淺議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館辦公室工作

朱波伊 劉岱

摘 要： 通過對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館辦公室工作方式和內(nèi)容的變化的論述，并針對目前圖書館辦公室面臨的現(xiàn)狀，對如何做好辦公室工作和提高工作效率和質(zhì)量提出了對策。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 工作內(nèi)容變化 對策

abstract：through to the university library under the network environment office work style and content of the change of the paper， and in view of the current situation of library office face， on how well the office work and improve the efficiency and quality of puts forward the countermeasures

key words：network environment working content change countermeasures

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）08-0076-01

高校圖書館辦公室的工作細碎、繁瑣，工作人員經(jīng)常來往于各部門間協(xié)調(diào)溝通；許多痕跡需要保留歸檔，因而除了學(xué)校要求的報送內(nèi)容外，辦公室自己根據(jù)情況也保留了大量紙質(zhì)原稿。原有的“寫文章用紙筆，辦事情靠跑腿”舊模式隨著網(wǎng)絡(luò)的日益影響與計算機應(yīng)用的滲透，高校圖書館辦公室工作方式和內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化，高校圖書館辦公進入了自動化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館辦公室工作方式和內(nèi)容的變化

以往各項行政、人事、規(guī)章制度等檔案資料的統(tǒng)計與保管落后，不能及時與兄弟院校圖書館進行溝通和相互學(xué)習(xí)，不能及時處理有關(guān)文件，接收學(xué)校政務(wù)信息落后和遲緩，各種文件靠人工傳遞，這樣的方式耗時、處理周期長和時效性差。使圖書館辦公室工作朝著事務(wù)處理信息化、咨詢決策智能化、指揮調(diào)度現(xiàn)代化的管理目標邁進，是提高工作效率的重要保障，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館辦公室管理工作勢在必行[1]。

1.文檔管理納入浩瀚系統(tǒng)

傳統(tǒng)的文件管理是把文件原稿復(fù)印、存檔，一部分文件按學(xué)校規(guī)定送到檔案室統(tǒng)一存放，一部分自己留底。日積月累每個辦公室都有許多數(shù)年的檔案材料，需要查閱時特別費時費力，由于人員的更換，有些文件找不到尤其是部門自己歸檔的那部分。近年來，我校檔案管理進入電子化，組織各部門指定檔案管理人員每年參加學(xué)校的檔案培訓(xùn)，文檔納入浩瀚系統(tǒng)管理。我館按浩瀚系統(tǒng)的統(tǒng)一要求，在計算機上建立專門存放圖書館文件的文件夾，并分類錄入完成各項文檔、材料，使紙質(zhì)文件電子化，提高了文書檔案的分類、歸檔和保管工作。這樣，避免因人員變動等原因?qū)е聶n案的人為遺失，同時也方便了各部門的隨時調(diào)閱。

2.固定資產(chǎn)管理規(guī)范錄入

固定資產(chǎn)管理是圖書館一項很重要的工作。傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理是運用卡片、單證等紙質(zhì)介質(zhì)來進行。我館于2007年評估期間對資產(chǎn)進行了一次較為徹底的清理，在進行了清點核實、報廢處理后，對在用資產(chǎn)作了電子錄入管理。之后，學(xué)校的固定資產(chǎn)管理開始步入電子化管理。我們參加了學(xué)校的固定資產(chǎn)錄入系統(tǒng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，開始用現(xiàn)代辦公軟件管理圖書館的固定資產(chǎn)，根據(jù)學(xué)院資產(chǎn)管理處的要求，清理核對、統(tǒng)計上報和報廢資產(chǎn)、申報設(shè)備采購，及時規(guī)范錄入固定資產(chǎn)系統(tǒng)，提高了工作效率，規(guī)范了部門的資產(chǎn)管理，避免了以往資產(chǎn)管理上登記不清、實物與使用部門、管理者不符的狀態(tài)。

3.宣傳報道網(wǎng)絡(luò)化

以往的宣傳報道我們都是以報紙等紙質(zhì)形式出現(xiàn)，每月或定期出版，每做一期要到各部門去收集信息、編輯，再送到報社排版校對，最后運回來，不僅時間精力費用花不少，而且許多消息時效性也過了，學(xué)校的大多師生由于各種原因都沒看到或去注意過我們的報紙，所以宣傳只是部門的“歷史記錄”，失去了應(yīng)有的意義。現(xiàn)在我們的宣傳報道均是以電子文本為主，在計算機上形成電子文本，及時將館內(nèi)動態(tài)向外發(fā)布，直接傳送到校園網(wǎng)主頁上，大家直接點擊上網(wǎng)了解很方便，可以使讀者更快地了解圖書館最新最快的咨詢、最新動態(tài)、工作內(nèi)容，以便了解圖書館現(xiàn)狀，能更好地服務(wù)于廣大讀者。

4.財務(wù)管理程序電子化

圖書館的經(jīng)費管理涉及辦公、設(shè)備和圖書采購等，點多面廣。如省財政廳和學(xué)院關(guān)于省級財政項目支出預(yù)算、編寫申報圖書專項經(jīng)費等，津貼的制作上報、年度財務(wù)預(yù)算和事業(yè)單位公務(wù)卡的推行，均依照學(xué)校的財務(wù)預(yù)算和管理相應(yīng)的電子系統(tǒng)進行制作的。規(guī)范的操作，加上紙質(zhì)的簽字蓋章，使帳物兩清、帳目清楚、簽登完備，程序清楚。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好高校圖書館辦公室工作的對策

