檔案信息化建設若干問題解析

文/谷城縣住房保障和房屋管理局　崔萬有

檔案信息化建設若干問題解析

文/谷城縣住房保障和房屋管理局崔萬有

本文對房產檔案信息化建設中存在的問題以及檔案信息化管理的重要性進行詳細的分析，并提出信息化檔案的開展對策。

房產檔案；信息化建設；重要價值；問題

隨著信息技術在檔案管理中的不斷推廣，各地的房產檔案都開始采用信息化模式對檔案進行管理，雖然這種檔案管理方式極大地提升了管理工作的效率，但是在開展的過程中還是存在資源利用不充分以及管理意識不足等問題，這些都對房產檔案的管理與利用造成了一定的影響，因此，想要更好地對房產檔案進行管理，必須要對存在的弊端進行深入地分析，同時思考出有效的解決方案，確保檔案信息化建設的有效開展，從而提升房產檔案管理效率，使之能夠符合檔案管理事業的發展。

一、實施信息化檔案的重要價值

（一）提高檔案管理工作效率。實施信息化檔案建設，能夠有效地改善以往檔案管理中存在的一些問題，并能打破原有工作地點以及其他因素對檔案工作的限制，使該項工作能夠向科學、高效的方向進行發展，從而提升該項工作的服務質量與效率。

（二）幫助檔案工作實現可持續發展。隨著信息技術的不斷進步與普及，信息化辦公已經成為今后社會發展的必然趨勢，檔案管理工作自然也不例外，無論是在檔案管理的理念上，還是管理、保存方式上都與以往有所不同，檔案管理系統也在不斷進行著改進與完善。房產檔案管理部門只有全面、詳細地認識到檔案信息化建設的必要性，才會使檔案相關的各方面工作得到有效提升，使其能夠與時代的發展相符，實現可持續發展的目標。

（三）開發出新的管理功能。建立信息化檔案管理系統能夠對房產檔案的信息進行科學的分析、整理，在管理方面具有諸多新的功能：

1.數據預警功能。這種功能其實就是對房產的交易數據進行分析，能夠使政府有關部門以此為根據，并使其與房產市場的實際情況與發展前景相結合，從而對市場的房價做出宏觀的調控，實現房產市場的平穩發展。

2.信息分析功能。就是管理者在對檔案信息進行錄入時，會建立數據分析系統，電腦系統能夠自動對這些數據進行分析、整理，相關部門人員可以根據分析的結果對本地的房產開發作出正確的決策，從而有效規避風險。

二、實施檔案信息化存在的問題

（一）檔案信息資源整理方面的問題。歸納起來主要有如下幾點：

1.信息歸檔完整性較低。房產檔案涉及的內容與部門較多，信息的來源較為分散，很難保證信息歸檔的完整性，雖然各部門之間也建立了信息傳輸系統，但使用率并不高，人們還是更加傾向使用傳統的歸檔手段。

2.檔案整理存在一定的難度。建立一份完整的房產檔案需要與多部門之間進行聯合，這些部門之間都是獨立的，因此在進行信息傳輸時很容易出現信息遺落以及重復的情況，這些都對檔案的管理造成了一定的阻礙，對于檔案信息化的開展產生了一定的負面影響。

3.對檔案資源的再利用效率較低。目前相關部門對于房產檔案的信息數據并沒有進行深層次的發掘，只是將其當成是房產依據進行儲存，導致很多檔案都處于閑置的狀態，并沒有對這些信息進行開發、再利用，導致檔案真正的價值并沒有被充分體現出來。

（二）對檔案信息化管理的認識并不全面。雖然電子檔案的使用已經經歷了一段時間，但是一些檔案管理人員對于信息化管理模式的認知并不全面，單純地認為信息化管理僅是對檔案信息的存儲，實際上對檔案進行電子化儲存只是信息化管理模式中的功能之一，想要將這種管理模式的功能全面發揮出來就需要建立一個完整的檔案管理體系，并要對信息化管理進行全面的了解與認知。

