關于計算機信息技術融入辦公自動化的思考

梁大為

摘 ?要：在辦公自動化中，部門要加強對辦公自動化應用的重視，通過對辦公自動化的了解，明確辦公自動化的特點和職能，加強辦公自動化的應用，促進辦公自動化系統的智能化、無線化、影像化、差異化的提升，為整個部門的有效運行，降低運營成本，提高信息傳播效率，提升部門效益做出保障。

關鍵詞：信息技術;辦公自動化;應用

隨著科學技術的發展，計算機信息技術在社會的各個方面都發揮了重要的作用。在辦公自動化中，計算機信息手段已經成了提高部門的運行效率，提升部門的綜合競爭力的必不可缺的手段。文章將探討信息技術融入辦公化的發展現狀和未來趨勢，希望對于部門辦公效率的提高起到幫助。

1 辦公自動化的基本概述

辦公自動化是辦公系統自動化的簡稱，在學術上，辦公自動化還沒有一個標準的定義，我們通過對基本內涵的研究，總結出一個具有共同認識的概述。辦公系統自動化就是通過先進的計算機技術在辦公系統中的廣泛運用，將許多復雜的工作通過計算機等設備的運算，從而提高工作效率，減低運營成本的人機系統。隨著網絡技術發展的日新月異，在辦公自動化中應用的設備和機器也更加趨向于創新化、智能化和效率化等特點，這些新式的設備的有效運用，促進了管理結構的優化，平衡了管理機制的配比，有效地提高了辦公效率。

2 計算機信息技術在辦公自動化中的基本功能

2.1 辦公空間和時間得到了優化

在傳統的辦公中，一般都是在特定的時間和空間進行，辦公效率比較低下。隨著計算機信息技術的普及，在空間上和時間上都對辦公效率產生了很大的影響。首先在空間上，由于計算機的應用和網絡平臺、數據庫的建立，導致辦公地點再也不用局限于某一個地方，甚至可以不在同一個城市，同一個國家，辦公人員同樣可以通過網絡技術有效地傳遞信息，進行辦公，這對于提升整個部門的運行效率，節約運行成本具有重大意義。同時，辦公系統平臺的建立對于信息的有效交流、人員之間的密切合作發揮了重大作用，辦公人員可以通過辦公系統平臺對于信息進行有效的了解和傳遞。在時間上，計算機技術的應用可以有效地提高信息傳遞的時效性，保證信息在辦公人員之間能夠及時準確地進行傳達，及時地收到部門下發的文件、通知等，極大地提高了時間的利用率，加快了企業的運行效率。

2.2 信息的傳播和使用效率得到了提高

現在，我們已經進入了信息時代，信息的傳播效率直接決定著企業的發展，而計算機信息技術在辦公自動化中更好的融合，對于及時掌握最新的信息，并從中篩選出具有使用價值的信息給企業提供決策依據具有重大意義[2]。辦公人員可以通過互聯網、計算機、智能手機的廣泛應用，及時地了解到與行業有關的最新信息，了解政府政策，及時地做出相應的改變，從而推動企業的發展。同時在部門內部的信息傳遞中，員工也可以通過信息技術了解到部門下發的文件，通過數據庫查詢相應的辦公信息，簡化了大量的查詢工作。

2.3 無形資產的重要性得到了提升

在傳統的辦公模式中，紙質資料的保存一直作為部門資料保存的主要方式，這種形式的保存相對來說保存資料的包容性較小，保存環境要求較高，再次查詢的效率較低。隨著計算機技術的發展，部門在資料的保存上發生了很大的變化，通過計算機相關設備的存儲，不僅存儲容量大大增加，所占的空間急劇減小，而且對于再次查詢也非常方便。同時，部門將采購、銷售等信息通過數據庫的收集，存入自動化辦公系統中，相關的工作人員可以更方便快捷地通過系統獲得相應的信息，這避免了紙質資料在傳遞過程中容易出現損耗等現象[3]。而相應地，由于辦公自動化地廣泛應用，無形資產的重要性越來越大，部門要對增加對無形資產的重視程度，確保無形資產在企業中的安全存儲和有效使用。

