工程檔案工作規范化、標準化研究

包德海

（福山區回里鎮人民政府，山東 煙臺 265500）

工程檔案工作規范化、標準化研究

包德海

（福山區回里鎮人民政府，山東 煙臺 265500）

工程檔案管理既是工程建設的重要組成部分，也滲入到工程建設的每一個環節，只有做好工程檔案工作規范化、標準化，才能更好地保障建設職工質量。本文結合工程檔案特點，就如何做好工程檔案的規范化、標準化提出了具體的對策措施。

工程檔案；規范化；標準化

檔案工作標準化、規范化是實現檔案管理現代化的重要一環，近年來，隨著對檔案工作重要性認識的不斷提高，對于檔案硬件建設的投入力度也在不斷增強，檔案工作也日益朝著標準化、規范化的方向發展。工程檔案作為建筑活動的重要歷史記錄，也是國家的寶貴財富，為建筑事業如火如荼的發展提供了源源不斷地智力支撐和決策參考，加強建筑檔案管理工作的規范化、標準化水平也是推動建筑檔管理工作科學發展的現實需要。

1 前提：做好文書制發

文書制作是檔案的前身，很多重要的建筑決策、建筑項目監理地方標準，以及制度的形成過程，最終都被納入到建筑檔案的歸檔的范圍之中，重要的公文最終大多會轉化為重要的文書檔案。因此，一份公文制發是否規范、標準會直接決定檔案本身質量。因此，要提升文書制發質量，首先是要做到形式上的規范和標準，即公文的紙張、尺寸大小要統一規范，符合國家檔案歸檔的標準要求；其次是要做到文書制發要嚴格履行相關簽發手續，符合審批要求；再次是文書的內容要規范、標準，公文的標題、字體、用印、會簽等等都要嚴格按照歸檔標準進行，確保文書內容的規范性和標準化；最后是建筑文書檔案的裝訂也要嚴格按照文書檔案的歸檔要求進行。

2 基礎：提升案卷質量

建筑檔案案卷裝訂質量是推進建筑檔案工作規范化、標準化的基礎性工作。隨著檔案工作朝著越來越規范化、標準化方向發展，建筑檔案的案卷材料收集的是否完整、資料是否齊全都會在一定程度上影響到檔案的價值。此外，立卷方法、案卷裝訂質量都是影響建筑檔案工作規范化、標準化的實際操作因素。因此，提升建筑檔案工作的基礎，一方面要解決建筑檔案的立卷方法，提高建筑檔案管理中的分類和檢索的便捷化、規范化；另一方面，也要提高建筑檔案的裝訂質量，切實提高整個案卷質量，為建筑檔案工作規范化、標準化奠定基礎。

3 關鍵：“以我為主”立卷歸檔

重復立卷和立卷的無序性都阻礙了檔案工作的規范化和標準化，要保證建筑檔案工作的規范化、標準化的最根本目標是要實現建筑檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用的快捷性。“以我為主”的立卷歸檔原則，就是要解決建筑檔案立卷歸檔以本單位所形成的文件為主，推動實現本單位檔案工作的規范化、標準化。為此：首先要嚴格把握建筑檔案立卷的時效性，即對于已經完成的工作，符合歸檔要求的才準予立卷歸檔，防止造成管理上的無序和混亂；其次是明確建筑檔案的重點，在“以我為主”的原則下，按照不同類別，把握歸檔重點，例如可以將建筑監理、施工技術、建筑政策等分類歸檔；再次是要維護建筑檔案全宗完整性，把同一類別的檔案按照時間或者處理過程進行歸檔，保證歸檔檔案的價值，解決檔案的規范化、標準化管理關鍵性問題。

4 保障：健全管理制度

完善、健全的建筑檔案管理制度是建筑檔案工作規范化、標準化的外在保障。首先，是要組建一支強有力的檔案管理領導小組和檔案鑒定小組，由建筑機構負責人來具體負責建筑檔案管理工作，聘請具有一定專業檔案知識背景的人員、建筑專業技術人員等具體負責檔案鑒定工作，明確檔案工作的日常具體經辦人員，實現一級抓一級，層層抓落實的工作格局；其次是健全建筑檔案各項規章制度，進一步明確不同人員的崗位職責，完善檔案立卷、歸檔、查閱等規章制度；再次是建立健全詳細的檔案工作考核標準，保障建筑檔案工作的規范化、標準化要求。

5 展方向：提升建筑檔案信息化水平

建筑檔案工作的規范化、標準化的發展方向是要切實提高建筑檔案的信息化水平，信息化也是建筑檔案規范化、標準化管理的重要推手和關鍵環節，無論是建筑檔案的目錄數據庫、全文數據庫，還是多媒體數據庫文檔一體化建設，都引入了信息化技術手段。首先是要求廣大建筑檔案工作人員牢固樹立信息化與規范化、標準化兼顧意識；其次是要積極引入現代檔案管理軟件，并應用到日常的建筑檔案管理中，以提升建筑檔案檢索、瀏覽、查詢、統計、歸檔和借閱效率。再次是結合建筑檔案工作實際，積極探索以檔案信息化促進檔案管理規范化、標準化，充分挖掘檔案信息資源，服務于社會，促進檔案事業的健康發展。

6 結語

綜上所述，認真做好工程檔案的規范化、標準化工作，提升工程檔案管理質量具有積極的現實意義。通過將檔案管理滲透到工程建設的每一個環節，使工程管理人員、技術人員以及施工人員真正參與進來，促進檔案工作的有效性和規范性，能夠更好地促進工程建設，為工程項目的順利開展奠定扎實基礎。

［1］石金鷺，江海楠，陳致中.工程檔案管理對建設工程質量的作用分析［J］.企業導報，2013（06）∶91

［2］何清志.工程檔案管理中的實踐創新［J］.東方企業文化，2012（16）∶185.

10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.19.048

包德海（1974-），男，山東煙臺人，大專，主要從事工程檔案管理研究。