醫(yī)院辦公室公文管理探究

文/湖南航天醫(yī)院　何波

醫(yī)院辦公室公文管理探究

文/湖南航天醫(yī)院何波

醫(yī)院作為一種獨(dú)具特性的存在，相當(dāng)數(shù)量的醫(yī)院或多或少會(huì)忽略公文管理。醫(yī)院面對(duì)行業(yè)新形勢，就需要在管理上做文章。現(xiàn)階段，醫(yī)院要真正實(shí)現(xiàn)高水平的公文管理，就仍需要對(duì)醫(yī)院辦公室公文管理進(jìn)行探究，進(jìn)一步提出行之有效的辦法。

醫(yī)院；辦公室；公文管理

醫(yī)院辦公室公文管理向來是醫(yī)院管理中較為薄弱的部分，多數(shù)醫(yī)院對(duì)公文管理的關(guān)注度不夠，導(dǎo)致辦公室公文管理水平難以真正上一個(gè)新臺(tái)階。面對(duì)行業(yè)新形勢，各大醫(yī)院要想更好地在行業(yè)中生存，就需要加倍關(guān)注醫(yī)院辦公室公文管理。

一、醫(yī)院辦公室公文管理的現(xiàn)狀闡述

（一）醫(yī)院對(duì)此重視不夠，辦公室從事公文管理工作人員的水平有待提高。醫(yī)院最為重要也是最主要的任務(wù)就是“救死扶傷”，因此，醫(yī)院的任何活動(dòng)都應(yīng)圍繞“醫(yī)”這個(gè)字眼。但醫(yī)院的管理水平上不來，醫(yī)院“救死扶傷”的本質(zhì)作用就難以發(fā)揮。大多數(shù)醫(yī)院對(duì)辦公室公文管理的工作重視不夠，認(rèn)為這是“細(xì)枝末節(jié)”的工作，這直接制約了醫(yī)院管理職能的發(fā)揮。另外，在醫(yī)院從事公文管理工作的人員，相當(dāng)一部分水平不足，專業(yè)從事公文管理的人員較少，整體上看，學(xué)歷水平和綜合技能均有欠缺的部分，難以勝任醫(yī)院高水平的公文管理工作。

（二）由于醫(yī)院辦公室對(duì)科室公文的監(jiān)督管理不夠，公文規(guī)范較難落實(shí)。醫(yī)院辦公室承擔(dān)著對(duì)醫(yī)院科室的公文監(jiān)督責(zé)任，需要對(duì)職能科室的公文情況進(jìn)行把控，但是就目前部分醫(yī)院的情形來看，多數(shù)院辦公室對(duì)科室公文的監(jiān)督管理不夠，這種管理的缺乏使得公文的規(guī)范性難以保證。由于辦公室的監(jiān)督管理職能未充分發(fā)揮，使得醫(yī)院公文在規(guī)范性上稍顯不足，標(biāo)準(zhǔn)在執(zhí)行時(shí)仍難以落實(shí)，主要體現(xiàn)在文種使用混亂，公文的發(fā)文權(quán)限不夠清晰，沒能注意醫(yī)院某些公文的保密性，公文歸檔上難以做到規(guī)范等方面。

（三）醫(yī)院辦公室公文管理大多仍采用傳統(tǒng)方式，現(xiàn)代信息技術(shù)使用較少。受到傳統(tǒng)觀念的影響，醫(yī)院辦公室公文管理大多采用傳統(tǒng)方式，用傳統(tǒng)方式管理辦公室公文，一則是效率低，工作進(jìn)行的速度慢。二則是容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)誤，公文的第二次查找也比較困難。因此，就當(dāng)前形勢看，醫(yī)院需要脫離辦公室公文的傳統(tǒng)方式。再者，現(xiàn)代信息技術(shù)使用較少，難以提高醫(yī)院辦公室公文管理的效率。

