關于現代企業文秘工作的能力需求探討

摘要：隨著市場經濟的飛速發展，企業文秘工作成為了企業發展中一個重要的環節。文秘工作作為一項系統性、發展性的服務工作，決定了企業各項事務能否保持充足的運轉，在辦公室工作中占有重要的份額。本文針對現代企業文秘工作的價值、問題及強化措施進行探究。

關鍵詞：現代企業；文秘；協調性；需求；發展

文秘工作，是企業部門或主管的重要助手，在企業文化的塑造中，占有重要的作用。文秘工作者直接參與到企業大小事務的處理中，并需要利用具體的辦公工具和設備，處理各項行政要務。隨著市場經濟的飛速發展，企業文秘工作成為了企業發展中一個重要的環節。隨著現代文秘工作性質的改變，傳統的文秘工作效率低下、進程緩慢，已經逐漸脫離了原本的發展軌跡，伴隨而來的是現代文秘工作的確立和發展。從根本上說，文秘事業的推進決定了企業各項事務能否保持充足的運轉，是一項系統性、發展性的服務工作，因此需要廣大工作人員具備過硬的職業素質和專業的工作能力。

一、現代企業文秘工作的具體特征

（一）服務性

在現代企業的發展進程中，文秘活動貫穿于始終。在現代企業文秘工作的推進下，文秘工作者要緊密圍繞企業的發展方向，進一步服務于企業管理者，幫助企業保持正常的運轉狀態。從根本上說，現代文秘工作所圍繞的中心是企業管理和領導的需求，使企業管理者能夠對企業構成系列的調控。更好的處理會議、文件等日常事務。特別是面對一些突發事件的時候，文秘工作者要掌握靈活的工作形式，增進現代企業發展的科學性。

（二）專業性

在眾所專業學科中，文秘伴隨著現代企業制度的建設和完善，實現了“內部工作”和“外部工作”的相互結合。由于企業文秘工作涉及到了財務、人事、文化等諸多方面。承擔著溝通上下、鏈接橋梁的紐帶。因此，文秘工作人員需要發揮專業的工作特質，協調各項業務部分，鏈接基層和高層的發展紐帶，對企業辦公事務實現專業的管理。

（三）層次性

對于企業管理者來說，企業文秘工作是一項綜合面積較廣的工作。它在協調業務部門的發展紐帶上呈現出一定的層次性。并按照具體的企業文秘職責，主要分為初期、中級高級三個部門。初級文秘主要負責解答電話、收發傳真、起草文件等服務工作。中級文秘負責處理信函、文件、報告、會議材料等多項事物。而高級文秘則需要具備相應的法律能力，稅務知識和專業的管理水平，因此，企業管理者要針對現代文秘工作的層次性，進行有針對性的強化和管理。

二、現代企業文秘工作人員所需要的職業素養

（一）完善的組織協調能力

在現代企業管理工作中，文秘工作最為重要的中心任務是“左右通透、上傳下達”，在這一發展模式下，企業管理者應該將高層的意圖和策略了解通透，能夠把基層實際狀況正確的傳達給企業管理者。同時，為了進一步掌握企業基層的發展動態，文秘工作人員要通過完善的協調、組織、溝通能力，使企業層次管理者的意識能夠傳達下去。

（二）系統的事務處理能力

在文秘人員的日常工作中，文件的收發、合同的審查、報告的起草都需要保持“準確、保密、安全”的發展原則，在整個校對環節做好對文秘工作的質量和保證，能夠實現對文件格式和程序校對的多項功能。因此文秘工作者要做到事事精心、件件清楚。

（三）靈活的危機處理能力

作為一名優秀的文秘人員，企業文秘管理者要協助領導開展多項工作，從具體的工作思想到突發的實踐上，做好應急處理工作。面對企業管理中隨時可能出現的突發情況，文秘工作者要具備靈活的頭腦和發散的思維，學會隨時激活思想、增強創新意識，打破發展常規，進一步促進自我意識和創新意識的相互融合。

（四）明確的品牌處理能力

在秘書工作中，自我素質能力的提升得益與工作人員的心理狀態和業務能力。因此，在企業形象的塑造中，文秘工作者的工作負荷有所減輕，使文秘工作者能夠具備更高的要求和現代化的辦公技能，使她們的能夠具備熟練掌握現代設備的能力。因此，廣大文秘工作者要深入了解基本的公關意識和業務知識，從而具備良好的形象，為企業各部門的協調聯絡打下扎實的基礎。

三、當前現代企業文秘工作中存在的問題

隨著企業職工隊伍的發展，文秘工作有了進一步的發展。但是在辦公室文秘工作的開展中，呈現出一些常見的問題。例如，在辦公事務上，企業文秘工作者在人事勞資、后勤服務上存在著重要的職責，這些事務較為瑣碎，嚴重影響了企業文秘工作的整體化推進。因此，在企業的發展進程中，存在著交流不暢通、信息不及時的問題。在一些企業特別是中小企業中，企業文秘人員的素質較低，其具體的組成人員數量較少，難以滿足企業文秘工作的發展需求。受行業特點和發展條件的影響，很多企業管理者都不具備專業的文秘知識，導致文秘工作的開展存在發展瓶頸。

其次，在企業的培訓教育中，文秘人員所擁有的學習和培訓機會較少，對企業前沿知識的積累和掌握還不夠，這些問題都導致了企業文秘工作的各項問題，難以為企業領導決策提供參考和依據。

四、增進現代企業文秘工作能力的具體策略

當前時期下，企業文秘工作者為了提高自己的職業能力，要在不同的方面，改進文秘工作的發展特性。除了要緊跟時代的發展，還要進一步掌握文秘工作的新方法和新思路。不斷加強自身的決策和溝通能力。在信息資料的存儲、整理上，做出果斷的協調和控制，使之形成立體化、規?；陌l展局面。更好的運用現代化的知識理論，武裝自己的頭腦。企業管理者除了要加強對文秘工作者的職業培訓，還要積極開展團隊訓練活動。使企業文秘工作者提升自己的溝通能力和團隊意識，通過團隊力量的感染，在企業內部形成積極的發展思潮。除此之外，還要對文秘工作人員所應該具備的各項特質進行培養，例如忠誠、善良、獨立、整治、溫和等等，消除他們在性格中的負面因素，并加強對文秘工作人員的心理引導和個性培養，使企業文秘工作的工作水平不斷提高。

五、總結

綜上所述，在現代化企業文秘工作中，企業管理者要通過多項發展策略，提供強有力的理論支持。而廣大文秘工作者也要緊跟者時代的發展浪潮，進一步轉變辦公結構，向著網絡化、信息化、無紙化轉變，從而提高企業文秘工作的效率，從繁雜的事物處理中脫離開來，實現對現代化文秘工作的發展和優化。

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作者簡介：張穎 （1987—）， 女， 漢族， 碩士， 寧夏銀川人， 現就職于寧夏通信產業服務有限公司物流分公司。