高校檔案管理的規范化問題探究

吳海燕

摘 要：文書檔案（公文）是檔案的重要組成部分，高校文書檔案管理的好壞直接影響到高校檔案管理質量。只有高質量的公文才能保證高質量的檔案，只有保證文書處理中的規范化、標準化，才能從整體上提高整個檔案工作的質量。本文扼要闡述當前高校檔案管理的現狀，探討當前高校檔案管理中存在的問題及其產生的原因，進而提出加強當前高校檔案管理的規范化措施，以期更好地為高校發展服務。

關鍵詞：高校 ；檔案管理； 存在問題 ； 規范化措施

Abstract：Documents play a significant role on the archives. The quality of college documents management has a direct impart on file management in Colleges and Universities. High-quality documents can guarantee the high level of the archives. The quality of the whole archives work will be improved through ensuring the standardization of documents management. This paper briefly expound the present situation of the archives management in College， discuss the problems existing in the archives management and found the reasons for its existence. In addition， this paper put forward some valuable suggestions to strengthen the standardization of the archives management.

Key words ： Archives management in Colleges and Universities Existing problems； Standardized measures

中華人民共和國行業標準《檔案工作基本術語》對檔案的定義表述是：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”高校檔案是指高校在教學、教研、管理等活動中形成的真實記錄，是反映和維護高校歷史真實面貌的寶貴財富。它不僅是高校歷史的原始記錄，更是高校發展走向康莊大道的基石。作為高校的重要基礎工作之一，高校檔案工作也是衡量高校教育教學質量和管理水平的一個重要指標。因此，重視高校檔案工作理應成為依法治校、依法治教的題中之義。

高校檔案是指高校從事招生、教學、教研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。其中，文書檔案（公文）是檔案的重要組成部分，高校文書檔案管理的好壞直接影響到高校的檔案管理質量。只有高質量的公文才能保證高質量的檔案，只有保證文書處理中的規范化、標準化，才能從整體上提高整個檔案工作的質量。《中華人民共和國檔案法》中明確規定：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”。這一原則的確立，既是我國檔案工作長期實踐經驗的總結，也是我國社會主義制度對檔案工作的必然要求。當前正是我國高校加速發展戰略機遇期，如何加強檔案的管理工作，更好地為高校發展服務，是我們檔案工作者面臨的一個新的重要課題。

一、當前高校檔案管理中存在的問題及原因淺析

1.公文格式不夠規范

撰寫高校公文時，必須參照《國家行政機關公文格式》進行撰寫。但是，在高校檔案的實際管理過程中，公文的格式卻屢屢存在一些差強人意的地方，影響著文書檔案案卷的質量，主要表現在以下幾個方面：

（1）原稿不完整，發文字號、編號不規范。

公文原稿的規范整理是公文處理中的一個重要環節。但是，有時候有的公文材料只有復印件，沒有原件；甚至有的公文只有定稿，沒有原稿或者修改稿。而關于發文字號方面，發文字號中印有“字”、“第”字，不符合規定，如“×××字〔2016〕×號”， 應為“×××〔2016〕×號”；有時字號編虛位，還出現了漏號、重號等情況，這些差錯都是由于登記不及時，分類不準確造成的，這些情況既影響了公文質量，又不符合公文立檔的要求。

（2）文種使用不規范。

根據《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要有十三種。但在實際應用中，往往“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，有的甚至自編文種，如把兩個文種合二為一為“請示報告”或“請示函”，甚至還有把沒有列為文種的“方案”、“規定”、“計劃”等作為文種在標題中使用。

（3）成文日期不規范，附件不規范，用紙不當。

公文成文日期以負責人簽發的日期為準，但有的部門往往是印好了文件再找領導簽發，這就影響了公文的時效性。另外，在成文時間中使用年號時，阿拉伯數字與漢字數字甚至英文字母混用現象較多，如“2016”（根據2012年《黨政機關公文處理工作條例》，黨的機關和行政機關公文格式進行了統一，成文日期全部用阿拉伯數字。）印成“二○一六”或“二0一六”或“二o一六”，前者用漢表述，或用阿拉伯數字0替代，后者用英文字母o替代。而有的在有附件的公文中缺少附件，公文有附件而不附，就不能算是一篇完整、規范的公文。還有在某些高校中，存在著公文用紙沒有采用GB/T148中規定的A4（210mm×297mm）型紙，而是使用16K型紙，即使同是16K型紙，大小也不一致，且沒有注重克度要求，常因紙張質量差和耐折度低而使保存時間不長便開始發黃，使公文的嚴肅性、美觀性和檔案的完整性都受到影響。

（4）個別文件存本沒有蓋公章，有些文件表面不夠雅觀。

某些高校的檔案室，發現有個別文件沒有蓋公章就保存起來，甚至有些文件表面不夠雅觀，例如“文件破損、字跡模糊、文件帶有金屬物”等。按規定所有存檔的文件都必須蓋公章。在檔案入庫前應該去污、消毒、去酸；對一些不利于檔案保存的紙質材料和字跡（托裱破損文件，字跡稍模糊的）應以復印或加膜等方式保護；對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管；對一些不利于檔案保護的包裝物（文件材料上的金屬物，不銹鋼檔案專業用品除外）應去除。

