三證合一后統一代碼檔案管理工作探討

王 芳

濟南市質量技術監督局信息中心 山東濟南

三證合一后統一代碼檔案管理工作探討

王 芳

濟南市質量技術監督局信息中心 山東濟南

我國的組織機構代碼工作歷經20余年，不僅完整保存了大量的組織機構代碼業務檔案，更建立了完善的代碼檔案數據庫，為保證代碼數據準確性起到了很大的推動作用。按照國務院辦公廳的要求，2015年底前全國實行了“三證合一”，“一照一碼”登記模式，建立以組織機構代碼為基礎的法人和其他組織統一社會信用代碼（以下簡稱統一代碼）制度，如何對原來產生的大量的組織機構代碼檔案和“三證合一”后產生的統一代碼檔案進行有機整合和妥善管理呢？本文就此提出一些不成熟的建議，僅供參考。

三證合一；代碼；檔案管理工作；策略

國務院批轉的發展改革委等部門《法人和其他組織統一社會信用代碼制度建設總體方案》中明確了要建立覆蓋全面、穩定且唯一的以組織機構代碼為基礎的法人和其他組織統一社會信用代碼制度，加大力度探討三證合一后代碼檔案管理工作，并提出科學化的管理策略，對于三證合一后檔案資料的保存和綜合發展具有相當重要的意義。

一、三證合一登記制度概述及統一社會信用代碼的構成

所謂“三證合一”登記制度，是指將企業登記時依次申請，分別由工商行政管理部門核發工商營業執照、質量技術監督部門核發組織機構代碼證、稅務部門核發稅務登記證，改為一次申請、由工商行政管理部門核發一個營業執照的登記制度。

“三證合一”的最終目標是實行“一照一碼”模式，“一碼”即統一社會信用代碼，按照《法人和其他組織統一社會信用代碼編碼規則》（GB 32100-2015）的規定， 統一社會信用代碼由十八位的阿拉伯數字或大寫英文字母（不使用I、O、Z、S、V）組成，第一位即登記管理部門代碼，第二位是機構類別代碼，第三位到第八位為登記管理機關行政區劃碼，第九位到第十七位為主體標識碼（即組織機構代碼），第十八位為校驗碼，由此可見，第九位到第十七位是區分單個組織機構的最顯著特征，而這部分就是該機構原來的組織機構代碼，所以，三證合一登記制度實行后，我們可以借助原來組織機構代碼業務檔案管理基礎摸索建立統一社會信用代碼檔案的管理模式。

二、三證合一后統一社會信用代碼業務檔案管理更為重要

首先，隨著統一社會信用代碼工作的不斷發展，每年收集的檔案數量也在增長，需要長時間保存。各類機構對原始代碼檔案資料的查詢、調用、應用越來越多；其次，“三證合一”登記制度要求“一個窗口”統一受理企業申請并審核后，申請材料和審核信息在部門間共享，實現數據交換、檔案互認，統一社會信用代碼檔案的管理由過去的各個部門單方面的獨立保管發展為相關部門間檔案信息共享，對這些業務檔案的真實性和安全性提出新的挑戰；第三，統一社會信用代碼制度不僅是國家宏觀管理的有效手段，其所提供的大量數據信息為政府部門合理分析社會組織機構構成、預測經濟發展趨勢起到了舉足輕重的作用。

三、三證合一后統一代碼檔案管理的具體策略

“三證合一”模式下，統一代碼檔案管理工作具有一定特殊性，應當嚴格遵循規范化、標準化原則，結合檔案管理的實際需求，選取最佳的代碼檔案管理方式，以紙質代碼檔案為基礎，堅持循序漸進的原則，對代碼檔案全過程進行科學化管理，推進代碼檔案管理工作的順利有序開展。

在“一照一碼”登記制度實行之前，組織機構代碼由8位數字（或大寫拉丁字母）本體代碼和1位數字（或大寫拉丁字母）校驗碼組成，本體代碼采用系列（即分區段）順序編碼方法，所以組織機構代碼業務檔案基本按組織機構代碼號為索引整理歸檔，就濟南市而言，分期分批從代碼數據處理系統中提取已使用的代碼號，導出電子表格，按代碼前八位數字的大小順序排序，打印出代碼標簽貼到檔案盒上，然后按順序依次排列進檔案密集架，日常工作中產生的代碼業務檔案在移交后，由檔案管理人員先按組織機構代碼號分類排列，再放入相應的檔案盒。此后同一機構歷次業務辦理中形成的檔案都放入同一個卷宗。為了便于查詢，每組密集架上會標識碼段范圍。每個由于組織機構代碼具有唯一性和終身不變性原則，所以這種歸檔方法完美地保持了一個組織機構的歷史沿革，便于查詢和了解一個機構的完整歷史。

先看下表：

表1　登記管理部門代碼標識

表2　 機構類別代碼標識

由于統一代碼相對于原來的組織機構代碼擴充了登記管理部門、機構類別、登記管理機關行政區劃碼等信息，這使統一代碼業務檔案的管理歸檔產生了新情況。鑒于當前業務檔案都是在登記管理部門內部各自保管的現狀，可以暫時不考慮登記管理部門以及登記管理機關行政區劃信息，僅增加機構類別代碼信息。可將檔案存放場所按照各自的機構類別分類劃分為不同的區域，再按照上述組織機構代碼檔案的歸檔方法進行整理入檔。

四、結束語

總而言之，“三證合一”模式下，應當嚴格遵循安全和方便利用的原則，對統一代碼檔案資源進行妥善的保存與管理，加大檔案數據的研究力度，為推進檔案事業的穩定持續發展和促進政府宏觀經濟管理做出應有的貢獻。

［1］發展改革委《法人和其他組織統一社會信用代碼制度建設總體方案》國發【2015】33號.