1.打破世俗的觀念，重視辦公室工作的發(fā)展

圖書館辦公室的工作不容易做好，但對全館又十分重要。辦公室是各部門的集中點，但又是忽視點，和大家關(guān)系不大時，就顯得受到的關(guān)心、幫助少。辦公室工作人員的地位、作用乃至形象并不能為人們所完全理解，辦公室工作人員常處于一無名、二無利、吃苦受累還受氣的局面，這種因素的制約，也使辦公室工作人員不能充分地履行其職責(zé)[2]。有事找辦公室，沒事地位就顯現(xiàn)不出來，這與世俗的觀念密不可分。大家總認為在辦公室不需要多少文化水平，雜活誰都會干。很多領(lǐng)導(dǎo)也有這樣的認識，對辦公室工作沒有得到足夠的重視。由于時間、精力有限，不少高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)往往只注重業(yè)務(wù)部門建設(shè)，感覺辦公室就是做一些具體的事務(wù)，隨便哪個都可以接替，不像專業(yè)人員缺一不可，不捅漏子就行，長此以往，辦公室成了一個單純的事務(wù)性機構(gòu)，工作人員培養(yǎng)機會少，流動性大，造成了辦公室工作缺乏長遠的發(fā)展規(guī)劃，使工作質(zhì)量提升受到限制。因此，圖書館領(lǐng)導(dǎo)一定要認識到辦公室的重要作用，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境辦公下，辦公室工作的方式和內(nèi)容已經(jīng)發(fā)生了很大變化，要制定合理的發(fā)展規(guī)劃，在業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職稱評定等方面給予辦公室工作人員以支持和鼓勵，支持辦公室的發(fā)展。

2.更新理念，樹立創(chuàng)新管理的觀念

圖書館必須在辦館理念和內(nèi)部管理理念上不斷創(chuàng)新。而辦公室作為圖書館內(nèi)部管理最重要的一環(huán)，管理理念的創(chuàng)新尤為重要。利用先進的設(shè)備、現(xiàn)代化的手段、采取靈活的方法，方便快捷地做好“服務(wù)”工作，使作為承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)絡(luò)各方的“橋梁”和“紐帶”的辦公室在工作中不斷賦予“服務(wù)”以新的內(nèi)涵，從而帶動圖書館管理整體理念上的不斷創(chuàng)新。

3.加強圖書館隊伍建設(shè)

圖書館辦公室不但要保障“硬件”投人，即現(xiàn)代化辦公設(shè)備，先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，同時還要重視“軟件”投人，即智力投資。在積極創(chuàng)造外部條件，改善辦公設(shè)備，緊密依托校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的同時，要完善智力投資機制，提高人才綜合素質(zhì)和能力，以保證辦公室工作的高效運轉(zhuǎn)。針對辦公室人員專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)時斷時續(xù)、沒有計劃或靠自身去找機會學(xué)習(xí)的現(xiàn)狀，今后圖書館辦公室應(yīng)根據(jù)自身工作性質(zhì)，以不同人員的條件，輪流組織參加一些定期、不定期的講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、課題研究、以及授課等。通過有目的的參與，才能有計劃地加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高了業(yè)務(wù)能力，促進和提升辦公室的工作。

4.提高館辦工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，與時俱進，肯于鉆研，提高辦事效率

館辦工作職責(zé)包括文秘、采購、人事、財務(wù)管理、對外聯(lián)絡(luò)、后勤保障等。不但要熟悉本部門業(yè)務(wù)，還要熟悉其他部門業(yè)務(wù)，熟悉圖書館自動化管理體系等。通過申報課題、文獻傳遞服務(wù)等來進一步鉆研業(yè)務(wù)，調(diào)查了解業(yè)務(wù)工作，發(fā)現(xiàn)不足，提升辦公質(zhì)量。

圖書館工作網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，要求館辦要掌握圖書館系統(tǒng)軟件的使用，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行信息的獲得和發(fā)布等，提高工作效率。[3]提高辦公室人員文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以有計劃地采取多種方式對館辦工作人員進行繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵根據(jù)自身特點、自身專業(yè)，有目的地選擇繼續(xù)深造，如高校教師碩士、圖書情報碩士等，通過“走出去”、“請進來”的方式舉辦學(xué)術(shù)研究和交流活動，外出參觀、考察，學(xué)習(xí)先進的圖書館辦公室管理理念，達到提高圖書館工作和服務(wù)水平的目的。

圖書館自動化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，圖書館辦公室的工作模式也應(yīng)隨之轉(zhuǎn)型，圖書館辦公室工作人員應(yīng)不斷探索辦公室工作的創(chuàng)新之路，在創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容、提高服務(wù)質(zhì)量上下功夫，增強先進的管理理念。只有不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，服務(wù)質(zhì)量才會不斷提高，辦公室的價值也才能得以充分體現(xiàn)，以更好地更快地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，促進圖書館事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

[1]張寧.芻議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館辦公室工作[J]. 科技信息， 2009（16）.

[2]黃嘉慧.高校圖書館辦公室工作漫議[J]. 圖書館論壇， 2003（4）.

[3]惠中艷.高校圖書館辦公室工作如何更好的與時俱進[J]. 黑龍江科技信息 ， 2008（36）.

作者簡介： 朱波伊zhuboyi（1970.9—），女woman，昆明醫(yī)科大學(xué)圖書館辦公室library administration office of Kunming Medical Unversity，館員intermediate professional titles

劉岱 liudai（1966.11-），女woman，昆明醫(yī)科大學(xué)圖書館辦公室library administration office of Kunming Medical Unversity，館員intermediate professional titles