范化和科學化。同時號召醫院的其他職能科室人員參加專業化檔案管理業務知識培訓，擴充兼職文書管理人員的知識面，為醫院各項文書檔案管理提供了效率和質量。

（三）建立文書檔案工作績效考評制度。為了提高文書檔案管理者的工作積極性，醫院可以參照辦公室的工作績效標準，利用對文書檔案管理的考評方法，按照工作任務的落實情況和崗位職責履行情況，對文書檔案管理者進行績效考核，并將考評結果反饋到個人，以鼓勵性績效工資提高文書檔案者的福利和待遇，讓文書檔案管理者全心全意投入到檔案事業中去。

（四）以公文處理為主，建立健全文書檔案保管制度。醫院文書檔案大部分都是由公文轉化而來，所以做好公文管理是醫院文書檔案管理的前提和基礎。為了提高公文管理效率，必須嚴格要求公文質量，制定統一標準予以規范化管理，以公文處理為主，以公文質量規范性為保障，掌握好文書檔案管理的發展前沿的新技術，使文書檔案管理的合理性和規范性得到進一步的落實。為了進一步健全文書檔案保管制度，需要進一步改善文書檔案室的軟件設備和硬件設備，更新文書檔案信息化管理系統，購買空調機、抽濕機和抽風機的設備，配置專業的檔案儲存柜，保持庫房的溫濕度適宜。

[1]李義.試析社會網絡對數字圖書館服務產生的影響[J].卷宗，2014（12）.