海洋檔案管理的問題及改進研究

楊帆 吳曉文 孫杰

摘要：海洋檔案管理工作因關系到海洋事業的發展而備受重視。文章分析了當前我國海洋檔案管理存在的信息化問題、安全管理問題、開發利用問題以及進館鑒定問題，并針對這些問題提出改進的策略，以期改善海洋檔案的管理工作。

關鍵詞：海洋檔案；問題；管理；改進

當前，由于我國海洋事業的全面發展，海洋檔案的有關工作也逐漸受到重視。海洋檔案作為一種原生的信息資源，在國家發展海洋經濟、維護海洋主權、保護海洋環境等各項海洋事業中發揮著其他信息資源不可替代的作用。隨著經濟社會的發展以及科學技術的進步，不對變化的環境將給予海洋管理工作新的挑戰，為此，必須進一步改進與加強海洋檔案的管理，改進當前海洋檔案管理工作中存在的問題。

一、當前我國海洋檔案管理存在的問題

回顧往昔，我國海洋檔案管理工作已實現多方面的進步。從“十五”期間開始，中國海洋檔案館的建設就取得了重大突破。“十一五”期間，海洋局檔案館的配備日漸齊全，各種海洋信息、文獻等檔案不斷豐富，初步的海洋檔案管理方案得到落實，這些進步標示著海洋檔案管理邁上新臺階。“十二五”期間，海洋檔案管理工作得到繼續發展，管理機制趨于完善，海洋檔案資源的全面整合、信息安全、資源共享等工作向前邁進，檔案管理與服務人員結構合理。經過三個五年規劃，海洋檔案管理工作水平顯著提升，為“十三五”的規劃及部署埋下堅實基礎。然而，當前的海洋檔案管理工作還存在著信息化、安全管理、開發利用以及進館鑒定等問題。

（一）信息化問題

現代社會儼然已是信息社會，檔案資料的產生、加工、傳輸、儲存與公布很大程度上都有賴于信息化。海洋檔案的信息化有多項積極的意義。首先，紙質的文獻資料在存儲的過程中可能出現丟失，造成資源浪費，信息化后，現代計算機技術基本可以避免信息丟失的問題。其次，信息化是暢通海洋檔案資料傳送的有效途徑，由于跨地區、跨部門項目增加，而信息傳送是無法避免的工作，信息化后，海洋檔案的輸出與接收速率極大增加，檔案管理人員的工作效率也將提升。最后，信息公開已是政府部門的工作常態，海洋檔案信息化有利于公眾的查詢、監督。然而，海洋檔案種類繁多，信息多樣，缺乏具備專業知識的檔案管理人員等問題，阻撓了海洋檔案信息化的進程。

（二）安全管理問題

雖然檔案數字化、數字化已是大勢所趨，但當前我國海洋檔案信息化程度仍不高，許多檔案已紙質形式存在。可以說，海洋檔案在其紙質存儲階段、數字化階段、信息化后階段都存在安全隱患，這值得檔案管理人員注意。首先，紙質檔案由于載體材質存在氧化的可能，長期保存或受蛀受潮都有可能使紙質檔案失真，影響信息的提取。其次，數據化過程中，員工對軟硬件系統存在依賴，高度集成的軟件處理解碼、編碼和加密等步驟都無法被肉眼窺探，使得記錄信息的工作人員必須配合其屬性設置 [1]。最后，信息化后，網絡的開放性也帶來了安全問題，通過網絡傳播的信息在任何節點都可能遭遇攔截、讀取、篡改等。

（三）開發利用問題

檔案信息是一種寶貴的信息資源，也是一種生產力。提高海洋檔案的利用率，對推動海洋事業發展具有重要意義。但是，傳統的“重藏輕用”的檔案管理觀念使得海洋檔案管理人員對海洋檔案的開發利用問題不能形成正確的認識[2]，以至于海洋檔案這一信息資源不能發揮它應有的作用。因此，必須處理好海洋檔案的開發利用問題，使海洋檔案更好地指導實踐，提升它的實際效益與價值。

（四）進館鑒定問題

進館鑒定，把檔案資料存入檔案館時，對海洋檔案的條件、質量、密級以及齊全性等方面特性的關注，也是檔案資料統一化、規范化、專業化的基礎。我國海洋檔案工作起步較晚，且由于前期的檔案整理工作缺乏標準指導，導致已進館的海洋信息資料存在問題[3]。盡管在2016年7月，以《國家海洋局歷史檔案進館工作指南》為準則的第二次歷史檔案進館工作已通過驗收。但是，從檔案進館知識體系看，海洋檔案的進館鑒定工作仍有改進的可能。

二、改進現有問題的策略探討

（一）關于信息化建設

海洋檔案信息化建設的兩個重點在于數據庫的建設以及管理人員專業知識的建設。數據庫作為信息化的硬件基礎，它承載了檔案數據信息化的全過程，系統性是海洋檔案數據庫最大的要點，以滿足信息從錄入、傳輸、提取、存儲和查詢等全過程的要求。除此以外，管理人員的專業性是信息化的建設的軟性保障，海洋檔案的管理人員不但需要具備檔案管理的知識，還須通曉海洋科技的知識。正因如此，海洋檔案的管理人員必須不斷進修，提高自身的業務素質，以順利實現海洋檔案的信息化。

（二）關于安全管理

海洋檔案的安全管理在數字化前后三個階段中應有不同側重。在數字化前，紙質檔案的記錄盡量選用結實的紙張，存放時注意室內的通風和光照、溫度及濕度并做好防蟲防塵等。在數字化過程中，要避免遺漏、錯寫等不易察覺的問題，也要盡可能熟悉計算機軟件。在信息化后，要加強存儲設備的保密檢查，加強操作系統的漏洞掃描，避免計算機病毒入侵，在內外網間設置防火墻，檔案信息加密等。除此之外，海洋檔案管理人員必須強化自身的危機意識，時刻以信息的安全性為己任，以避免檔案信息的安全紕漏。

（三）關于開發利用

加大海洋檔案的開發，使其更好地為海洋事業服務，所以檔案開發利用工作圍繞的是“服務”這個中心。首先，要將歸屬科技、地質、生物、測繪、儀器各類的信息清楚地歸檔、保存并有效展示，做好海洋檔案的分類工作；其次，突出重點，對過往工作中需要用到的信息資料要重點關注；最后，注重信息公開，盡可能多地將不涉及國家機密的合法信息予以公布。盡可能地將海洋檔案信息轉化為生產力，指導實踐。

（四）關于進館鑒定

如上所述，海洋檔案管理人員需要對進館檔案的條件、質量、密級以及齊全性等方面進行鑒定。進館鑒定時必須組織一支鑒定隊伍并提前制定好鑒定工作準則，鑒定過程中規范地記錄信息的內容和變化，鑒定結束后更要進一步檢查與考核。此外，在鑒別過程中，不同的鑒別主體在知識體系、工作經驗上可能有異，此時可應用德爾菲法，使鑒定主體在鑒定問題上達成一致。

【參考文獻】

[1]李芳.海洋檔案數字化資產安全風險管理[J].蘭臺世界，2015（23）：104-105.

[2]朱蘭蘭.檔案信息資源開發利用對經濟社會發展影響力測度問題初探[J].檔案學通訊，2011（03）：79-83.

[3]薛惠芬，徐芳，孫曉燕.海洋檔案進館鑒定及其管理方法[J].北京案，2015（10）：37-38.

作者簡介：楊帆（1986.10～），男，漢族，安徽安慶人， 國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館）助理工程師，從事檔案工作。研究方向：海洋檔案管理及電子檔案管理。