2.高校領導不夠重視

由于人們對高校檔案管理工作不夠重視，并且受到傳統觀念、個人閱歷和思維習慣等主客觀因素的影響，不少高校領導并沒有從根本上認識到檔案工作的政策性、業務性等重要性的要求，在潛意識中存在“重建設、輕檔案”的思想。高校雖配備了檔案管理的領導機構和工作人員，但是檔案管理工作并沒有經常擺放到議事日程上，在制度建設上也跟不上高校的發展。甚至，在大多數高校中，檔案管理僅僅停留在做好檔案收集和記錄，在人員的配置（甚至有的高校領導把檔案部門作為安置一些“老、弱、病、殘”的“養老單位” ）和檔案管理的具體制度等方面投入力度不足，造成了檔案部門人員配備不夠科學、業務水平不高、經費不足和設備陳舊等局面，致使檔案管理工作效率低下，甚至出現了一些高校檔案資料歸檔整理不及時，檔案資料不齊全，查詢使用困難的不利局面，嚴重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應有的功能，制約了高校的有效發展。

3.檔案工作人員檔案意識薄弱

前面說過，由于高校領導對于檔案部門不夠重視，檔案管理制度不夠健全等原因，進一步弱化了檔案工作者本身的檔案意識。誠然，檔案管理是一項枯燥而又在短時間內發揮不了作用的工作（因其功效的發揮是一個漸進和隱性的過程，有的甚至得到若干年后才能顯現），因而容易被人們所忽視，甚至產生檔案工作“地位不高，作用不大”的錯誤觀念。有的高校雖有檔案管理制度，但又缺乏執行力度，使制度變成擺設，工作流于形式。這些，都造成一部分檔案工作者認為檔案工作就是一份“彈性工作”，所謂的工作指標也只是“軟指標”而已，檔案歸檔不及時，歸檔不符合要求，甚至部分人沒有把資料保存好歸檔的意識，這些都造成了檔案資料的不完整和部分重要文件的缺失。諸如此類，歸根到底，都是思想上不重視、檔案意識不強、檔案工作氛圍不濃造成的。

二、加強當前高校檔案管理建設的規范化措施

1.規范公文處理格式，提高公文質量

在公文處理中，相關負責人必須貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃高校檔案管理工作，應該嚴格根據《國家行政機關公文格式》的要求來處理公文，規范公文格式，提高公文質量。

（1）明確好應該歸檔公文的歸檔范圍。高校檔案是指高校從事招生、教學、教研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史文件材料應列入歸檔范圍。高校檔案的歸檔范圍包括：黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、產品生產、出版物、外事、財會、學生、聲像等十二個大類。對照本單位《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，將所收集的文件材料分出應歸檔部分。屬于歸檔范圍的文件材料轉入下一流程，不屬于歸檔范圍的及時剔除。

（2）明確各類公文的歸檔時間，在規定日期內做好歸檔工作。學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；各院系等應當在次學年寒假前歸檔；科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。電子文件歸檔實時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的其他載體歸檔時間一致。

（3）規范公文文種。行政機關的公文種類主要有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要，公文的文種應當根據行文日期、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。認真區分每一種文種的性質和適用范圍，選擇正確的適合行文要求的文種，不應生造文種（方案、計劃、辦法等）。

（4）規范公文格式。公文格式一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、機關等部分組成，根據不同文種，有的部分可以省略。其中，發文字號應使用六角括號“〔 〕”，不得使用“（ ）”、“【 】”、“[ ]”等，序號前不加“第”字，不編虛號；規范標題為“發文機關+事由+文種”，不應省略發文機關，轉發通知可直接轉發最高一級機關；附件主體應放在公文版記之前，印發、轉發文，在正文中不標明附件；成文日期為領導簽發的日期，文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如20160505；正式的文件得蓋印章；征求意見稿、試行應放在書名號內；公文排版格式要規范，字體字號要標準（每面22行，每行28個字，共616字，正文3號仿宋，標題2號方正小標宋，頁碼用4號半角宋體。

2.高校領導必須加強檔案意識，建立健全檔案管理制度

高校檔案管理工作由高校校長領導，因此，高校領導必須貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，加強自身的檔案意識，必須認識到：高校檔案質量的好壞直接影響到高校的發展，高質量的高校檔案是高校發展的保證之一，也是一所高校文化底蘊深厚的體現。在工作中，高校領導必須建立高校檔案工作規章制度，將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；高校領導還必須建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需的設備以及經費；在工作的實施過程中，還得研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。對于高校專職檔案工作人員列入學校事業編制，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校、科研和管理人員同等的待遇。

3.提高檔案工作人員的檔案意識

《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令 第27號）第三章第十四條規定：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核和評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高高校檔案管理水平。”因此，作為高校檔案工作人員，必須具有高度的檔案意識和高水平的業務能力；要貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管高校的各類檔案及有關資料；要積極參與高校檔案工作人員的業務培訓。

三、結語

時代的發展與高校建設，對我國高校的檔案管理工作要求越來越高。在目前我國高校加速發展的情況下，要增強高校領導和檔案工作者的檔案意識，建立健全高校檔案管理制度，提高檔案工作者的專業技術水平，加強檔案的管理工作，不斷開拓創新， 實現檔案管理工作數字化、信息化，從而更好地為高校發展服務。

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