計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析

張連榮

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國開始進入信息化時代，信息化時代為實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理創(chuàng)造了條件，計算機和檔案管理共組中的應(yīng)用，不僅可以提高工作效率，還能提高信息化的發(fā)展，對開展檔案管理工作具有非常重要的意義。加強對計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用的研究，有利于提高計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平，具有重要的現(xiàn)實意義。因此，加強對計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用的研究是非常必要的。本文筆者對計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進行了分析探討，希望對相關(guān)從業(yè)人員具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

信息技術(shù)在促進檔案管理發(fā)展時，也對檔案管理產(chǎn)生了一定的阻礙問題，這時就要針對信息技術(shù)在檔案管理中的問題提出相應(yīng)的解決措施，提高檔案管理工作質(zhì)量。

1 檔案管理中計算機技術(shù)應(yīng)用的重要性

我國是人口大國，而且人口流動性較大，也增加了檔案管理工在的復(fù)雜性，傳統(tǒng)的檔案管理工作的工作效率和及時性較差，難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，計算機技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來了方便，解決了檔案管理難的問題，并且憑借著自身可以容納海量數(shù)據(jù)及強大的篩選、分類等的功能，成功的為檔案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了檔案管理效率。

檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展對檔案管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求，要求檔案管理人員能夠較好的掌握現(xiàn)代學(xué)科技術(shù)，通過先進的技術(shù)設(shè)備來完成檔案管理工作，這樣既可以節(jié)約時間，也可以提高檔案管理工作效率，減少傳統(tǒng)的檔案管理工作中的工作強度，為了適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求，需要進行大規(guī)模的信息化管理模式及技術(shù)準(zhǔn)備。公民的真實憑證是通過檔案反映的，所以檔案管理不能有一點的疏忽差錯，這也為人力資源的管理提供強大的先決條件。計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就是將這種意識轉(zhuǎn)化為信息化，從而促進生產(chǎn)力的進一步發(fā)展。另外，在對相關(guān)信息進行整理、收集等方面，計算機就顯示了它在檔案管理當(dāng)面的便利性，聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下可以輕松實現(xiàn)信息資源共享，提高信息處理的便利性。

2 計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的問題

2.1 電子檔案保存

計算機技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用檔案的存儲也出現(xiàn)了一定的問題。在存儲的過程中，電子檔案管理程序可以滿足文字處理存儲，對著計算機系統(tǒng)的優(yōu)化更新，文檔資料可以存放在不同的數(shù)據(jù)庫和存儲盤中，在確保文檔安全性的同時也提高了文檔讀取和長期保存的難度。

2.2 缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在日常生活中，做什么都要有一個標(biāo)準(zhǔn)，“無規(guī)矩不成方圓”。現(xiàn)在很多的部門檔案管理內(nèi)容不斷細(xì)化，在管理制度和管理方式方面都是大同小異，如果說管理標(biāo)準(zhǔn)不能實現(xiàn)統(tǒng)一也是必然的。而且，很多單位之間或是部門之間的溝通也是比較缺少的，這樣也給實現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一增加了難度。另外，由于計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，各單位和部門檔案管理水平的差異增加了信息技術(shù)統(tǒng)一的難度，從而為實現(xiàn)統(tǒng)一的檔案管理增加了困難。

2.3 檔案管理信息化程度不高

很多單位和部門都建立了信息化檔案管理模式，利用計算機技術(shù)進行現(xiàn)代化檔案管理，但很多的檔案館還是熱衷于傳統(tǒng)的手工管理模式，計算機就成了管理的輔助工具。檔案管理工作的工作仍然采用紙質(zhì)資料，沒有建立現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫下的信息化檔案管理，計算機信息化的優(yōu)勢就不能夠體現(xiàn)，計算機也成了擺設(shè)，并且阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展，影響了檔案管理工作的效率和管理質(zhì)量。

2.4 檔案管理安全問題

計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，雖然提高了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，但同時也增加了檔案信息安全問題管理的難度，安全性和可靠性問題成為人們所關(guān)注的。現(xiàn)在很多的網(wǎng)絡(luò)都受到黑客、計算機病毒、保密信息泄露等的威脅，使人們的信息不在安全。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)用戶的劇增，網(wǎng)絡(luò)的危險性也在倍增。網(wǎng)絡(luò)的不安全性和不穩(wěn)定性也給檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。

3 優(yōu)化計算機檔案管理工作可采取的幾點措施

3.1 完善檔案管理制度

利用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理可以在較大程度上解決檔案管理中的漏洞，但是相應(yīng)的檔案管理制度還不夠完善。但要在做好計算機當(dāng)那管理工作仍然要完善相關(guān)的管理制度，充分分析計算機檔案管理工作不同環(huán)節(jié)的內(nèi)容，根據(jù)技術(shù)漏洞制定相關(guān)的解決措施，保證計算機檔案管理工作的過程中，都要有章可循，有法可依，這樣才能保證計算機檔案的高效性和完整性。

3.2 實現(xiàn)信息化檔案安全管理

計算機技術(shù)在雖然為檔案管理提供了優(yōu)勢條件，但也帶了了檔案信息安全問題，檔案管理需要根據(jù)材料的內(nèi)容進行保密安全分類。例如一級保密檔案應(yīng)禁止聯(lián)網(wǎng)，防止檔案共享造成信息泄露；耳機保密檔案應(yīng)使用局域網(wǎng)，三級保密檔案可以支持聯(lián)網(wǎng)查詢。同時應(yīng)針對信息化檔案管理制定相關(guān)的法律法規(guī)進行約束，提高對檔案管理工作人員的教育宣傳工作。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員利用計算機系統(tǒng)進行檔案管理，不僅要具備相應(yīng)的計算機知識，還應(yīng)具備信息化安全管理意識并了解科學(xué)的管理。現(xiàn)代化的管理水平，管理過程中的計算機信息庫體現(xiàn)，以實現(xiàn)改革和檔案管理。在實際工作中不斷完善的計算機管理系統(tǒng)，并不斷學(xué)習(xí)更方便的文件管理程序的先進的知識。

3.4 文檔一體化管理

為了防止檔案管理中存在文檔分離問題，具體工作落實在單位的內(nèi)部文件整合，避免進行重復(fù)的檔案管理工作，應(yīng)該針對現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，對文件檔案的管理內(nèi)容進行總體規(guī)劃，徹底改變了文檔管理問題已被隔離，并逐步整合文件檔案管理工作。與此同時，應(yīng)結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研究文檔處理軟件，利用現(xiàn)代化管理軟件實現(xiàn)文檔的綜合管理，積極面對以文檔管理的挑戰(zhàn)存檔載體的虛擬非傳統(tǒng)的形式。

綜上所述，結(jié)合計算機技術(shù)進行檔案管理是現(xiàn)代信息化檔案管理的需求，針對檔案管理過程中總會產(chǎn)生一些新的問題，這時就需要工作者認(rèn)真對待這些問題，并且及時的解除這些問題，這樣才能使計算機技術(shù)在檔案管理工作中得到良好的應(yīng)用。

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