倉庫與采購管理信息系統在公益二類事業單位管理中的應用

徐柏英

（佛山市祖廟博物館，廣東佛山528000）

倉庫與采購管理信息系統在公益二類事業單位管理中的應用

徐柏英

（佛山市祖廟博物館，廣東佛山528000）

根據公益二類事業單位的特點，在妥善完成面向社會提供公益產品和公共服務的同時，還需要積極經營自營業務。作為公益二類事業單位的第二利潤源泉，倉庫管理與采購成本的節約受到前所未有的重視，凸顯了節流的重要性。加之當前社會廣泛提倡廉政建設，電子倉庫與采購管理作為陽光管理的科學利器，目前備受關注，以至從傳統倉庫與采購管理向電子倉庫與采購管理的轉變，已然日漸成為當下公益二類事業單位信息化建設的焦點。本文擬通過對公益二類事業單位的倉庫與采購管理的現狀及存在問題進行分析，探討使用倉庫與采購管理信息系統對公益二類事業單位的管理與經營效益所帶來的變革創新與作用。

公益二類事業單位；倉庫管理信息系統；采購管理信息系統

一、公益二類事業單位倉庫與采購管理的現狀

目前，公益二類事業單位在倉庫與采購管理方面存在著許多問題，具體表現在如下方面：

1.管理方式落后。由于種種原因，許多公益二類事業單位的倉庫與采購管理基本上停留在手工操作階段，管理水平處于非常落后的狀態，主要表現在：（1）采購管理過程中，由于所管理的物品種類繁多，同時又必須將經營性物資和非經營性物資區分開，從而造成工作量巨大，不得不形成多頭管理。（2）倉庫管理過程中，物品入庫時，記賬過程中只能設置一到二級明細賬或少數的輔助賬，因為明細賬的級次和輔助賬過多會造成極大的工作量和重復勞動。（3）物品從采購、入庫、出庫過程中，對物品所處狀況不明了，導致物品不能被合理使用或妥善保管，以致最終報廢處理，造成浪費。

2.信息化程度低。計算機技術的出現和普及，為信息處理提供了物美價廉的手段，但由于種種原因，許多公益二類事業單位的信息化程度還相當低，遠不能滿足信息化變革的需要，主要表現在：（1）硬件建設落后。倉庫與采購管理由于主要采用手工操作，因此計算機沒有按信息化需求進行配置，服務器和網絡更無從談起。（2）軟件投入不足。（3）信息技術人力資源不足。要進行倉庫與采購管理信息化，必須具有一些既了解倉庫與采購管理、又精通信息技術的人才，這是進行信息化管理的關鍵因素，目前的人才儲備尚未達到這種要求。

如此進行倉庫與采購管理所產生的后果是：（1）重復購置物資占用了運營資金，購置后處在閑置狀態的物資又必須騰出空間存放，于是又增加了庫存成本；（2）不能及時提供領用人所需物品又影響了單位工作的連續性；（3）缺乏動態管理，長久運作以后容易造成賬賬不符與賬實不符。領導所需信息往往不能及時提供，信息的準確度亦不高，這與公益二類單位的現代化管理的要求大相徑庭。

為了改善、提高公益二類事業單位倉庫與采購管理水平，必須通過倉庫、采購管理信息系統來逐步推動、促進公益二類事業單位的管理制度建設，優化倉庫與采購管理流程，使倉庫與采購管理工作能達到管理目標，滿足領導的管理需求。

二、實施倉庫與采購管理信息化系統的規劃與步驟

因公益二類事業單位倉庫與采購管理的業務需求而誕生的信息化系統,涉及事前、事中、事后全流程管理。從系統規劃與實施建設的步驟上,基本上可以分為三步推進。

1.信息化系統的基礎結構建設和工具性應用。所謂“基礎結構”,包含如數據字典、物資類別、物資編碼、組織機構管理、角色管理、權限管理、審批流程管理等項目設置;而“工具性應用”,則包含如庫存查詢、詢比價、競價采購、供應商等內容。

2.倉庫與采購全流程的電子化管理與應用。具體項目建設包含入庫、儲存、出庫，采購計劃、訂單協同、合同管理、分散采購與集中采購的統一等。另外，這一階段通常涉及倉庫與采購系統與財務、OA等系統的數據對接管理,加強對接環節的構建，將有利于實現事業單位管理的一體化和全流程的信息化管理。

3.倉庫與采購管理深化的系統擴展應用。具體內容包括倉庫管理流程中出入庫方式的細分，物資領用按部門、類型、用途等區分，對應部門領用物資情況的核算，供應商的績效評估管理、成本明細分析管理、工程采購管理、開支分析的深化管理等。

