會計(jì)人的“福音”

曾幾何時，處理紙質(zhì)發(fā)票對于會計(jì)人員來說，簡直就是一場“噩夢”。據(jù)一項(xiàng)權(quán)威調(diào)查顯示，企業(yè)普通會計(jì)人員70%的精力花在發(fā)票上——驗(yàn)票、審票、貼票、歸檔……紙質(zhì)發(fā)票成為制約企業(yè)信息化程度提升的瓶頸。

2015年年底，國家稅務(wù)總局發(fā)布《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》，國家檔案局、財(cái)政部發(fā)布最新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》，這一系列新舉措表明，電子發(fā)票越來越受到政府和企業(yè)的關(guān)注，迎來了新的發(fā)展契機(jī)。

事實(shí)上，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，電子發(fā)票作為信息時代發(fā)票形態(tài)及服務(wù)管理方式變革的新產(chǎn)物，必將取代紙質(zhì)發(fā)票。紙質(zhì)發(fā)票向電子發(fā)票過渡，不只是載體的變化、流程的變化，還可能帶來整個商業(yè)模式的變革、財(cái)稅管理方式的變革。

電子發(fā)票的優(yōu)勢

一直以來，在使用紙質(zhì)發(fā)票過程中，企業(yè)面臨諸多方面困擾：開票企業(yè)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不能共享到開票軟件；收票企業(yè)也無法直接利用發(fā)票上的數(shù)據(jù)，打票時易產(chǎn)生錯票；郵寄成本高，拖延回款周期，容易丟失毀損；紙質(zhì)發(fā)票入賬歸檔操作復(fù)雜，無法實(shí)時查詢，等等。

電子發(fā)票的出現(xiàn)解決了這一系列的難題，可以說國家推動電子發(fā)票正當(dāng)其時。目前在數(shù)據(jù)流上，比如訂單、支付等，都可以在線上實(shí)時便捷地完成，唯獨(dú)發(fā)票環(huán)節(jié)，成為最核心的瓶頸問題。因?yàn)榧堎|(zhì)發(fā)票這種載體沒有辦法實(shí)現(xiàn)實(shí)時，很多業(yè)務(wù)必須見票才能進(jìn)行到下一個流程，發(fā)票使得業(yè)務(wù)中斷的情況屢見不鮮。而電子發(fā)票誕生之后，可以和原來的流程連在一起，實(shí)現(xiàn)實(shí)時開票收票。如此一來，企業(yè)未來的業(yè)務(wù)發(fā)展和財(cái)稅管理會上一個新的臺階。

從數(shù)據(jù)收集角度，電子發(fā)票對企業(yè)也有巨大推動作用。電子數(shù)據(jù)打印到紙上后，信息就“死”在那兒了，等于信息僵化了；而如果是電子的話，信息就能繼續(xù)流動，企業(yè)的數(shù)據(jù)分析顆粒度也就會更明細(xì)。而在業(yè)務(wù)操作層面，使用電子發(fā)票后可以節(jié)省人工，降低成本，降低出錯率，提升效率，從而促進(jìn)企業(yè)管理的提升。

如何自如地使用電子發(fā)票？

相比紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票有諸多優(yōu)勢，那么企業(yè)應(yīng)該如何申請開具電子發(fā)票？如何防止電子發(fā)票重復(fù)入賬？電子發(fā)票如何進(jìn)行歸檔？

原來，根據(jù)政策規(guī)定，選擇使用增值稅電子發(fā)票的納稅人，與現(xiàn)有的納稅人登記、票種核定等流程一致。以北京為例，具體開具流程包括：納稅人提出申請、稅務(wù)機(jī)關(guān)受理確認(rèn)、稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)票賦碼、自建電子發(fā)票平臺或使用第三方電子發(fā)票平臺生成電子發(fā)票、電子發(fā)票明細(xì)數(shù)據(jù)傳送稅務(wù)機(jī)關(guān)。

雖然政策上規(guī)定打印的電子發(fā)票可以入賬，但實(shí)際具有法律效力的原始憑證是電子文件，因此電子發(fā)票真正意義上的入賬應(yīng)與企業(yè)會計(jì)信息化核算軟件相對接。

一般說來，電子發(fā)票入賬包括銷售發(fā)票入賬、采購發(fā)票入賬、費(fèi)用發(fā)票入賬，各自有相應(yīng)的入賬流程。

而對于如何防止電子發(fā)票重復(fù)入賬這個問題，企業(yè)可以借助電子發(fā)票服務(wù)平臺，對于歸集到電子發(fā)票服務(wù)平臺的每一張發(fā)票，平臺都會為它建立一個檔案以記錄它的生命周期。這張發(fā)票是由誰經(jīng)手的，正處于何種狀態(tài)，與哪張單據(jù)相關(guān)聯(lián)，平臺都會有相應(yīng)的詳細(xì)記錄，一張發(fā)票只能入賬一次，再次入賬就會報(bào)錯。

電子發(fā)票同紙質(zhì)發(fā)票一樣屬于會計(jì)檔案中原始憑證中的一種。新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。因此，電子發(fā)票可作為記賬憑證的附件直接存檔。