淺談數字化檔案長期保存的問題及措施

張洋

摘 ?要：改革開放以來，我國的人民生活水平不斷提高，科學技術水平總體上有了質的飛躍，尤其是計算機技術和網絡技術的發展，其在各行各業上的應用極大地提高了我國各行各業的發展，提高了行業的發展速度。近年來，計算機技術和網絡技術在檔案管理工作中的應用使我國檔案管理工作進入到數字化發展時代，但是數字化檔案長期保存的工作仍舊存在一些問題，需要探討，文章從數字化檔案長期保存所存在的問題出發，分析了如何長期保存數字化檔案的對策，希望能夠對數字化檔案的管理工作提供一些借鑒，僅供參考。

關鍵詞：數字化檔案;長期保存;問題;措施

計算機技術和網絡技術在給檔案工作到來了發展機遇的同時，也帶來了一定的挑戰，尤其是數字化檔案，在長期保存的問題上，數字化檔案面臨著嚴峻的形勢。如何對數字化檔案進行長期保存，關系著檔案數字化建設和信息化建設的發展，因此研究數字化檔案的長期保存工作具有重要意義。

1 數字化檔案長期保存面臨的問題

1.1 數字化檔案載體的壽命問題

數字化檔案信息是通過計算機技術和網絡技術實現的，是將檔案以文字、圖片、語音、視頻等形式存儲在硬盤、光盤等載體上，硬盤、光盤等載體體積小，易保存，且符合現階段人們對檔案便捷性的需求，對實現檔案資源的充分利用十分有利。然而，數字化檔案載體也有一定的劣勢，存儲載體在儲存上容易受外界因素的影響，造成使用壽命降低，嚴重的將導致載體內的信息無法恢復，給檔案資源帶來極大的損失。而且檔案載體具有一定的特殊性，在使用過程中，需要借助一定的技術設備才能判斷其是否可以正常使用，因此，在日常的管理中，相關人員不能輕易的判斷出載體的狀況，對載體的儲存與保護形成了一定的阻礙，而且科學技術的發展與更新換代十分迅速，載體的形式發展也很快，導致檔案的存儲載體跟不上時代的腳步，使用壽命受到影響。

1.2 數字化檔案所依賴的計算機軟件技術過時問題

在數字化檔案的長期保存問題上，除了數字載體的壽命問題外，數字檔案的檢索系統也是一個急需解決的問題，數字檔案過分的依賴于計算機軟件系統，而計算機軟件屬于不斷更新換代的，科學技術更新的特別快，這就導致數字檔案的檢索系統跟不上日益提高的計算機軟件技術，導致數字檔案檢索系統技術相對落后，不符合人們的需求。尤其是在市場經濟的發展與挑戰下，計算機技術與網絡技術的發展水平與日俱增，相應的軟件更新周期變短，這種現象為數字化檔案的長期保存工作帶來了嚴峻的挑戰。

1.3 數字化檔案真實性的維護問題

數字化檔案長期保存的問題還受到檔案真實性的挑戰，數字化檔案的真實性包括三個方面：檔案的內容真實;檔案的主體與內容相符;檔案的形成及使用時間一致。數字化檔案的管理工作應該充分重視檔案的真實性問題，只有做好檔案的真實性工作，才能保障數字化檔案的長期使用和保存，數字化檔案的真實性問題比較復雜，因為數字化檔案容易被竊取、篡改等，而且在改動后基本不會留下痕跡，檔案管理人員很難察覺，這種特殊性為數字化檔案的真實性工作到來了嚴峻的挑戰，而且在運輸以及保存的過程中，數字化檔案也容易受自然環境等因素的影響，造成檔案數據缺失，數字化檔案數據的完整性與真實性受損。

1.4 數字化檔案存取的安全問題

數字化檔案的存取對數字化檔案的安全與長期保存也存在一定的威脅，尤其是在進行檔案數據傳輸等的過程中，檔案數據再經由計算機進行傳輸時極易感染病毒，而且數字化檔案的管理系統與檢索系統網絡防護較弱，經常出現被黑客和不法分子入侵、竊取數據等情況，這些現象的發生極易導致檔案數據被破壞、竊取，造成檔案數據受損，對數字化檔案的長期保存十分不利。

