新時期如何做好國企辦公室行政管理工作

艾佳露

摘 要：國企辦公室行政管理工作是保障單位工作正常進行的關鍵，具有高度綜合性、廣闊的涉及面、繁雜冗長等特性，是企業中連接上下、多向交流的重要部門。本文闡述了國企辦公室工作的地位、職能，并為在新時期、新形勢下做好國企辦公室行政管理工作提出了一些參考意見。

關鍵詞：國企辦公室；行政管理；建議

一、引言

國企辦公室是一個具有全面、綜合性質的工作部門，不僅承擔著實施、研究、參謀等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦協調、業務接待、通訊收發等微觀服務任務，是一個單位承上啟下、協調左右、連接內外的“樞紐”。新的形勢對國企辦公室強化政務、搞好事務、規范服務等方面提出了更高的要求。

二、全面了解國企辦公室工作的非凡地位

辦公室作為一個單位的“門面”，地位和作用顯而易見。辦公室人員需要全面了解辦公室的地位與作用，順應新局勢和工作的要求，盡力提升辦公室工作水平。辦公室屬于綜合性辦事機構，是維系一個單位正常運轉的“橋梁”與“紐帶”，承擔著連接上下的工作。作為單位的“窗口”，辦公室工作內容繁雜，隨機性、偶發性較強，雖然很多是零散的事情、重復的工作，但是人們通常通過這個“窗口”來了解與評價單位的工作。

三、充分掌握辦公室的行政管理職責

在行政管理方面，辦公室面臨的工作大多是上級部門與本單位下達的各項行政命令，面臨的工作者大多是領導與各部門員工。辦公室的行政管理職責主要由五個部分組成：

（一）協助功能。辦公室對上級機構的安排結合本單位領導的態度貫徹執行工作任務，同時還要安排和核驗具體操作，對強化企業管理、維護正常工作環境、確保工作質量有著重要意義。

（二）中樞功能。國企辦公室在管理工作中需擔負調節工作，以維護正常工作環境，及時轉述傳達上級機關和本單位領導的指示精神，積極調節好各部門的關系。做好上情下達和下情上傳，促進信息暢通流轉，具有連接上下、協調內外的紐帶功能。

（三）督辦功能。任何一項工作，決策之后關鍵還是在落實。辦公室不僅要將上級機關和本單位安排布置的每件詳細事務準時高效地完成，還要牽頭加強各部門辦事流程合規性、有效性的建設，并加大督查督辦的力度，確保單位工作無盲區、無死角。同時在單位內各部門營造良好的工作氛圍，聽取他們的意見，全面調動員工的凝聚力，共同完成各項工作。

（四）服務功能。辦公室工作是一項“服務”工作，樹立服務意識，每一位辦公室人員都要立足日常工作，增強責任意識。積極服務領導的決策，服務各部門間的協調配合，服務基層單位的溝通聯絡，為推進各項工作順利開展做好服務和鋪墊工作。

（五）參謀功能。辦公室是輔助領導工作的“左右手”，要緊緊圍繞公司的中心工作，及時準確提供“領導想要知道”和“領導需要知道”的信息，做到“謀”在關鍵處、“參”在點子上。

四、優化辦公室行政管理工作的舉措

做好辦公室工作，不斷優化辦公室行政管理工作，全面發揮辦公室的綜合功能，核心是不斷深化服務理念、加強團隊建設、強化學習能力、深化智囊團作用、創新利用信息技術、完善辦公室制度建設。

（一）不斷深化服務理念。要牢固樹立“大服務”理念，我們定位辦公室工作為“服務”工作，就要不斷深化服務意識，要求每一位辦公室人員立足日常工作，增強責任意識。積極服務領導的決策，服務基層單位、各職能部門間的協調配合，服務基層單位的溝通聯絡。持續完善信訪接待流程，配置專人處理來信來訪，妥善處理基層員工基本訴求，排查企業不穩定因素，為企業健康穩定發展保駕護航。同時辦公室工作紛繁復雜，在繁瑣的工作中要確保頭腦清醒，嚴謹細致地對待工作，甘于付出、不怕吃苦，講原則、講紀律。要保持認真務實、兢兢業業的態度，嚴格用各項規章制度和紀律規范自己。不管是大事、小事，時刻秉持嚴謹細致的態度，做到無疏漏、無誤會、無錯誤。

