醫院文書檔案管理的特征以及創新方法

文/貴州省都勻市黔南州精神病醫院　陳佳強

醫院文書檔案管理的特征以及創新方法

文/貴州省都勻市黔南州精神病醫院陳佳強

本文主要針對醫院文書檔案管理的特征以及創新方法進行研究分析，并且依據實際情況提出了一些意見，希望能夠推動醫院文書檔案管理工作的開展，推動我國醫療衛生事業的持續發展。

醫院文書檔案；特點；管理方式；創新

在醫院文書檔案管理工作中，其主要作用就是對醫院的行政管理進行記錄，能夠有效地反映出醫院的日常管理狀況，同時還包括了醫院的長久發展規劃、醫院年度工作總結以及階段性工作總結、醫院資料統計、重要會議記錄等，對于醫院的發展具有重要作用。就現階段來說，醫院文書檔案管理工作已經成為醫院管理工作的重要構成部分，隨著醫院的不斷發展，傳統的管理方式已經不能滿足實際的工作需求，只有不斷地進行創新才能保證相關的開展。

一、醫院文書檔案管理工作的特征分析

在醫院文書檔案管理工作中，所涉及的領域較寬、檔案的類型種類較多，并且具有很強的綜合性，能夠反映出醫院的基本狀況。通常來說，醫院文書檔案管理工作的特征主要有：

（一）綜合性。在實際的醫院文書檔案管理工作過程中，相應的檔案管理都是通過醫院的內部機構對醫院的綜合檔案進行管理，如果從檔案的類型來看，其主要包含了：人事檔案、基礎建設檔案、科學研究檔案、財務管理檔案、醫務工作檔案、總務工作檔案、醫療設備檔案、醫院黨務工作檔案等。如果從檔案文件的來源進行分析，不僅包括了上級部門所印發的或者醫院自身制定的相關規章性、政策性、指導性、業務性的文件，而且還包括了和醫院相關單位或者其他部門往來的文件或者一些編史修志的文件材料。

（二）專業性。通常來說，醫院在實際的工作過程中都是以相應的醫療工作為主，并且在實際的工作中能夠形成相應的文書檔案， 能夠反映出主體工作狀況，所以，相應的文書檔案內同具有很強的專業性。例如：醫院在發展過程中制定的長久計劃、業務診療等，各方面的檔案管理都具有一定的專業性。

（三）保密性。在醫院文書檔案管理工作中，做好檔案管理工作的主要目的是為醫院的相關工作提供一定的指導作用，并且相應的文書檔案管理工作具有極強的保密性、業務性等特點，其開放程度較低，僅限于在醫院的工作人員進行查看，不能提供更深層次服務。

（四）階段性。醫院在發展過程中，相應的行政管理科室較多，所形成的文書檔案也存在一定的松散性，因此，為了保證醫院在某一個階段的某項工作能夠順利進行，并且所形成的文件具有一定的連續性、系統性以及完整性，所以，醫院現階段的文書檔案管理工作的周期為一年或者半年。

二、醫院文書檔案管理工作創新

（一）加強醫院文書檔案管理的規范化。就現階段而言，醫院在文書檔案管理工作中，應該積極制定完善的醫院文書檔案管理工作機制，保證管理工作的規范化。同時，醫院的相關部門還應該積極制定相應的落實制度，保證相關工作能夠得到有效落實，對文書檔案管理的各個環節進行控制，保證各個環節都能夠嚴格按照相應的程序進行工作，從而能夠有效的提高工作質量。

（二）開展文書檔案歸口管理機制。在實際的醫院文書檔案管理工作中，文書檔案管理主要涉及人事檔案、基礎建設檔案、科學研究檔案、財務管理檔案、醫務工作檔案、總務工作檔案、醫療設備檔案、醫院黨務工作檔案、辦公室檔案管理等方面，其中辦公室檔案管理工作是整個工作開展的核心部分，因此，醫院的相關部門應該將相應的文書檔案管理歸口到辦公室檔案管理工作中，積極地對各個科室的工作人員進行督促，保證相應的文件能夠及時完成整理、上交，此種方式有效地避免了辦公室檔案文化出現分散、混亂、堆積等現象，保證了文件檔案的齊全、完整性，同時，還具有良好的保密性，實現了專一化管理，提高了醫院文書檔案管理工作的整體水平。

（三）加強對文書質量的控制。文書質量是檔案管理工作的前提，文書通過收集、整理、歸納總結最終形成檔案，所以，文書質量對于檔案管理質量具有直接影響。因此，在實際的管理過程中，工作人員應該依據實際情況對文書的規范狀況進行綜合分析，找出問題所在，積極對相應的預防安全進行修正；另外，還要積極對醫院的工作人員進行培訓，開展以文書處理為主題的專業講座，能夠提高醫院文書質量。另一方面，還要加強對文書檔案收集、整理等工作的監督，保證良好的工作，同時，還要積極對相應的底稿進行保存，在相應的工作完成以后，工作人員應該積極對文書檔案進行核對，保證其準確性。

（四）加強對信息管理技術的應用。在現代化管理工作過程中，工作人員應該積極將計算機技術以及數據庫技術進行結合，改變傳統的管理模式，制定一體化管理方式。首先工作人員應該積極依據實際狀況對各個科室的文書檔案進行整理，使其更具規范性，然后，在將其制作成為電子檔案，對其進行編號，通過掃描以后儲存到數據庫中；最后，完成電子檔案的收集整理。另外，還要做好相應的保密工作，制定完善的安全管理系統，加強對文書檔案管理系統的安全系數，才能保證文書檔案的安全，有效地提高文書檔案管理工作效率，推動醫院的發展。

三、總結

綜上所述，積極對醫院文書檔案管理的方式進行創新，具有重要意義，能夠提高醫院整體管理水平，推動醫院工作的開展。在實際工作過程中，工作人員應該從醫院文本檔案管理工作的實際狀況出發，制定合理的工作方式，才能達到事半功倍的效果。

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