1.5 數字化檔案保存的元數據問題

數字化檔案信息的元數據保存問題一直是國際上的難題，目前，世界各國都未形成一套行之有效的元數據保存體系，各國的數字化檔案各有特點，應該具體問題具體分析，我國相關的檔案工作者應該加強相關方面的研究，根據我國數字化檔案的具體特點，分析研究出一套適合我國的數字檔案元數據保存問題的方案，否則，元數據問題將一直影響數字化檔案的長期保存。

2 數字化檔案長期保存的對策

2.1 合理選擇數字化檔案的存儲載體

在進行數字化檔案存儲載體的選擇時，應從以下幾個方面進行選擇：

（1）因為數字化的檔案信息具有不可更改的特點，所以在選擇檔案存儲介質時，一定要關注數字化檔案的這個特點，保障數字化檔案的數據真實、準確、完整，選擇質量好、存儲容量大的介質載體。

（2）在進行數字化檔案存儲載體的選擇時，還要關注其安全性和耐久性。一定要選擇耐久性高，安全性高的存儲載體，保障存儲載體的穩定性，對自然環境的影響十分敏感的存儲介質不宜選擇，而且應當考慮存儲環境周圍的磁場等因素。

（3）在進行數字化檔案的存儲載體選擇時，一定要考慮載體的技術壽命，如果因為存儲載體的技術原因，無法與計算機技術和網絡技術接軌，導致數字檔案數據的數據丟失等問題出現，對數字化檔案的長期保存將產生嚴重的后果。

（4）在進行數字化檔案的存儲介質選擇時，應該選擇經得起市場考驗的達到國家相關技術水平的介質，保障存儲載體無質量問題。

2.2 合理選擇數字化檔案的保存技術

（1）遷移技術：主要是指將數字檔案信息從一個存儲載體轉移到另外一個存儲載體上。因為數字檔案的格式具有特殊性，包含各種文字、圖片、音頻、視頻等。所以在數據的傳輸過程中經常會出現數據丟失等情況，而且在傳輸的過程工作量大，也會造成一定的經濟損失。

（2）更新技術。更新檔案數據是指在原有的技術和存儲環境下重寫書檔案數據，對計算機軟硬件的依賴很大，能夠防止由于存儲介質物理變化引起的檔案素具損壞的問題，但是對數字化檔案長期保存的問題作用不大。

（3）轉換技術。轉換技術包括程序、系統、編碼、存儲介質等的轉換，保障不同種類、不同介質的檔案信息的轉換，實現檔案信息的共存。但是這種技術有可能帶來檔案數據的可靠性降低的問題。

（4）再生性保護技術。再生保護技術是指在一定的技術條件下，將數字化檔案信息存儲到一些載體上，例如紙張等，這樣可以在一定程度上應對數字化檔案存儲載體老化的問題。但是這項技術對數字化檔案因戲中的音頻、視頻無效。

（5）技術典藏。技術典藏是一項代價十分昂貴的檔案數據保存技術，是收集和利用過時的計算機設備讀取和保存過時的存儲載體。這種技術十分的不便，難以大范圍的推廣和使用。

2.3 在國家層面上統一數字化檔案長期保存的元數據標準

關于數字化檔案存儲的元數據問題，相關的檔案管理部門和國家管理部門應該設置一個統一的規定，這樣對數字化檔案的長期保存工作噢十分有利。如果有統一的數字化檔案元數據通用標準，數字化檔案元數據在保存和處理上能夠依照標準進行，各地按照統一的標準進行，也偶利于檔案信息的使用。在制定數字化檔案元數據的存儲標準時，一定要根據我國數字化檔案的具體情況，具體問題具體分析，不可盲目照搬照抄國外的標準，要制定符合我國數字化檔案基本情況的適用標準。

參考文獻

[1]齊宗元.檔案數字化信息長期保存策略的關鍵問題淺析[J].中國管理信息化，2013.

[2]汪碧宇.新時期檔案館工作改革研究[D].安徽大學，2006.

[3]余卉.數字檔案保存的來源感知系統設計與實現[D].華中科技大學，2012.