針對各個部門物資使用情況進行核算，供應商績效評估和成本明細管理對于事業單位自身管理水平的要求較高。相對于辦公設備、日常用品、接待物品和后勤服務等低值易耗品而言，工程采購管理功能要復雜許多,對事業單位自身的電子倉庫與采購應用水平的要求同樣較高。而開支分析往往是建立在較完整的物流數據基礎上進行的，因此在某一管理需求上的深化應用一般是放在第三步推進。

以上三步推進法,是從系統建設實施的整體規劃和步驟角度所給予的建議。在實施倉庫與采購管理信息化系統過程中，事業單位可以根據自身的組織特點、物資需求特點、管理人員素質和管理水平等，對系統的組織結構進行優化。

三、倉庫與采購信息化管理系統實施過程中遇到的問題和解決方法

現如今很多企事業單位都采用了信息管理系統，但由于不同程度的各種影響，從實施效果來看，仍有較多不盡人意的地方。而且在不同的發展階段所表現出來的問題也存在著某種程度上的差異。以下主要分析公益二類事業單位信息化管理系統存在的問題及解決方法。

（一）信息化管理系統選型階段

所謂信息化管理系統選型：是根據單位管理需求選擇市場上已應用很成熟的信息化管理軟件，還是按單位管理需求進行外包開發或單位內部組織團隊研發等。

1.存在問題。信息化管理系統選型階段過程中首要問題就是信息管理系統項目依靠什么方式？是采用市場已成熟的應用軟件還是按本單位的管理模式進行研發？如果采用外包式軟件，開發商需要承擔軟件開發及維護等一系列的工作；如果采用內部研發方式，公益二類事業單位員工則需要承擔上述同類工作，如此一來，對單位信息管理研發人員的要求比較高。就目前國內情況來說，現在一部分公益二類事業單位都采用研發外包的方式，但是研發外包往往導致單位不重視調研和開發，容易出現應用中軟件不符合實際需求的情況。

2.解決對策。系統選型工作需要建立在需求調研的基礎上。如果在實際調研方面缺乏基層管理者的參與，只由上層領導獨自決定，容易造成信息管理系統不能滿足整個事業單位機構的真實需要，造成資源的浪費和效率提高不明顯的結果。因此技術人員需要在基層管理者的幫助下進行技術建模，因地制宜地定制出適合公益二類事業單位倉庫與采購管理的信息管理系統。

（二）信息化管理系統初始化階段

信息化管理系統初始化：對應用系統進行系統設置、基礎資料設置、輸入各原始數據記錄等。

1.存在問題。公益二類事業單位在應用信息化管理系統之前必須明確了解其目的性。為了滿足公益二類事業單位對龐雜的初始數據進行有效整理的需要，有關單位必須對系統應用、實施過程中所需的人力、物力、財力作好充分的預期與計劃。信息管理系統的思想載體反映一種先進的管理思維，需要相關建設人員對單位的業務流程的改變有更充分認識與優化意欲。

2.解決對策。第一，提前完成準備工作，以便為接下來的初始化工作奠定基礎。第二，強化上層管理者對實施信息化管理的意識，充分認識采用信息化管理的利弊，從而最終影響到基層對信息管理系統的認識與實施效果。

（三）信息化系統試運行階段

信息化系統試運行：通過對實際業務的模擬操作，檢驗系統設計和實現的功能是否真正滿足單位的實際業務需求，根據試運行的效果和評價指標，對信息化系統進行改進，達到系統易操作、好用、滿足管理要求。

1.存在問題。在運行階段需要解決的問題，更多是屬于“人”的問題，因為信息管理系統既是一個技術問題，也是“人”的問題。管理信息系統需要靠人來實施，而系統的實施往往對員工的舊觀念與工作內容產生實質性沖擊，預期的反應可能對系統應用的預期效益產生影響。

2.解決對策。公益二類事業單位在信息化管理系統的實施過程中需要考慮很多有關“人”的因素，想要一步到位實現系統建設較難做到，而應該根據實際情況不斷地推進系統應用。

倉庫與采購信息化管理系統將對于公益二類事業單位的整體管理水平提升有重要作用，不僅有助于降低管理成本，亦提高了在崗人員的工作效率與質量。隨著現代企業管理理論與管理手段、技術的發展，為滿足各項業務活動的開展、削減不必要的管理成本，公益二類事業單位同樣應該學習現代企業管理的理念和方法，加快公益二類事業單位信息化系統的建設與推廣應用。

D632.9

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1005-5312（2016）05-0274-02