關于住房公積金檔案信息化的探索思考

李永愛

摘 要：文章在分析了傳統管理模式現狀的基礎上，結合國家檔案管理要求和住房公積金具體實踐，重點論述了住房公積金檔案信息化的推進實施方向。

關鍵詞：住房公積金;檔案管理;信息化

中圖分類號： G276 ? ? ? ? ? ?文獻標識碼： A ? ? ? ? ? ?文章編號： 1673-1069（2016）30-112-2

0 ?引言

在深入貫徹實施《住房公積金管理條例》過程中，各級各部門對住房公積金引起高度的重視，繳存范圍正在擴大，繳存比例正在提高，使用效率正在加強，繳存人員流動幅度逐漸加劇，住房公積金檔案管理的信息化程度，深刻影響著人們的日常生活，切實關系到人民群眾的切實利益。

1 ?對住房公積金檔案管理信息化的幾點認識

檔案管理信息化是對現有以紙質為主要載體的檔案，通過采取電子掃描等高科技技術手段，對現在庫藏的檔案進行數字化加工，將紙質檔案轉化為影像，與電子檔案管理系統軟件連接建成健全的電子檔案數據庫，以供有關人員通過局域網、專網利用計算機對檔案實現自動化查閱、檢索、從而既有利于檔案的安全保管，又能提高檔案利用效率。根據國家檔案局、中央檔案室印發的《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》（檔發〔2005〕1號）、《全國檔案信息化建設實施綱要》（國檔發〔2002〕8號）等文件要求，把“加快檔案信息化建設”“加快現有檔案的數字化進程”列為機關政府、企事業單位信息化工作的主要任務。建立數字綜合檔案室、實現住房公積金檔案管理信息化勢在必行。

1.1 住房公積金檔案管理信息化是適應時代發展的要求

住房公積金檔案作為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步掌握信息技術為住房公積金檔案工作服務，節約檔案利用的空間和時間，最完整的保障檔案信息的安全，最大化實現住房公積金檔案管理的最優，是順應改革潮流，適應時代發展，為住房公積金檔案事業邁上一個新臺階的新舉措和新要求。

1.2 住房公積金檔案管理信息化是依法管理檔案的需要

依據《中華人民共和國檔案法》，各級檔案館（室）應當依法保管包括電子文件在內的各種門類各種載體的檔案信息資源。住房公積金檔案作為與人們生活工作息息相關的一種信息資源，更應當依法建立數字檔案館（室），并以數字檔案館（室）為依托，使住房公積金信息資源真正成為應長期保存的最終集結地。

1.3 住房公積金檔案管理信息化是加強檔案信息資源建設的需要

成立數字檔案室可將住房公積金辦理過程中形成的各類電子文件及時接收進館，與庫房檔案實現數字整合，大大豐富館藏檔案資源，方便利用。建設住房公積金數字檔案館（室），規范住房公積金電子文件的收集、歸檔、管理和利用，正是眾多技術手段中最行之有效的措施。

1.4 住房公積金檔案管理信息化是共享檔案信息資源的需要

通過辦公平臺，逐漸實現辦公自動化系統與住房公積金檔案系統的無縫鏈接，對住房公積金管理過程中形成的對國家和社會具有保存和利用價值的電子文件、電子檔案等信息資源進行整合，實行集中采集、歸檔，統一管理，統一提供利用，做到數據規范、安全保密、資源共享，使查閱者可以隨時通過軟件根據權限調閱、查詢住房公積金檔案資料，社會公眾也可通過互聯網訪問專用網站查閱部分公開非涉密的住房公積金檔案資料，實現住房公積金管理資料信息資源共享。

1.5 住房公積金檔案管理信息化是節約管理成本的需要

電子文件相對于紙質文件，其保管條件、運作成本要求較低。2015年，隨著住房公積金存量資金釋放年終目標任務的完成，產生了成千上萬的繳存檔案、支取檔案、貸款檔案，以及日常工作中形成的文件檔案，人事檔案等等。

1.6 住房公積金檔案管理信息化是安全保密工作的需要

對住房公積金檔案進行集中統一管理比分散管理更有利于維護電子文件的安全性，有效地防止涉密電子信息的外泄。同時，保管的安全系數進一步增強，可防止住房公積金有關資料、單據的遺失、損毀。

