檔案利用服務的方式

王淑玲

檔案管理工作中很重要的一項工作就是檔案的利用服務，只有充分的利用檔案進行有效的服務才能真正的發揮檔案管理的作用，在檔案利用服務的方式方面有多種方式，本文對檔案利用服務的方式進行逐一分析和介紹，并對檔案利用服務的方式提出一些建議。

概述。檔案管理工作中很重要的一項工作就是檔案的利用服務，只有充分的利用檔案進行有效的服務才能真正的發揮檔案管理的作用，在檔案利用服務的方式方面有多種方式，按照不同的劃分標準，可以有多種分類方式，按照提供檔案信息深度的不同，檔案可以分為一次檔案文獻服務、二次檔案文獻服務、三次文獻檔案服務；按照服務設施和方式的不同，可以分為閱覽服務、檔案的外借、制發檔案復制本、檔案證明、檔案目錄、檔案展覽、檔案咨詢、信息化環境下檔案開發利用等多個方面；按照檔案利用服務人員參與程度，可以分為被動式和主動式服務。在實踐工作中按照服務設施和方式的不同進行劃分，明確檔案利用服務的方式的較為常見，因此本文主要對按照服務設施和方式進行劃分的服務方式進行分析。

檔案利用服務方式的具體方式。檔案利用服務方式最為常見的是閱覽服務。檔案是記載歷史事件、歷史數據的原始材料，在數量上都是孤本，在內容上都具有一定的密級。在提供檔案閱讀的方式上主要是在檔案館里進行閱讀，在閱覽室內閱讀檔案的優點很多，如由于是在檔案館內進行閱讀，有專門的工作人員進行管理，因此在檔案的保管、涉密監測、延長檔案壽命等方面都更利于檔案的管理。同時，在閱覽室進行閱覽可以提高可使用、可公開檔案的利用率和使用率，為更多的使用者、利用者提供有效的查閱服務。此外，對檔案的使用者、利用者在閱覽室閱讀可使用、可公開的檔案的情況，工作人員能夠及時的掌握并且提供更優質的服務。因此，閱覽服務是對不涉及密級的可公開、可使用檔案開發、利用最好的一種方式。

檔案利用服務方式要求最為嚴格的是檔案的外借。檔案一般情況下不允許外借。但是，根據工作需要，尤其是黨政機關工作的需要，或者是某些行政部門、公安、檢察院、法院等需要以原始檔案作為證據的時候，不能在閱覽室采用閱覽方式進行檔案利用的時候，就需要采用檔案外借的方式。同時，單位內部的檔案使用也是一種常見的情況。對于檔案的外借有嚴格的制度規定，無論使用、利用者還是檔案管理人員都應當按照《檔案法》中規定進行實踐操作，嚴格履行外借手續和程序，遵守檔案外借時限規定，對于外借檔案交接清楚明了，有登記、審批等手續。對于借出人應告知不得拆散檔案或改變檔案順序等技術標準方面的要求。在檔案收回時，應認真檢查檔案是否存在拆散、抽換、涂改、散失、污損等情況，如出現上述情況應及時上報并處理。

檔案利用服務方式優勢較多的是制發檔案復制本。在檔案的利用過程中，為保證檔案的完整性、安全性、長效性，在檔案的利用、使用過程中可以進行檔案的復制本，檔案的復制本可以分為副本和摘抄本兩種。對于檔案復制的方法又可以分為手抄、打字、印刷、攝影、復印等多種方式，在檔案利用服務方式中制發檔案復制本的優勢較多，一是方便利用、使用者使用，對于利用使用者可以不到檔案館進行閱覽使用，對于需要的檔案材料可以用復制本進行利用、使用。二是制發檔案復制本提高效率，制發檔案復制本可以在同一時間內對同一檔案材料進行多人次使用，大大的提高了檔案的使用效率。三是制發檔案復制本有利于保護原始檔案，通過制發檔案復制本可以有效的保護原始檔案，有利于延長原始檔案的壽命。四是制發檔案復制本有利于保存原始檔案，制發檔案復制本由于是多次手抄、打字、印刷、攝影、復印等，即便出現不可抗力的災害，也能保存原始檔案中的內容。

檔案利用服務方式最為嚴謹的職能是檔案證明。檔案證明是根據黨政機關、行政部門的要求，由自然人、相關部門、企事業單位提出申請，在檔案館查找是否存在、是否有效、是否真實的證明過程。在實踐中較多的是工齡證明、學歷證明、獨生子女證明、家庭成員證明等。檔案證明必須根據黨政機關、團體或個人的申請才能制發。開具檔案證明是一件嚴肅、細致的工作，要求從事這一工作的檔案管理人員有高度的責任感和良好的職業操守，忠于檔案的原始性，根據原始檔案的內容如實的開具證明材料，在某種程度上，檔案證明具有一定的法律效力，因此檔案利用服務方式最為嚴謹的職能是檔案證明。

此外，檔案利用服務方式還有檔案目錄、檔案展覽、檔案咨詢、信息化環境下檔案開發利用等多個方面。

建議。對于檔案利用服務方式，應根據信息化不斷發展的態勢進行創新與嘗試，一是規范檔案利用服務方式的制度，對于檔案利用服務方式相關行政管理部門應制定相關的規范制度與促進發展措施，使檔案利用服務真正為國民經濟和社會發展提供更為全面、有效、實際的服務。二是制定行業標準，對于檔案利用服務在服務標準方面應進行細化、標準化，如制發復制本的規格、標準，外借程序、手續的格式化方面進行規范和標準化。三是充分利用信息化技術和手段，在互聯網+時代及大數據時代，應將紙介檔案數字化，利用信息化技術和手段，不斷提升檔案保存質量與利用服務內容和方式，最大限度的提高檔案利用服務的水平。