大數據時代高校檔案管理創新與發展

【摘 要】利用大數據技術為高校的檔案管理服務，從而實現信息保存以及信息利用功能，有重要的現實價值。本文簡要介紹大數據對于高校檔案管理的意義，并在此基礎上探討大數據時代高校檔案管理創新與發展的措施。

【關鍵詞】大數據時代；高校；檔案管理；創新；發展

當前很多高校的檔案管理一直沿襲著傳統方式，導致檔案的利用率低下，無法滿足人們對于檔案信息的需求。為提高高校檔案管理的質量，從被動服務到主動服務，就需要與時俱進，充分利用現代化的信息技術，滿足人們對檔案信息的利用需求。

一、大數據對高校檔案管理的意義

第一，提高檔案管理效率。大數據時代下高校的檔案管理理論、技術以及環節都發生著顯著的變革，未來的檔案管理工作呈現的發展趨勢就是應用新技術建設檔案，從而提高服務水平[1]。高校檔案管理如果仍然沿襲傳統的手工管理模式來整理檔案信息，存在著比較明顯的困難與缺陷，比如檔案容易破損、檔案查詢困難、信息容易丟失，還有檔案信息難以共享等。這些問題無法實現當代檔案管理工作要求，在很大程度上影響到檔案管理以及利用。應用大數據技術來管理高校的檔案，有利于減輕檔案管理工作人員的勞動強度，并且改進檔案管理的質量與效率。

第二，優化檔案管理流程。傳統的高校檔案管理主要是使用紙質文件當作載體，根據類別將各種紙質文件進行編碼收藏，根據目錄進行查詢。通過使用大數據技術構建能夠符合高校檔案管理要求的管理系統，可以改進歸檔完整性以及及時性，從而優化檔案管理的流程，便于檔案檢索以及利用[2]。通過使用這一平臺，檔案用戶能夠迅速查詢自身的檔案信息，高校的管理人員也能夠方便查詢行政、教學、基建、出版、科研設備以及活動等方面的檔案信息。

第三，轉變檔案管理理念。大數據技術能夠給高校的檔案數據賦予新特征。近年來隨著高校的館藏檔案數字化以及接收的各種電子檔案，檔案資源數量越來越多，這些資源當中有著大量的非結構化數據[3]。使用檔案的人越多越有利于挖掘檔案價值。管理系統建設的理念是將檔案用戶作為中心，提供便捷豐富的查詢功能、完善的用戶界面以及借閱控制功能。用戶能夠借助于網絡來同檔案館聯系，并且在授權范圍內遠程訪問使用高校的檔案大數據。

二、大數據時代高校檔案管理創新與發展

第一，共享檔案資源。大數據最顯著的特點是資源共享。高校的檔案管理系統同高校的自動化辦公系統以及教學管理系統等互相獨立并且互相聯系。高校的檔案管理系統需要規范數據與文件的管理，接受、儲存并且整理各種文件以及數據，而辦公自動化系統能夠實現全方位的信息采集以及信息處理。使用大數據技術實現多個系統同檔案管理系統之間的對接，把需要歸檔的各種檔案資料及時上傳到檔案管理系統當中，能夠簡化大量非必要的操作時間以及儲存空間，減少人力資源以及財力資源的浪費，實現高校檔案資源的共享與利用。

第二，提高檔案管理人員素質。當前同大數據有著密切聯系的技術蓬勃發展，例如信息鏈接技術、智能信息技術、數據倉庫技術、數據挖掘技術以及服務網絡技術等，對檔案管理工作人員的綜合素質以及知識結構提出更為嚴格的要求。當前高校的檔案管理工作人員當中，普遍存在著女性化、老齡化、業務水平低以及信息技能低等方面的問題，缺乏復合型的高素質人才。大數據時代檔案管理隊伍建設，一方面需要那些熟悉檔案管理業務的工作人員，另一方面又需要計算機技術方面的人才。所以高校需要重視檔案管理工作人員培訓，持續改進檔案管理人員的綜合素質以及專業技能，培養一批專業技術過硬、檔案知識扎實并且具備創新能力的檔案管理人才。檔案管理人員應當熟悉檔案信息管理、服務以及開發等方面的知識，并且熟悉各種現代化的信息技術。除此之外，高校還需要關注大數據技術的最新發展動態，并且據此培養復合型的人才，從而確保高校的檔案管理工作可以在大數據背景下取得新的突破。

第三，做好信息安全保護工作。隨著大數據技術的發展與應用，高校的檔案管理部門應當事先做好紙質檔案信息的掃描，或者通過外包方式轉化成為數字檔案，從而實現館藏檔案的數字化管理。這些檔案信息往往有著價值大、利用率高以及容量大等方面的特點。在高校數字化檔案上傳到管理系統的同時，需要重視檔案的安全保障工作。安全保障建設可以說是龐大復雜的工程，一方面需要基礎設施方面的保障，另一方面還需要安全技術、法治標準、組織管理以及故障恢復機制層面的保障。因此針對檔案管理系統需要構筑多層防護機制，采取各種安全技術例如防火墻技術、水印技術、數字簽名技術以及信息加密等，來保證高校的檔案管理系統硬件安全、軟件安全以及數據安全。除此之外，高校還需要進一步強化檔案管理系統的外設管理、訪問權限管理以及操作權限管理，在高校的檔案管理人員當中加強安全教育。在此基礎上定期評估檔案管理系統的網絡安全水平，從而及時發現存在的問題并且加以彌補，通過完善網絡監控以及使用殺毒軟件、防火墻等實現網絡保護。

綜上所述，高校檔案管理的主要功能就是保存各種信息并提供信息服務，借助于大數據可以完美發揮這些功能。檔案管理人員需要主動創新，將大數據技術應用在高校的檔案管理當中，從而不斷提高檔案管理的質量。

作者簡介：曹丙貴（1974.1-），男，籍貫：江蘇鹽城，學歷：大學本科，職稱：檔案館員，研究方向：檔案管理。

參考文獻：

[1]張冉妮，楊松平.大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策研究[J].蘭臺世界，2015，10（1）：21-22.

[2]王鶴淇，謝春梅.淺談大數據時代檔案信息的開發[J].蘭臺世界，2015，12（6）：121-122.

[3]周才云，趙晶晶.大數據時代高校檔案的信息化建設探析[J].蘭臺世界，2015，9（4）：27-28.