2 ?實現住房公積金檔案管理信息化的幾點思考

就目前住房公積金檔案管理而言，實現信息化首先要實現既有檔案的數字化。要按照規范要求分門別類，采用現代化信息處理手段，以統一規劃、分級建設、安全保密、突出特色為方針，以文檔一體化、歸檔文件雙軌制為原則，逐步對現有的住房公積金文件資料進行全面電子化處理，建立健全檔案目錄數據庫、現行文件數據庫，通過數據接口和檔案館檔案管理系統掛接，用先進的數字化檔案管理系統提供安全、高效的管理和利用，實現真正的住房公積金檔案資源共享。

2.1 住房公積金檔案管理信息化需要遵循的標準和規范

在數字化過程中，首先要嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《電子文件歸檔與管理規范》《電子文件管理暫行辦法》《文書類電子文件元數據方案》，以及國家檔案局《企業檔案工作規范》《數字檔案館建設指南》等國家法規和行業規定，就呂梁市住房公積金管理中心而言，還要遵循《山西省檔案管理條例》和《住房公積金檔案管理規范》等有關管理辦法。

2.2 住房公積金檔案管理信息化需要遵循的基本原則

首先要確定檔案信息化的對象，即要對所有住房公積金檔案文獻進行確認，將屬于歸檔范圍而且屬于永久或長期保存的，在工作中社會利用價值高的檔案資料列入信息化加工的范圍。

2.3 住房公積金檔案管理信息化過程中需要注意的問題

①對于大量住房公積金檔案的作息化加工工作，如果由外包服務商進行加工，必須要求其有合理的加工工序設置，必須有成熟的生產管理機制，必須有有效的監督管理制度，還必須有嚴格培訓、經驗豐富的生產、管理隊伍，還要有符合國家規定的保密資質和措施。②在對住房公積金檔案信息化加工前，要嚴格做好檔案的有關交接手續，以檔案的原始歸檔號（盒號）為檔案標識，作為記錄、核對的依據，與外包服務商做好記錄臺賬，相互簽字認可，同一批次接收的檔案，要同一批次歸還，對有破損的檔案，要有記錄和雙方的簽字認可。③在對住房公積金檔案信息化加工的過程中，要按照《檔案著錄規則》的要求，規范住房公積金檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。④在對住房公積金檔案掃描之前，根據檔案管理情況，盡量避免去除裝訂物，確實影響掃描工作需要拆除時應注意保護檔案不受損害。破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，必須先進行專業技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或燙平等）后再進行掃描。⑤在對住房公積金檔案掃描過程中，要進行全過程監控，認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。遇有漏掃、重張，圖像黑邊、偏斜、折角、不清晰等情況，及時進行重掃或補掃。對掃描出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應遵循不影響可懂度，展現檔案原貌的原則，進行去污處理。⑥掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的規范要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。保證裝訂牢固，案卷整齊，卷內材料不松動，脫落，保持與原案卷一致。⑦隨機抽取樣本，以質量標準為依據，檢驗產品質量，對于質量不合格的生產任務，返回至相應工序，重新加工。質量合格的任務則可以轉換格式，制成成品掛接到檔案管理軟件中。

3 ?住房公積金檔案管理信息化的經濟效益分析

3.1 直接效益

通過對住房公積金檔案信息化加工過程，加強對珍貴、重要檔案的保護，可以極大地提高檔案利用的效率和水平，提高檔案管理的工作效率。同時，在互聯網和政務專網上進行開放住房公積金檔案目錄的網上查詢，逐步實現網上開放檔案信息原文的有償查詢，實現增值服務。

3.2 間接效益

對住房公積金檔案信息化加工，有利于將檔案信息資源轉化為生產力，是檔案電子政務的重要組成部分，在推動檔案數字化的發展等方面有著積極的作用。一是實現7×24小時的實時在線，全系統任何角落的使用者都可以訪問自己所需的檔案資料，提高了查詢速度;二是實現住房公積金檔案信息資源的在線接收為各立檔單位節約了大量的人力、物力，節約了大量寶貴的時間，提高了工作效率;三是住房公積金檔案信息內容更加全面完整，不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容，利用者不需要再查閱紙質檔案，大大延長了住房公積金檔案的保存期限，間接經濟效益非常巨大。

總之，隨著住房公積金事業的進一步發展，建立住房公積金綜合數字檔案館（室）、實現檔案管理信息化是住房公積金檔案事業發展的必然產物，必將為住房公積金事業的健康、穩定發展提供有力的保障和積極的服務。

參 考 文 獻

[1] 姜之茂.當前檔案工作的走勢評析[J].上海檔案，2002，3.

[2] 張大偉.關于大雙軌制管理概念及其對策研究[J].檔案科技與現代化.