新時期檔案信息化建設的必要性

摘 要：本文主要對檔案數字化建設的必要性進行了分析，指出了現階段我國檔案數字化建設的不足，然后針對這些問題對我國檔案數字化建設提出了一些意見和建議。

關鍵詞：檔案；數字化；建設

1 引言

我國檔案管理的數字化起步較晚，還存在著諸多問題，例如檔案數字化安全建設不足、軟硬件配套措施跟不上、管理模式老化、信息數據庫建設落后、缺乏專業的人才等等，因此，我國的檔案數字化建設工作還有待加強。

2 檔案信息化發展的必要性

2.1 信息社會的需要

檔案信息化建設的必要性近年來，社會信息化進程逐漸加快，信息資源成為人類社會經濟活動的重要戰略資源，而人事檔案作為個人成長歷史的重要載體，其在人力資源管理中的重要性日益凸顯，加上信息技術的發展和人事檔案管理開放化、社會化轉變，為人事檔案管理信息化建設提供了條件，這是時代發展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

2.2 檔案信息安全性的需要

檔案信息化管理主要以計算機技術和網絡技術為支撐，改變了傳統的以紙質承載重要信息的方法，檔案信息通過電子文件保存在計算機內，不僅能夠為人事管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，可見，進行人事檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的安全、提供檔案資源利用率具有重要意義。

2.3 檔案工作效率提升的需要

在人事檔案管理中必然會涉及大量新信息，通過網絡可以加快更新速度，對本部門管理范圍內的檔案信息進行實時更新，實現資源共享，消除傳統紙質信息更新的繁瑣工作，降低工作人員的勞動量，使管理人員有更多時間擴充知識，有利于提高工作人員的業務水平。

3 檔案數字化管理中存在的問題

3.1 檔案數字化人才缺乏

在實際的操作中，部門這方面的管理工作不是太重視，很少去培養專業人員去從事檔案數字化管理工作，認為沒有必要大費周章的培養這樣一個專業人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數的檔案數字化管理工作還停留在原始、粗放的工作層面。即使購買了檔案管理軟件，在加之計算機技術的應用，這樣就可以使管理工作變得簡潔一些，但是由于缺乏專業的技術人才，沒有充分的發揮大數據知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

3.2 檔案數字化安全建設不足

檔案由于其涉及到人員的各項私密資料，因襲對安全性要求很高。但是現階段我國檔案安全工作落實的不夠，數據備份不及時，系統存在安全漏洞等方面，檔案系統一旦遭受到黑客的攻擊導致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

3.3 管理模式老化

傳統的檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，不僅效率低下，而且很容易發生錯誤錄入的情況；二是檔案流動起來比較麻煩，單位內部以及各單位之間缺乏有效的檔案流通機制；三是檔案更新起來比較慢，很多人的檔案資料還是停留在好年前的狀態，給工作帶來了很大的不便；四是存在監管漏洞，檔案管理部門一般都是獨立存在，缺少相關部門的監督。

3.4 軟硬件配套措施不足

一方面傳統的檔案管理大都還是使用一些硬件比較落后的設備，跟不上現代化的要求，很多人事部門用的電腦還是十年前的電腦，容易出現死機等毛病，沒有備份的硬盤，一旦出現問題檔案資料很容易丟失；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，老的管理軟件在管理方式有待改進。軟硬件的配套設施是檔案數字化管理的基礎和保障，一定要滿足要求。

3.5 信息數據庫建設落后

數據庫建設工作是檔案數字化建設的基礎，但是在檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致檔案信息數據庫不完整，這就造成了日后對檔案的篩選和管理的不便。信息數據庫更新的不及時也會導致檔案的一系列問題。

4 檔案數字化建設的對策

4.1 提升檔案管理人員的專業素質

傳統的檔案管理方法不能適應新形式下檔案管理數字化的要求，一方面要對相關工作人員進行培訓，以適應工作要求。另一方面可以招聘那些數字化管理素質較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對崗位的特點培養專門的高校人才，畢業以后政府為其提供實習機會或就業崗位。此外，檔案的數字化管理對人員的道德品質提出了更高的要求，應該注意對相關工作人員加強這樣面的培養，以保證檔案管理工作的專業性和安全性。

4.2 強化檔案管理的法律法規，建立檔案數字化標準

檔案部門首先要制定出檔案數字化管理的規章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案數字化標準，例如在檔案的數字化錄入時規定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規與標準的制定時一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調查問卷，實地調查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學、有效、規范的數字化檔案運行機制。

4.3 加大檔案數字化軟硬件設施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優點。由于檔案的特殊性，對計算機的性能和穩定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩定的實現檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩安全運行。

4.4 建設檔案信息數據庫

由于檔案的數據都是百萬量級的，因此建立檔案數據庫顯得非常必要。檔案數據庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現數據庫的動態更新、三是實現檔案更新的及時性、四是實現檔案數據的長期保存、五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方方便。

4.5 建立檔案資源共享機制

檔案資源共享機制是指在檔案管理部門與其他檔案部門建立起檔案的共享機制，包含三個層次的共享：管理部門內部的共享、檔案部門內部的共享、管理部門和管理部門的共享。在具體的實現方式上，管理部門和檔案管理部門內部資源共享主要是通過局域網來實現的。此外還可以建立檔案信息網站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學習美國的經驗，為申請者提供檔案查看和修改服務。

4.6 提升網站建設水平，構建信息交流平臺

在內部局域網、互聯網和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網站。把過去靜態的檔案管理轉變為動態的檔案管理，利用該網站的建設實現對人事局決策、檔案管理、對外服務等方面的幫助。網站的開發工作既可以自己招聘組建專門的開發團隊，也可以把開發建設工作整體外包給第三方軟件開發企業，并且要定期對網站進行檢查，確保其運行穩定，最終形成一個完善的數字化檔案管理綜合服務網站。

5 總結

本文分析了檔案數字化建設的必要性，討論了檔案數字化建設中常見的一些問題進行了分析，并針對問題給出了一些建議，例如加大檔案數字化軟硬件設施的投入、提升檔案管理人員的專業素質、提升網站建設水平、建立檔案資源共享機制等，希望能對我國檔案建設數字化有所幫助。

參考文獻

[1]高麗紅.檔案管理數字化建設思考.合作經濟與科技，2009.

[2]張鳳霞.我國檔案管理數字化建設的若干問題探討.集團經濟研究，2006.

[3]鄧紹興.檔案的歷史沿革出自[J].中國人才，2002.

作者簡介

王爽（1987-），女，黑龍江省虎林人，碩士研究生，畢業于東北師范大學，助理館員；研究方向：辦公室文書與檔案管理。