2.4 辦公成本得到了降低

在傳統的辦公中，部門的辦公人員的交流主要通過電話或者面對面的傳達，這在一定程度上增加了部門的運營成本和人力成本。通過計算機技術在辦公自動化中的應用，很好地解決了相關的問題，降低了辦公成本。在工作中，要加強對電子郵件、實時通訊軟件、論壇等網絡信息傳播方式的運用，減少紙張浪費現象，節約交流成本，優化部門機制，更好地調高辦公效率。

3 辦公自動化的發展趨勢

3.1 辦公系統的智能化提升

智能化的發展是整個社會的發展方式，在辦公系統中，智能化的提升也越來越明顯。由于現在信息的綜合性和復雜性，辦公人員現在需要處理的內部數據和相應的業務數據相比以前呈現幾何級數地增長。而為了適應這種發展，辦公自動化系統的智能程度也越來越高，各種相應的部門行政或業務軟件應運而生。這大大提升了相應工作的工作效率，但同時對工作人員也提出了更高的要求，工作人員要學習相應的理論知識，增加新型辦公軟件的操作技巧，為辦公自動化的發展做好準備。

下面對公司運用ERP系統開展辦公自動化進行簡單的舉例。我國南部的某公司在運用過程中，組織架構比較簡單，集權式管理現象比較嚴重，公司的發展階段出現了一定的停滯。之后，公司在決定引進ERP系統進行自動化管理，在使用的初期，由于對ERP的不熟悉，走了一些彎路，不過總體來說算是成功上線。接下來公司決定加大對ERP項目的投入使用，聘請有關專家對ERP的使用進行系統的培訓，從公司的管理層，到普通員工齊心協力，最終完善了系統的管理，提高了公司的運營效率，公司整體的經濟效益提高了40%左右。由此可見，當信息技術很好的融入到辦公自動化系統之后，對于整個企業的發展都可以起到良好地促進作用。

3.2 辦公系統無線化的使用

現在辦公系統的無線化趨勢越來越明顯，特別隨著4G無線技術的發展，對于空間和時間上的限制進一步的放寬，整個辦公自動化技術出現了新的發展趨勢。在任何時間、任何地點，辦公人員都可以加入到辦公中，成為了最新型的辦公形式。

3.3 辦公系統影像化的發展

如今視頻的錄制和壓縮技術得到了很大的發展，信息技術影像化在辦公中也越來越得到廣泛的應用。首先，資料的影像化可以加深工作人員對于資料內容的記憶、掌握，對于客戶可以達到更好地介紹和宣傳作用。其次，影像化在視頻會議上具有更好地應用，隨著部門運轉節奏的加快，所需開的會議也越來越多。通過影像化，實現了與會者在不同地點的參會可能，并且可以將會場環境全面地收錄，對于與會人員的想法形成清晰的表達。減少了與會者可能發生在交通上的時間和費用，大大地提升了整個辦公系統的運行效率。

3.4 辦公系統差異化的出現

隨著信息技術在辦公化的蓬勃發展，辦公系統的差異化現象也隨之出現。在實際的工作中，由于各行各業的工作性質不同，工作環境不同，所以對于辦公系統的需求也有很大的差異。在以前的辦公軟件中，差異化現象并不明顯，很多部門采用辦公軟件后，發現只需要其中一部分的功能就能夠滿足辦公需求，這在一定程度上造成了辦公資源的浪費。隨著信息化技術的發展，現在很多辦公軟件都實行了需求化定制，即根據辦公環境和具體的客觀環境制定出滿足辦公需求的軟件，這也是未來辦公化發展的一大趨勢。

4 結束語

隨著計算機信息技術的發展，辦公自動化在整個部門的運行中所起到的作用越來越大，對于整個部門的組織結構的改善，制度制定的合理都有很大幫助。部門要加強對辦公自動化應用的重視，通過對辦公自動化的了解，明確辦公自動化的特點和職能，加強辦公自動化的應用，促進辦公自動化系統的智能化、無線化、影像化、差異化的提升，為整個部門的有效運行、降低運營成本、提高信息傳播效率、提升部門效益做出保障。