新形勢下電子檔案管理的優化策略及有效措施

謝霞+陳素英

【摘要】由于相關制度不完善，管理人員素質偏低，新形勢下，電子檔案管理仍然面臨一些問題與挑戰，主要表現為原稿管理被忽視、歸檔管理不被重視、檔案安全管理不足。為彌補這些缺陷與不足，實際工作中應該采取優化策略和有效措施，加強原稿管理、完善規章制度、重視安全管理，并注重管理培訓，提高管理人員素質。

【關鍵詞】新形勢；電子檔案管理；規章制度；安全管理

新形勢下，隨著計算機和信息技術的發展與進步，電子檔案出現并得到越來越廣泛的應用。通過電子檔案的應用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案的占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者的需要。同時，為促進其作用有效發揮，應該加強管理工作，促進電子檔案管理水平的提高。但目前電子檔案管理工作中，一些人員素質偏低，制度不健全，導致管理仍然存在不足，應該采取優化策略和完善措施。

一、新形勢下電子檔案管理面臨的問題與挑戰

新形勢下，雖然電子檔案的應用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質偏低，當前電子檔案管理仍然面臨以下幾個方面的問題與挑戰：

（一）原稿的管理被忽視。為方便打印，人們習慣應用計算機起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視電子文件的管理工作。多數人不注重加強電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護文件夾，對文件任意進行增減、刪除或篡改操作，導致原始的電子文件面目全非，失去歸檔保管的作用，需要采取改進措施。

（二）歸檔管理不被重視。傳統的紙質檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員進行管理。紙質檔案的使用時間較長，工作人員經驗豐富，總結出行之有效的工作流程、方法和原則，相關制度也比較成熟，有利于提升檔案管理水平。而電子檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲于磁盤中，并保留在信息數據庫，方便檔案信息資源共享。但由于電子檔案的生成環境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質檔案的方式進行，電子檔案的歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。

（三）檔案安全管理不足。電子檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴重，甚至導致檔案數據資料難以恢復。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護技術手段不足，未能綜合應用防火墻技術、密鑰技術等，安全管理制度措施也沒有被嚴格執行，制約電子檔案管理水平提升。

二、新形勢下電子檔案管理的優化策略及有效措施

為彌補電子檔案管理的不足，根據新時期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認為應該從以下方面入手，采取優化策略和改進措施。

（一）加強原稿管理，重視電子文件收集。電子檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應該加強原稿管理，做好存儲和備份工作。同時注重電子文件收集，與紙質檔案完全不同的是，電子文件的收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應該做好搜集工作，進行整理和歸檔。并與紙質檔案建立對應關系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質拷貝件或微縮品，避免電子檔案丟失。

（二）完善規章制度，加強歸檔管理工作。完善電子檔案管理規章制度，推動管理工作制度化和規范化。明確相關人員的職責和權限，讓他們有效適應電子檔案管理需要，嚴格落實各項制度措施。重視電子檔案綜合利用，加強管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，避免受到不必要的損失。

（三）重視安全管理，健全安全管理制度。加強電子檔案安全管理工作，注重安全防范工作。要綜合采用加密、簽署、信息認證、身份驗證、防篡改等措施，實現對電子檔案的有效管理。還可以將其修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護電子文件的原始結構，增強其安全性與可靠性。做好備份工作，綜合應用加密技術、訪問控制技術、數字簽名、信息備份與恢復等措施，實現對電子檔案的有效管理，確保其安全可靠。

（四）注重管理培訓，提高管理人員素質。引進基礎扎實、責任心強、信息技術應用水平高的管理人員，實現對電子檔案的有效管理。完善管理培訓制度，學習相關理論和前沿知識，促進電子檔案管理效率的提升。管理人員要加強學習，掌握檔案管理制度和規范要求，提高計算機業務水平，有效利用其開展檔案管理工作。積極參與檔案管理業務培訓，豐富理論知識，提升愛崗敬業精神，增強動手操作能力，有效提升電子檔案管理水平。

三、結語

新形勢下，隨著信息技術和計算機的廣泛應用，電子檔案的應用也越來越廣泛。為促進電子檔案管理水平的提高，實際工作中應該認識存在的不足，結合電子檔案管理需要，綜合采取優化策略和有效措施。從而促進電子檔案管理水平的提高，使其更好地運營和發揮作用。

【參考文獻】

[1]文一博.新形勢下加強電子檔案管理的策略[J].黑龍江檔案，2015（1）：99.

[2]蘇全玉.高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設應用[J].濰坊學院學報， 2015（5）：112-113.

[3]陳航.高校電子檔案管理的優化策略分析[J].求知導刊，2016（4）：72.