提升電子檔案管理的對策研究

陳建福

摘 要：本文借鑒國內外對電子檔案管理的最新理論，并結合中國的實踐國情，提出強化電子檔案的風險管理，構建電子檔案風險管理體系；同時梳理規范電子文件管理流程，形成協調順暢的合作共建機制。在管理方式、設施設備支持等方面注重長遠效益，高規劃、高質量，可以實現電子文件和電子檔案管理水平的跨越式發展。

關鍵詞：電子文件；電子檔案；風險估測；信息化

1 強化電子檔案的風險管理

1.1 電子檔案風險管理現狀

從電子檔案管理現狀來看，從電子文件形成之前，即電子文件的生成軟件開始，到電子檔案利用的各個環節，影響電子檔案管理的風險因素是客觀存在的。這些因素中除了人力不可抗拒的自然災害因素之外，還包括保管條件、法規制度等客觀因素因素，以及工作不規范、抵觸、懈怠等主觀因素，造成了電子檔案資源的流失和損毀，嚴重影響其真實性、完整性、可用性和安全性等。同時，由于信息技術的飛速發展和自然環境條件的變化，新的風險會不斷出現，因此建立電子檔案風險管理模式是非常必要的。

1.2 電子檔案風險管理體系的構建主體

對的電子檔案管理實行風險管理，是做好電子檔案工作的客觀要求和必要內容。黨委和政府、各級文件生成和管理參與機構（特別是信息化和電子政務主管部門、有關標準制定和系統開發部門、檔案部門）、機構領導、機構相關工作人員都是風險管理體系的構建主體。電子檔案風險與多個層次、多個領域的因素有關，構建電子檔案風險管理體系需要根據電子文件和電子檔案管理工作的實際情況和相關配套工作的實際情況進行統一謀劃，需要各相關部門和社會力量的協調配合，進而構筑起全方位的應對體系。

1.3 構建電子檔案風險管理體系

應以風險發生為界點，既建立風險發生前的防止或降低風險發生概率的體系，又建立風險發生后的降低風險影響減少風險損失的體系。風險前體系。這是電子檔案風險管理體系中最基礎的部分，也是工作細致程度和復雜程度最高的部分，其主要包括風險識別、風險估測、風險防范三大內容。風險識別：通過對自然環境條件等客觀因素，以及從電子文件的生成之前到電子檔案的利用的產生、存儲、轉移等各個工作環節進行細化和監測，結合電子文件和電子檔案的種類、特點、管理要求等，對可能造成風險的因素進行分析提煉，對已存在的和可能出現各種風險進行辨識和總結歸類。

2 梳理規范電子文件管理流程

2.1 傳統電子文件管理流程弊端

傳統的紙質文件從形成到被永久保存或永久銷毀的管理流程，是按管理環節進行分工的，即以“歸檔”為界點，分別由文件生成部門進行歸檔前的管理，而由檔案部門（包括機構內檔案部門和檔案館）進行歸檔后的管理。這種管理環節上的分工在一定程度上破壞了文件運動的連續性。電子文件具有傳統紙質文件沒有的虛擬性、與載體的可分離性、易更改性等特點。因此，必須要加快推進電子檔案統一接收、保管和利用工作，同時在開展這幾項工作之前，要結合電子文件的特點和實際，參照外省的做法，對相關管理流程進行優化。

2.2 電子文件管理專業性和規范性

電子文件生命周期理論表明，電子文件從形成到永久保存或永久銷毀是一個不可分裂的運動過程，這一過程可以根據電子文件的功能和價值形態的變化劃分為若干個階段，對不同階段的管理需求應該統籌實現；電子文件生命周期全程的管理和監控措施由電子文件管理系統實現，因此，電子文件管理活動應該向前延伸到電子文件管理系統的設計階段。文件連續體理論則“進一步強調電子文件運動過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與或介入電子文件管理，要求對電子文件的管理與監控在電子文件生成的同時或之前就開始。”因此，優化電子文件管理過程必須充分利用檔案部門的專業性和規范性，“更積極地將文件從生到死、從頭到尾的整個運動過程，全面而又系統地管理起來?！边@是符合電子文件運動客觀規律的。也就是說，要保障電子檔案資源的真實、齊全和完整，必須從對國家檔案資源負責任高度出發，切實采取有效措旌，從根本上保障各級檔案部門，特別是檔案行政管理部門和綜合檔案館在電子文件生成之初，甚至是電子文件管理系統設計之初開始，在整個電子文件的運動過程中對電子文件進行有效的控制。

2.3 增強電子文件統一管理試點

建議借鑒外省、市經驗，盡快開展電子文件統一管理試點工作?？蛇x擇系統運轉較好、電子文件管理有一定基礎的省直單位作為試點，通過黨政專網平臺對所選試點單位所歸檔的電子公文進行統一管理，通過試點積累經驗、建好標準、做好網絡建設，以逐步實現對電子文件的統一、全程、規范、安全管理。建議穩步推進電子文件中心建設，以省、市（州）、縣（市、區）國家綜合檔案館為基地，建立起三級互聯的電子文件管理中心信息應用系統體系，利用電子政務網相互連通，形成“縱橫”型的框架結構。建立互聯的電子文件中心信息應用系統體系，就是在整體上實現電子文件的規范生成、流轉交換的管理，統一電子文件流通格式。通過建立電子文件前端控制機制，保證電子文件在生成、編輯階段符合相關規范，使一份完整的電子文件由足以為其提供憑證價值的內容、結構與背景信息組成，從電子文件產生的源頭保障其的真實性、完整性與有效性；通過建立電子文件流轉交換系統，在綜合運用加密、壓縮、消息認證、電子水印、數字簽名等技術，對電子檔案、電子文件的交換、加密、壓縮、簽署、檢索實現綜合管理。利用電子政務網絡與各機關、企事業單位在辦公自動化系統中產生的文件、檔案資源，建立一個廣域性的電子文件流轉交換接口，形成一個共享的綜合技術平臺。

3 形成協調順暢的合作共建機制

總體上講，這主要是指理順電子文件和電子檔案管理主要相關部門之間的關系，明確各自的職責，同時加強關于電子文件和電子檔案管理的跨部門溝通與合作，以期消除我國直線職能式行政組織結構在運行中客觀存在的“容易因循守舊，各機構橫向聯系和協同不足”的缺點，進而協調和統一各方力量共同做好電子文件和電子檔案管理工作。理順電子文件和電子檔案管理各部門之間的關系，明確各自的職責，既包括各單位內部部門和機構，也包括單位之間。特別是要通過對法規體系的健全，加大對檔案部門的制度性授權和事務性授權力度，提高檔案部門的工作主動性和積極性，保證檔案部門的專業性在電子文件和電子檔案管理中得到充分發揮，同時使其責任更加細化和明確，使管理更加方便。在標準方面，要堅持“有章先行、無章緩行”的原則，嚴格根據國家已經頒布的標準開展相關工作。要根據國家發布的標準及時制定地方性標準并對具體執行提出要求，但不應有超出國家現有標準規范的地方性標準存在。重點是提高貫徹標準的質量和水平，做到“步步有章可循、件件標準規范”，使的電子文件和電子檔案管理更規范，成功率更高。

參考文獻

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