（二）不斷加強團隊建設。辦公室作為公司的“服務中心、信息中心、督辦中心、協調中心、參謀中心”，需要建立向心力和凝聚力強的人才隊伍。抓好辦公室隊伍的建設，不僅要適合當前企業對辦公室工作的需要，更要將隊伍建設的方案納入到企業發展方向的前列。要堅守“以人為本”的思想觀念，實現人性化管理，領導上做到公平公正，秉公辦事，不偏不倚；思想上常交流、頻溝通，做到以心換心，誠信待人；生活上做到互相關愛，惺惺相惜，全面展現企業辦公室的人情味和親切感，持續加強辦公室的向心力和親和力氛圍。

（三）不斷強化學習能力。辦公室行政人員除具有一定的寫作、調研理論、管控資料等專業能力外，還應該熟悉與辦公室工作相關方面的延伸知識，通過學習持續充實自己，把握新理論、新知識。對單位現實工作中出現的難題進行調研、總結、精煉，做好經驗性研究。針對公司業務領域的發展，要采取了多種學習形式，努力提升知識能力。可與高校或協會聯合，采取外培方式，加強理論知識學習；通過在系統內部對標、外部交流等方式，吸取先進管理經驗；廣泛開展自學活動，提升業務能力。

（四）不斷深化智囊團作用。辦公室行政人員要通過學習持續充實自己，主動提高工作層面的高度，開拓新視野、新思路，對上級精神和工作要求進行深入解讀和逐條梳理，在決策進程和重大事項的處理過程中，提出針對性強、條理清晰、頗有見地的建議和意見。全面構筑綜合信息平臺，將公司主要經營情況、重大事項說明，各職能部門完成事項、會議情況及下月工作安排等信息收集匯總，呈報企業領導和相關部門參閱。定期采編和分析最新宏觀經濟形勢，及與行業相關的國際國內政策和最新管理觀點等信息，為領導提供決策依據和智力支持。協助領導想大事、議大事、謀大事，既想領導之所想，更想領導之未想，成為領導的外腦和智囊，輔助領導進行重大事項的決策。

（五）不斷創新利用信息技術。在信息時代，要不斷轉變觀念，以新思路、新方法、新舉措不斷改善和提升辦公信息化應用能力，確保快速、高效地與相關部門及基層單位持聯系，更好地服務于企業發展大局。不斷提升公文處理管理水平，積極推動公文處理辦公自動化，提高OA系統的覆蓋面，提升公文流轉速度，提高公文處理工作效率。利用信息技術，創新溝通方式，確保交流渠道安全通暢，要全面利用多媒體及信息技術，采用即時通訊系統、企業郵箱、視頻會議系統等，提高溝通效率。打造以內部即時通訊系統、視頻會議系統為主的公司溝通交流平臺，通過快捷群、廣播消息等功能，進行內部交流及會議通知等。

（六）不斷完善辦公室制度建設。建立健全部門規章制度，為辦公室規范有序運行提供有效的制度保障。同時對現有制度的有效性、適應性進行評審，實行持續改進，確保制度的有效性和完整性。持續提高制度本身的可執行性，結合工作實際，優化業務流程，及時祛除不符合實際需要的內容，保證制度來源于實踐，通過執行制度提升工作水平。另一方面要不斷提高辦公室系統人員的執行能力，進行全員制度規章系統培訓，加強執行文化建設與培養。建立有效的約束機制、監督機制和激勵機制，打造以“自我對標、自我考評、橫向考評、上級考評”交叉聯動考評體系，做到“人人都是考核官，事事背后有績效”。適時優化監督和獎勵機制，對執行效果突出的科室或個人予以獎勵，對執行能力差，經培訓仍無法滿足工作要求的，給與相應的懲罰。通過不斷完善部門管理機制，進一步優化管控體系，保障辦公室協調、規范、有序運轉。

五、結語

國企辦公室行政管理工作在整個單位中處于基礎、核心的地位，工作人員應正確深刻認識到其工作的內容范圍、意義，在充滿挑戰和機遇的新時期要不斷轉變觀念，以新思路、新方法、新舉措不斷改善和提升辦公室行政管理工作，以更好的服務于企業發展大局。

參考文獻：

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