（三）對于檔案信息化建設的重視程度不足。導致相關人員對于檔案信息化建設重視程度不足的原因主要有兩個方面，一方面，一些檔案管理機構并沒有設置一套較為成熟的信息安全防御機制，致使一些檔案管理人員并沒有對信息安全進行正確的認知，在檔案管理和檢查方面也沒有進行高度的重視。另一方面，就是技術方面的問題，主要就是檔案信息安全方面的問題，由于一些檔案人員并沒有系統學習過計算機安全防御技術，因此無法為電腦安裝殺毒、防御系統，導致檔案信息保存的安全性存在一定的風險，而部分檔案管理人員對于安全防御問題并沒有給予足夠的重視，這些都會導致檔案信息丟失或損壞等情況的發生。

三、實施檔案信息化的應用對策

（一）建立健全的檔案信息資源庫。房產檔案的信息數量規模極為龐大，想要建全建立的檔案信息資源庫并不是一朝一夕就能做到的事情，相關人員必須要投入足夠的耐心與決心，首先要對檔案的儲存系統進行更新，可以選擇安全性能較強的“SAN”儲存系統，并要設立配套的光盤備份以及恢復體系，從而將現有的資源庫光盤復本保存下來。要設定自動化備份功能，使系統能夠定期對制定的信息內容進行備份與恢復。除此之外，還要設置動態的信息更換系統，此系統和靜態的檔案信息儲存系統并不相同，它并不是固定不變的，而是可以根據房產權屬的變化而隨之發生改變，是一項針對業務的檔案信息動態機制。使用動態的管理系統能夠使檔案信息隨著房產權屬的變動而進行更新，同時會將變更的信息傳輸到相關房產管理部門的電腦終端上，從而實現房產產權的在線實時更新，使檔案中產權的轉讓和變更以及查封等狀態與信息能夠與實際情況相符。

（二）提供強大的技術和資金支持。針對信息化管理模式推廣中存在的技術方面的問題，相關管理部門可以通過提供強大的技術支持與資金支持來幫助解決這一問題，可以從以下幾個方面入手：

1.加大對信息化檔案管理的投入資金數額。相關管理部門要提高對檔案管理的重視程度，建立專項的投入資金，并要按照實際的工作開展情況對資金進行及時地調整。除此之外，還可以通過服務外包的方式，對檔案信息化建設體系進行改革，要支持檔案管理部門對自身的管理技術進行提高，從而實現高質量管理的目標。

2.優化檔案管理軟件與硬件方面的設施。在得到足夠的資金支持之后，檔案管理部門就應對自身的各種設施進行詳細的檢查，并制定出適合的設施優化方案，打造良好的信息化辦公環境。與此同時，要對電腦管理軟件進行更新、升級，使管理軟件既能對房產市場的動態進行追蹤，又能提升對檔案信息的管理效率，真正實現高速率檔案管理。

（三）規范檔案管理工作程序。想要實現高質量的檔案管理工作，就需要規范檔案管理的工作程序，要對檔案建設與管理中的每一工作環節制定明確的操作標準，從而保證工作質量，提升工作效率。因此信息化檔案需要對紙質檔案進行掃描或者文字錄入等，并將其轉化為電子檔案，在這過程中如果工作人員的操作不當都會造成檔案信息的失實，因此要對檔案接收以及人工輸入等環節進行規范，并要保證嚴格按照相關條例進行操作，保證檔案管理的高效性。

（四）提高對檔案信息安全的重視程度。檔案管理部門要加強檔案管理者對于信息安全的重視程度，并要對人員進行系統地培訓，讓他們能夠對信息安全的重要性進行全面的認知，并要提升他們對于信息系統安全防御能力水平，使其能夠在工作時準確判斷可能存在病毒的軟件與文件，并能夠對其進行正確的處理。

（五）設立健全的信息化檔案管理體系。僅憑檔案管理部門對檔案進行管理的力量畢竟有限，因此檔案管理部門要與房產管理相關部門進行聯合，建立檔案管理局域網絡，對各部門進行統一管理，真正實現信息化檔案管理。要對每一部門的信息管理與錄入制定明確的制度，保證信息能夠完整、準確地傳輸到檔案管理部門，并要設定每一部門對于檔案查看與使用的權限，保證檔案信息的安全性與保密性。

四、結束語

鑒于房產檔案的重要性，相關檔案管理部門要對自身信息化管理工作存在的問題進行深入地分析，并根據實際情況提出相應的解決方案，促進信息化管理工作的順利進行，提高檔案管理的工作效率，與此同時，相關部門要對檔案資源的價值進行全面地認知，將其具有的功能充分開發出來，從而更好地為民眾進行服務。

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