事業單位檔案管理信息化建設

文/內蒙古自治區土地調查規劃院　塔娜

事業單位檔案管理信息化建設

文/內蒙古自治區土地調查規劃院塔娜

信息技術的發展使得事業單位檔案管理也發生了很大的變化。事業單位逐漸轉變了過去傳統的檔案管理模式代之以先進的信息化檔案管理模式。本文重點分析了事業單位檔案管理中存在的問題，進而提出了加強事業單位檔案管理信息化建設的途徑。

事業單位；檔案管理；信息化；途徑

隨著市場經濟和科學技術的不斷發展，事業單位傳統的檔案管理工作已經越來越不能適應當前社會的發展。為了有效促進事業單位檔案管理的利用效率，事業單位必須要轉變思路，將現代信息技術引入檔案管理中，積極開展檔案管理信息化建設，進而推動事業單位整體發展。本文會重點分析當前事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，提出相關的解決措施，希望能夠促進事業單位工作效率的提升。

一、事業單位檔案管理信息化建設的意義

隨著信息技術的飛速發展，為檔案管理工作帶來了機遇也帶來了挑戰。檔案是事業單位的寶貴資源，它涵蓋了大量的信息，包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄，以及事業單位的發展歷程、單位建設等重要信息，由此可見檔案管理在事業單位的整個管理發展過程中都發揮著關鍵作用。因此要加強事業單位檔案管理信息化建設，為事業單位提供更加真實、可靠的數據。一方面加強檔案管理信息化建設不僅能夠促進事業單位的可持續發展，還能夠實現社會主義現代化建設，滿足事業單位基本的工作需求。加強事業單位檔案管理信息化建設能夠為各部門工作人員提供最為真實、有效的數據，使檔案資料得到最充分地發揮，提高檔案資源的利用效率。

二、事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合能力有待加強。要實現檔案管理信息化建設必要有具備信息化建設的專業人才。但在實際的檔案管理工作中，從事檔案管理工作的人員很多是從一線崗位退下來的老干部，他們雖然具有很高的職業素養和思想道德文化意識，但是由于對檔案管理專業理論和實踐知識不是很了解，導致在工作過程中經常出現手忙腳亂的現象。另外，由于他們對現代信息技術掌握不夠熟練，所以在運用計算機的過程中總是出現這樣或那樣的問題，不能夠利用現代化的信息技術進行檔案管理工作，對于檔案資料的收集和整理過程還只是采用最原始的方法，既浪費了大量的時間，也浪費了檔案工作人員大量的精力。

（二）檔案管理信息化制度不夠完善。由于事業單位的檔案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在進行檔案管理信息化建設后，很多的制度沒有建立和完善，影響了檔案管理工作的進行。檔案管理工作者在進行信息化管理時沒有任何的參照物，只是按照原來的制度進行管理，當然會出現很多的問題，導致很多的檔案資源沒有得到充分地利用，檔案資料的價值也沒有得到充分地發揮，影響了事業單位檔案管理工作的進行。

三、加強事業單位檔案管理信息化建設的途徑

（一）提升檔案管理人員的綜合素質。要提升檔案管理人員的綜合素質可以從以下幾個方面做起：首先要具備檔案管理的專業理論和實踐知識，這樣才能在檔案管理工作中做到游刃有余。其次要強化檔案管理人員的信息化意識，加強計算機專業技能培訓，讓他們掌握最基本的計算機操作能力，保證檔案管理信息化建設的順利實現。最后，檔案管理人員還要具備較高的思想道德意識和職業道德觀念，這樣他們才能夠全身心地投入到檔案管理信息化建設的大潮中，促進事業單位的良性發展。

（二）建立健全的檔案管理機制。信息時代的檔案管理工作不同于傳統的檔案管理，需要一套更加科學完善的制度作為保障。首先，要建立完善的檔案管理制度，包括對原有紙質檔案資源的保管以及對硬盤、磁盤等檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對檔案進行備份，防止由于介質損壞或計算機故障造成的檔案損壞或丟失。另外，要完善檔案管理信息化使用制度，在查閱和使用檔案時要嚴格按照相關制度來進行，必須做好相關的審批登記工作，保障檔案的完整性和安全性。

（三）加強檔案管理數字化建設。為了實現事業單位檔案管理信息化建設，必須要利用現代信息技術加強檔案數字化建設，將大量的紙質文檔轉換成為數字形式，這樣不僅方便了檔案人員的管理，同時還使檔案資料更易于保存，提升了事業單位檔案資源的利用率。

（四）建立檔案管理信息化網站。為了提高事業單位檔案資源的利用效率，檔案管理人員可以通過網站的建設，給檔案使用人員提供方便。這是當前一種非常有效的檔案管理方法，這種方法能夠實現檔案資源的快速流轉和高效傳遞。事業單位檔案管理網站的建立，適應了當前信息化發展的潮流，提高了資源的使用效率，促進了事業單位檔案管理工作的發展。

四、結語

綜上所述，隨著信息技術的發展，事業單位傳統的檔案管理方式已經不能適應社會的發展，為了適應社會發展的新形勢，事業單位必須要加強檔案管理信息化建設，提高事業單位檔案資源的利用效率，為實現事業單位的可持續發展奠定堅實的基礎。

[1]吳麗麗.芻議事業單位檔案管理信息化建設[J].考試周刊,2015（94）:194.

[2]陳天宇.事業單位檔案管理信息化建設解析[J].信息與電腦(理論版),2016（03）:177-178.