工程檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化研究

包德海

（福山區(qū)回里鎮(zhèn)人民政府，山東 煙臺 265500）

工程檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化研究

包德海

（福山區(qū)回里鎮(zhèn)人民政府，山東 煙臺 265500）

工程檔案管理既是工程建設(shè)的重要組成部分，也滲入到工程建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)，只有做好工程檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能更好地保障建設(shè)職工質(zhì)量。本文結(jié)合工程檔案特點，就如何做好工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提出了具體的對策措施。

工程檔案；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要一環(huán)，近年來，隨著對檔案工作重要性認識的不斷提高，對于檔案硬件建設(shè)的投入力度也在不斷增強，檔案工作也日益朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。工程檔案作為建筑活動的重要歷史記錄，也是國家的寶貴財富，為建筑事業(yè)如火如荼的發(fā)展提供了源源不斷地智力支撐和決策參考，加強建筑檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平也是推動建筑檔管理工作科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)實需要。

1 前提：做好文書制發(fā)

文書制作是檔案的前身，很多重要的建筑決策、建筑項目監(jiān)理地方標(biāo)準(zhǔn)，以及制度的形成過程，最終都被納入到建筑檔案的歸檔的范圍之中，重要的公文最終大多會轉(zhuǎn)化為重要的文書檔案。因此，一份公文制發(fā)是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)會直接決定檔案本身質(zhì)量。因此，要提升文書制發(fā)質(zhì)量，首先是要做到形式上的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，即公文的紙張、尺寸大小要統(tǒng)一規(guī)范，符合國家檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)要求；其次是要做到文書制發(fā)要嚴(yán)格履行相關(guān)簽發(fā)手續(xù)，符合審批要求；再次是文書的內(nèi)容要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，公文的標(biāo)題、字體、用印、會簽等等都要嚴(yán)格按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)進行，確保文書內(nèi)容的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化；最后是建筑文書檔案的裝訂也要嚴(yán)格按照文書檔案的歸檔要求進行。

2 基礎(chǔ)：提升案卷質(zhì)量

建筑檔案案卷裝訂質(zhì)量是推進建筑檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性工作。隨著檔案工作朝著越來越規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，建筑檔案的案卷材料收集的是否完整、資料是否齊全都會在一定程度上影響到檔案的價值。此外，立卷方法、案卷裝訂質(zhì)量都是影響建筑檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實際操作因素。因此，提升建筑檔案工作的基礎(chǔ)，一方面要解決建筑檔案的立卷方法，提高建筑檔案管理中的分類和檢索的便捷化、規(guī)范化；另一方面，也要提高建筑檔案的裝訂質(zhì)量，切實提高整個案卷質(zhì)量，為建筑檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)。

3 關(guān)鍵：“以我為主”立卷歸檔

重復(fù)立卷和立卷的無序性都阻礙了檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，要保證建筑檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最根本目標(biāo)是要實現(xiàn)建筑檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用的快捷性。“以我為主”的立卷歸檔原則，就是要解決建筑檔案立卷歸檔以本單位所形成的文件為主，推動實現(xiàn)本單位檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為此：首先要嚴(yán)格把握建筑檔案立卷的時效性，即對于已經(jīng)完成的工作，符合歸檔要求的才準(zhǔn)予立卷歸檔，防止造成管理上的無序和混亂；其次是明確建筑檔案的重點，在“以我為主”的原則下，按照不同類別，把握歸檔重點，例如可以將建筑監(jiān)理、施工技術(shù)、建筑政策等分類歸檔；再次是要維護建筑檔案全宗完整性，把同一類別的檔案按照時間或者處理過程進行歸檔，保證歸檔檔案的價值，解決檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理關(guān)鍵性問題。

4 保障：健全管理制度

完善、健全的建筑檔案管理制度是建筑檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的外在保障。首先，是要組建一支強有力的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定小組，由建筑機構(gòu)負責(zé)人來具體負責(zé)建筑檔案管理工作，聘請具有一定專業(yè)檔案知識背景的人員、建筑專業(yè)技術(shù)人員等具體負責(zé)檔案鑒定工作，明確檔案工作的日常具體經(jīng)辦人員，實現(xiàn)一級抓一級，層層抓落實的工作格局；其次是健全建筑檔案各項規(guī)章制度，進一步明確不同人員的崗位職責(zé)，完善檔案立卷、歸檔、查閱等規(guī)章制度；再次是建立健全詳細的檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)，保障建筑檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。

5 展方向：提升建筑檔案信息化水平

建筑檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展方向是要切實提高建筑檔案的信息化水平，信息化也是建筑檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要推手和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，無論是建筑檔案的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，還是多媒體數(shù)據(jù)庫文檔一體化建設(shè)，都引入了信息化技術(shù)手段。首先是要求廣大建筑檔案工作人員牢固樹立信息化與規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化兼顧意識；其次是要積極引入現(xiàn)代檔案管理軟件，并應(yīng)用到日常的建筑檔案管理中，以提升建筑檔案檢索、瀏覽、查詢、統(tǒng)計、歸檔和借閱效率。再次是結(jié)合建筑檔案工作實際，積極探索以檔案信息化促進檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，充分挖掘檔案信息資源，服務(wù)于社會，促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

6 結(jié)語

綜上所述，認真做好工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作，提升工程檔案管理質(zhì)量具有積極的現(xiàn)實意義。通過將檔案管理滲透到工程建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)，使工程管理人員、技術(shù)人員以及施工人員真正參與進來，促進檔案工作的有效性和規(guī)范性，能夠更好地促進工程建設(shè)，為工程項目的順利開展奠定扎實基礎(chǔ)。

［1］石金鷺，江海楠，陳致中.工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量的作用分析［J］.企業(yè)導(dǎo)報，2013（06）∶91

［2］何清志.工程檔案管理中的實踐創(chuàng)新［J］.東方企業(yè)文化，2012（16）∶185.

10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.19.048

包德海（1974-），男，山東煙臺人，大專，主要從事工程檔案管理研究。