試論血站設備檔案形成的特點、整理方法與體會

文/唐山市中心血站　劉寶云

試論血站設備檔案形成的特點、整理方法與體會

文/唐山市中心血站劉寶云

本文分析了血站設備檔案形成的特點，結合實際工作介紹了血站設備檔案的整理方法及體會。

血站設備檔案；特點；整理方法；體會

采供血機構是我國醫療衛生系統中具有保障作用的重要環節和部門。依據《中華人民共和國獻血法》和相關法規，全國地級以上城市普遍設置了采供血機構（即中心血站），負責當地的采供血工作。唐山市中心血站是經唐山市人民政府批準依法設置的采供血機構。承擔全市轄區內800萬人口的采供血任務。在日常大量的采供血工作中，各類專用設備與業務工作緊密結合，為保障獻血者和用血者的安全，設備的應用起到了基礎性的保障作用。多年來，在血站設備檔案管理實踐中，對設備的地位、設備檔案形成的特點、整理方法有切身的體會。

一、血站設備在業務工作中的地位

采供血機構是以提供血液制品作為特殊產品的部門。血液制品的質量與安全是采供血機構運行的根本要求，它關系到用血者的康復與安全。血站各類設備在采供血業務中的正常運行是保證各種血液制品質量和效益的手段。各類專業設備的應用與業務工作的效益、質量、安全融為一體。以唐山市中心血站為例，設備的應用與地位在業務工作中有三個方面的重要作用。

（一）血站各類設備的應用是完成工作任務的保證。為保證全市醫療用血，唐山市中心血站的采供血工作量巨大。僅以2013年至2015年采供血數據為例：2013年，全年共計采血93104人次，其中全血87088人次；血小板6016人次，共32.80噸（其中采集全血30.90噸，血小板1.90噸）。全年供應臨床懸浮紅細胞29.10噸，冷沉淀13671個單位，血小板10060個治療量。2014年，全年共計采血84476人次，全年共計采血29.61噸（其中采集全血27.53噸，血小板2.08噸）。全年供應臨床懸浮紅細胞類27.38噸，血小板10495治療量，冷沉淀14139單位。2015年，全年采血84126人次，全年共計采血28.98噸（采集全血26.65噸，血小板2.33噸）。全年供應臨床懸浮紅細胞類25.79噸，血小板11620治療量，冷沉淀類19028單位。如此巨大的采供血工作，是以每人次的采供血為單位，經過采集、檢驗、成分、包裝、存儲、供血等環節，最后用于臨床醫療。如果沒有質量優良、性能穩定、自動化程度高的各種專用設備的應用，單純依靠人工方法是不能完成的。不但血液制品的數量、種類、質量不能充分保障，而且血站的運行成本將激增，血站的社會效益和經濟效益將大幅下降。

（二）血站各類專業設備的應用是血液制品質量控制的保證。質量就是生命，責任重于泰山。血液制品作為特殊產品，保證血液質量是血站生存的根本。目前，唐山市中心血站涉及的血液檢驗指標有數十個，血液制品種類有十多種。而且隨著醫學技術的發展和進步，社會不同個體的需求，檢驗的項目和血液制品的種類還會增加。而所有這些關系血液制品質量和安全的檢驗項目與成分的過程，都是通過各種專業儀器設備完成的。一個現代化的血站，如果沒有專業設備的應用，保證血液制品的質量與安全幾乎是不可能的。多年來，唐山市中心血站憑著高度的責任心和專業設備的應用，在保證臨床用血中，無一例經血傳染性疾病的發生，有效地維護了人民的身體健康。

（三）血站各類專業設備是血液安全保管和運送的保證。

血站除保障正常的臨床醫療用血外，作為唐山市行政區域的血液中心，還必須根據用血量的實際情況，對用血高峰期和應對突發事件緊急情況下的大量用血有所儲備。因此，合理周轉和應急儲備一定數量的血液制品，是血站的常態化工作。血液制品的儲存和運送是保證用血安全的最后防線，符合血站技術規范要求的低溫、恒溫血庫設備和運送血制品的專用設備是用血安全的保證。

二、血站設備檔案形成的特點

采供血機構是政府直接管理的事業單位，為保證血液制品的質量與安全，有效維護人民的生命與健康，政府在血站設備的購置和專業設備的運行檢驗等方面，實行了全程監管。因此，血站設備檔案的形成除具備一般設備檔案構成來源外，還具有如下特點。

（一）設備購置前行政監管形成的文件材料。為保證血站設備的質量和購置成本控制，血站購置設備前，根據業務工作需要，對所需購置設備的用途、功能、型號、價格等向政府主管部門報告。經政府主管部門審核批準后，在政府主管部門監督下進行招標采購。在這個過程中，形成了預算報告、政府有關部門批復、招投標書、購貨合同等一系列文件材料，成為設備檔案的重要組成部分。

（二）設置開箱、安裝、調試、培訓等形成的文件材料。

設備到站后，開箱驗收時隨設備標配的裝箱清單、設備中英文使用說明書、光盤、操作手冊、操作規程等文件材料；設備安裝調試時形成的安裝驗收記錄、設備調試運行記錄，維護記錄等文件材料；對業務人員的操作培訓記錄、運行使用記錄等文件材料。

（三）設備檢驗、日常維護、試劑檢驗等形成的文件材料。作為政府監管的重要組成部分，對大型關鍵設備的校驗，每年由標準計量監督部門給予認證；設備在運行前，每天都由業務人員進行日常運行維護；血液檢驗所需的不同批次的試劑，使用前都要經過設備測試。以上這些文件材料，不僅是血站業務工作的重要指標，同時也是設備檔案的重要組成部分。

三、整理方法及體會

唐山市中心血站現整理保存設備檔案144卷（冊），涉及各種專業設備100多臺（套），固定資產價值5311萬余元。依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》GB/T 11822（2008），兼顧血站設備檔案形成的特點，采用如下整理方法：

（一）單獨設置。在唐山市中心血站全宗內，按科學技術檔案構成范圍，設備檔案作為技術檔案的一個類別，單獨設置目錄排列。

（二）組卷。按設備檔案形成特點和一般案卷構成要求，按卷內文件材料形成的重要程度和時間順序，分別對政府行政監管形成的文件材料、設備開箱驗收材料、設備安裝調試材料、操作培訓材料、驗收記錄、維修記錄、校驗記錄等整理排列。

（三）案卷編目。依據案卷內文件排列順序，分別對每份文件材料按要求編寫頁號，編制案卷封面（主要包括擬寫案卷標題、填寫編制單位、編制日期、保管期限、檔號、填寫目錄號、順序號、卷內目錄等）。

（四）案卷裝訂。設備檔案一般不裝訂，對隨機標配的設備說明書、操作規程、操作手冊等裝訂的材料保持原樣。

（五）幾點體會。檔案整理的基本要求是齊全完整，最大限度地保存文件材料的連續性，便于保管和利用。鑒于血站設備檔案地重要性和特殊性，設備在正常運行中行政監管和業務工作使用中相結合形成的新的文件材料，需按實際情況進行處理。一是政府技術監督部門對重要設備的校驗認證是常態化管理。為便于管理和利用，每年應單獨組卷排列。二是作為業務工作的技術要求和標準，日常對設備的檢測、保養和維護等形成的文件材料，各種批次試劑檢測與設備儀器的使用已融為一體形成的文件材料，作為業務檔案的構成隨業務檔案歸檔管理。三是對設備的改造、維修和配件更換等形成的文件材料，為便于整理、保管和利用，應單獨整理組卷排列。