二、醫(yī)院辦公室公文管理改進(jìn)之辦法

（一）增強(qiáng)醫(yī)院辦公室公文管理的意識(shí)，引進(jìn)并培養(yǎng)高素質(zhì)公文管理人才。醫(yī)院既作為行政部門也作為公共服務(wù)窗口，承擔(dān)的任務(wù)較為艱巨，做好醫(yī)院日常公文的管理工作，既是在提高醫(yī)院的辦公效率，簡化內(nèi)部辦公流程，也是在節(jié)約最大的醫(yī)療資源為廣大患者服務(wù)。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)辦公室公文管理工作的重視，從領(lǐng)導(dǎo)到普通人員都應(yīng)該樹立公文管理的意識(shí)，把公文管理當(dāng)成一個(gè)重要的工作來做，真正提高醫(yī)院辦公室公文管理的水平，最終服務(wù)于整個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)。 此外，引進(jìn)并培養(yǎng)高素質(zhì)公文管理人才也是提高醫(yī)院公文管理水平的重點(diǎn)工作，醫(yī)院可以有針對(duì)性地招聘專門的公文管理人才，利用高素質(zhì)人才提高公文管理的效率和水平。對(duì)已有公文管理人員，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這一部分人員的培訓(xùn)，可通過宣傳、培訓(xùn)會(huì)、講解等方式，增強(qiáng)其公文管理的能力。

（二）醫(yī)院辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科室公文的監(jiān)督管理，做好辦公室公文規(guī)范工作。前文已經(jīng)提過，醫(yī)院辦公室充分發(fā)揮監(jiān)督管理職能，才能使科室的公文進(jìn)一步規(guī)范。辦公室公文本就是一個(gè)需要有相當(dāng)規(guī)范性的公務(wù)文書，規(guī)范性是公文的主要特點(diǎn)之一，特別是對(duì)于醫(yī)院這類特殊組織，公文的規(guī)范性就顯得尤為重要。醫(yī)院辦公室加強(qiáng)其監(jiān)督職能，更有利于公文規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院辦公室難以做到對(duì)科室每一份公文進(jìn)行監(jiān)督管理，其監(jiān)督管理職能的發(fā)揮，應(yīng)依靠定期或不定期的檢查和清算工作。因此，根據(jù)事實(shí)情況，院辦公室可采取抽查等方式對(duì)科室的公文進(jìn)行查閱，檢查其公文是否合乎規(guī)范，最大程度加強(qiáng)對(duì)科室公文的監(jiān)督。具體來說，醫(yī)院辦公室監(jiān)管需要關(guān)注的部分有：是否以醫(yī)院規(guī)定的統(tǒng)一的辦公室公文的格式行文，是否嚴(yán)格按照公文的發(fā)文權(quán)限發(fā)文，是否注意醫(yī)院某些公文的保密性，是否明確公文的閱辦權(quán)限等。

（三）轉(zhuǎn)變觀念，加大醫(yī)院辦公室公文管理現(xiàn)代信息技術(shù)的使用比重。在辦公室公文管理方式上，醫(yī)院急需轉(zhuǎn)變觀念，采用更為先進(jìn)的管理辦法，加大醫(yī)院辦公室公文管理現(xiàn)代信息技術(shù)的使用比重，提高醫(yī)院辦公室公文管理的效率，提高其管理水平。具體來說，就是進(jìn)一步使用辦公自動(dòng)管理系統(tǒng)，將需要告知于眾的公文在這個(gè)平臺(tái)上發(fā)出，使辦公室公文的受眾更多，這不僅減少了公文的傳送時(shí)間，也能使公文能及時(shí)地通知到收文部門。而需要更為注意的是，醫(yī)院辦公室公文中有相當(dāng)一部分是需要保密的，這部分的公文并不適合在辦公自動(dòng)管理系統(tǒng)中發(fā)布。此外，建立計(jì)算機(jī)檢索公文系統(tǒng)也是醫(yī)院需要關(guān)注的一部分。醫(yī)院辦公室公文的數(shù)量眾多，類別繁雜，若想找到某一公文十分困難。而利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率，真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、結(jié)語

醫(yī)院辦公室公文管理在醫(yī)院管理中扮演著重要角色，只要將辦公室公文管理提高到一定的水平，達(dá)到一定的水準(zhǔn)，醫(yī)院整體的管理才能得到進(jìn)一步提升。關(guān)于醫(yī)院辦公室公文管理的探究始終在路上。

[1]劉芳.如何做好醫(yī)院公文的規(guī)范化管理工作[J].民營科技,2014（09）:113.

[2]張媛.淺析如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2012（19）:207-208.