加強科學管理檔案的有效路徑探析

高向前

摘要：檔案管理關系著國家經濟發展和社會進步，是國家事務管理中一個重要的部分。當前，隨著經濟社會的不斷進步，國家整體實力的不斷提高，對檔案管理提出了更高的要求。新形勢下，檔案管理要朝著內容數字化、管理信息化、流程規范化、使用便捷化的方向方向。本文筆者就當前檔案管理的現狀，結合自身檔案管理的經驗，淺談當前檔案管理的發展和方向，希望對檔案管理提供一些淺顯的幫助和參考。

關鍵詞：科學管理；檔案；路徑探析；信息化；數字化

一、引言

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。

二、檔案科學的管理的方向和措施

（一）檔案科學管理應該是數字化的模式

當前，隨著信息技術革命時代的到來，檔案管理中的數字化應該越來越受到大家的重視和認可。檔案科學管理中，充分的引入數字化的模式，可以簡化檔案管理的流程，降低檔案管理者的工作內容，簡化工作流程，對于全面的提高檔案管理的成效有著重要的意義。作為檔案管理部門，要切實的認清當前檔案管理發展的方向和可能，積極有效的組織開展檔案管理數字化的培訓和管理業務，切實的推動當代檔案科學管理成效的穩步推進。

（二）檔案科學管理應該是信息化的方向

傳統檔案管理給人的印象就是類似于圖書館似的文件擺放，錯綜復雜，、調閱、查詢困難。隨著檔案科學管理的進一步落實，檔案管理應該轉變傳統的管理和發展方向，朝著信息化的方向邁進。檔案管理部門應該把工作內容、工作流程、工作原則等等有關檔案工作和管理的流程都納入到信息化管理系統中，這樣信息化管理方向有利于調動管理人員的管理熱情，激發管理人員的創新意識，發揮檔案管理人員的主觀能動性。

（三）檔案科學管理應該是規范化的流程

檔案科學管理的落實，離不開規范化的操作流程，這就要求著檔案管理人員的一切工作行為都要在檔案管理的原則、職能、守則等框架內執行，對于涉密檔案要做到妥善保存，對于檔案原件受損要做到保護義務，提高思想認識。檔案科學管理，恰恰離不開人的管理。檔案管理部門要充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，全面優化管理過程、規范管理流程。檔案管理部門，要定期或者不定期的組織開展各類檔案規程的學習和使用，切實的提高檔案管理人員的從業素質。

（四）檔案科學管理應該是便捷化的調用

檔案科學管理回歸到本真上來說，就是方便檔案的調用。所以檔案科學管理要把檔案的便捷使用做好積極的配合和協調工作。信息化時代的檔案閱讀往往變得更方便，通過手機客戶端、電腦等通過互聯網與檔案管理系統聯系，通過檢索關鍵詞等形式找到自己想要的檔案內容。這樣的檔案管理既滿足了社會大眾對于檔案內容的需求，又進一步的推動了社會的發展和進步，為社會生產、生活、技術創新、科學研究等做好了完備的檔案支撐。

三、結語

實踐證明，在當前檔案管理工作中，切實的引入信息技術等新興技術，促進檔案管理的數字化、檔案管理手段的編輯化、檔案管理實務的質量化，全面推動檔案科學管理的穩步推進。當前我們在檔案科學管理中還存在著一定的不足，需要每個檔案從業人員，與時俱進，全面提高自身的專業素質和從業能力，兢兢業業，把檔案管理工作落到實處，把檔案管理工作放在心頭，全面推動檔案科學管理穩步向前。

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