論職工教育的檔案管理

文/山東省招遠市職工教育辦公室　楊松芹

論職工教育的檔案管理

文/山東省招遠市職工教育辦公室楊松芹

本文首先介紹職工檔案管理在當代新形勢下的重要性，然后對當代職工教育檔案管理的現狀進行分析，針對存在的問題提出了相應的檔案管理有效手段，最后得出了檔案管理對職工教育的作用，從良好的職工教育氛圍、職工的積極性兩方面進行分析。

職工檔案管理；現狀；有效措施；職工教育

一、職工檔案管理是當代新形勢下的必然要求

職工檔案管理作為企業現代化管理中的一個重要組成部分，它是加強職工教育管理的有效手段，也是促進職工教育發展的重要措施，職工檔案的有效管理能夠促進職工的積極性。職工檔案是指較為全面地記錄職工的基本信息，以及成長過程中的一些重要事件，它能夠真實有效地反映出職工的綜合思想素質與工作能力。由于職工檔案具有真實性和完整性，因此，職工檔案管理對職工的一系列保障措施上起著重要的作用。而職工教育檔案管理主要是包括學籍檔案、專業檔案、聲像檔案和文書檔案四大類別，另外，職工檔案管理的期限同樣也分短期、長期和永久三大類別。可見，職工檔案管理對職工發展的重要性，也是當代新形勢下的必然要求。

二、職工教育檔案管理的現狀分析

隨著企業改革的不斷深入，職工教育檔案管理依舊存在一些待解決的問題，主要體現在以下幾方面：一是職工教育檔案管理方法的落后。大部分企業存在檔案管理不規范的問題，有的企業沒有專門的檔案管理室，傳統的手工檔案管理普遍存在，雖然隨著計算機技術的迅速發展，職工檔案管理系統得到普遍的應用，但電子檔案的安全性和保密性不易控制。二是職工教育檔案的真實性和完整性較差。因為存在一些企業對職工的檔案并沒有嚴肅和認真地填寫，會導致檔案中出現錯誤，甚至對檔案進行修改，這就對后續職工的升職、退休以及勞動保障增加了阻礙。三是職工教育檔案管理工作人員的能力不高。因為檔案管理是一份較為專業的管理工作，對于檔案材料的分類與識別就需要專業的技術能力。但大多數企業在招聘檔案管理工作人員時并沒有引起足夠的重視，在后續的檔案整理過程中使得檔案管理的工作效率低下，并且錯誤率較高。四是職工本身的檔案意識低。在企業招聘員工的過程中，起著主要作用的是法律合同，并不是檔案，因此職工本身對檔案的重視度較低，加上現代化企業人才流動較快，會造成人事檔案丟失的可能。五是企業領導對于檔案管理的意識淡薄。因此企業最終都以盈利為目的，首先在對檔案管理的認識時就存在一些誤區，片面地以為檔案管理就是保管性的工作，并不是企業的主要工作，因此，這就容易造成職工檔案管理中出現諸多問題。

三、職工教育檔案管理應當采取的有效手段

（一）健全完善的職工教育檔案管理制度。檔案管理部門在企業現代化管理中的地位必須明確，因為檔案管理是一個動態的管理過程，因此檔案管理工作必須要遵循管理制度，要實現制度化、規范化。嚴格實施職工教育檔案管理的制度是對檔案管理的有效保障，通過管理制度的嚴格控制，能夠使檔案管理的準確性和真實性得到有效保證。

（二）強化企業領導職工檔案管理意識，提高檔案管理人員素質。隨著改革開放的迅速發展，強化檔案管理領導在社會主義新形勢下更為重要，對于企業來說，特別是企業領導，應當注重企業職工檔案管理，提高自身的意識。在管理檔案工作的同時應當確保檔案管理工作人員的專業性。另外，要不斷強化培訓，提高檔案管理人員自身的素質，把檔案管理工作人員的工作成績納入崗位管理目標，不定期地開展檔案管理人員的學習與培訓。

（三）提高企業職工教育檔案管理的建設。在對企業職工教育檔案進行管理時，要提高檔案的立卷質量。從登記到入盒都需要相關負責人的簽字。其次，要加強科學化和規劃化的管理，對不同級別，不同職位的檔案要進行專門管理，便于后期的查找與審閱。最后，要完善檔案管理責任制，采用現代化設備進行檔案管理，計算機系統的使用使得檔案管理變得便捷，但采用計算機管理的同時應當注意保密性和安全性，這就需要明確管理人員的責任制。

四、檔案管理對職工教育的作用

（一）營造了良好的職工教育氛圍。有效的檔案管理能夠營造良好的職工教育環境。良好的工作環境是職工教育成功的有力保證，檔案對于每個職工而言是極其重要的，是職工正常晉升的有效證據與保證，有效的管理檔案能夠促使職工教育環境的氛圍。檔案也促使著企業從過去傳統的職工教育培訓變為實踐生產中理論與實踐相結合的方式，在營造良好職工教育環境的同時，也提高了自身的教育素質。

（二）調動了職工的積極性。首先，職工教育的目的性是為了使得職工專業化技能得到提升，從而適應企業的需要，提高工作效率和企業效益。有效的檔案管理促使企業有針對性地開展一系列的培訓與學習，培養各個方面的專業技術人才，做到檔案管理與企業的實際需要相結合，有的放矢，使得職工能夠意識到教育的重要性，使得他們在培訓與學習過程中不覺得枯燥乏味，從而調動職工的積極性。這一方面有利于提高職工自身的專業技術，另一方面有利于提高企業的運營效率。

五、結語

檔案管理作為企業現代化管理的重要管理部門，在完善和強化健全的檔案管理制度的同時，部門領導應當重視檔案管理，提高檔案管理工作人員的綜合素質，這對職工教育的氛圍營造和職工積極性具有重要意義。

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