淺析會計電算化中“記賬”與“反記賬”功能的運用

摘要：隨著會計電算化工作的深入開展，各類會計軟件在競爭中進一步拓展功能，都增設有“記賬”與“反記賬”的功能。在實際工作中，會計電算化以其高效、自動、方便、準確等特點來處理大量的會計數據。因此，本功能運用起來十分方便，深受廣大會計人員的歡迎。

關鍵詞：會計電算化；記賬；反記賬；運用

一個以計算機為載體的當代電子技術和信息技術為處理工具的會計電算化系統，就是以各個功能模塊組合工作方式代替人工自動完成賬務處理工作。

一、 “記賬”與“反記賬”功能的可行性和必要性

1.“記賬”與“反記賬”功能的可行性

記賬也稱為登賬，是將所做的憑證記錄到具體的相關賬簿中去的過程。在手工方式下，記賬是由會計人員根據已審核的記賬憑證，以及所附有的原始憑證進行逐筆或匯總后登記有關的總賬和明細賬的過程。在電算化條件方式下，記賬是由記賬權限的操作員發出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序，自動地進行合法性檢查、科目匯總、登記賬簿等的過程。記賬憑證審核，并由出納簽字后，即可以進行登記總賬、明細賬、日記賬及往來賬等操作。正確采用記賬向導方式，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機自動進行數據處理，不用人工干預。

反記賬是將本月已經登記入賬的記賬憑證有錯誤予以取消、予以更正的方式，利用“恢復記賬前狀態”功能，將本月已記賬的憑證恢復到記賬前的狀態，進行修改、審核后再進行記賬，它是記賬的逆操作。

2. “記賬”與“反記賬”功能的必要性

在記賬過程中，需要正確選擇記賬范圍。如果是第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統提示將不能記賬；上月未結賬，本月不能記賬；沒有審核的憑證將不能記賬，應該滿足記賬范圍應小于或等于已審核范圍；作廢憑證不需要審核，可直接記賬。記賬是由電腦自動進行的，一旦斷電或其他原因造成中斷后，會計人員將無法了解到電腦到底已經登記了多少張憑證，因此，系統將自動調用“恢復記賬前狀態”功能恢復數據，然后需重新執行記賬命令。

企業發生的經濟業務，經過制單、審核、記賬操作之后，應形成了正式的會計賬簿。如果賬證數據信息混亂、不符。存在已記賬的錯誤憑證，不僅影響會計信息使用，而且影響會計工作效率。如果有“反記賬”功能，就可以把錯誤憑證全部更正后再重新記賬。這時，賬簿中的錯誤信息就可以大大減少，使賬簿信息更真實，數據更準確。當計算機意外斷電、病毒侵襲等導致記賬過程意外中斷時，會計人員便無從下手。為了防止數據丟失，可以進行“反記賬”操作，恢復到可控制階段。

《會計核算軟件基本功能規范》中規定，會計軟件應當提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的邊續編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。因此，需要恢復到“最近狀態”就需對不確定的數據處理進行“反記賬”。

二、 “記賬”與“反記賬”功能的應用分析

計算機內憑證數據的編輯是以是否結賬為標準，而不是以是否記賬為標準。這是因為，電子記賬異常迅速，只要沒有結賬，編輯當月已記賬的憑證數據后，可以重新記一次賬，刷新當前會計期中數據表的電子賬記錄，使賬證相符。另一方面，記賬是結賬的前期工作，已結賬的機內憑證數據肯定已記賬，只要尚未結賬，就屬于當前會計期，這樣的計算機內憑證數據，都可以進行修改。

大量的錯誤憑證被登記入賬后會導致賬證不符，這種情況在企業試運行期間非常容易發生。如果沒有反記賬功能，則影響會計信息的使用。從企業內部控制制度來看，則違背了內部控制制度的目標，不能保證處理的經濟內容及有關數據符合有關規章制度的合法性；不能保證處理的經濟內容及有關數據有利于提高經濟效益和工作效率的合理性。如果有“反記賬”功能，就可以先取消記賬，把錯誤的憑證全部更正后再重新登記入賬。這樣才能保證數據處理及時，為管理提供信息。

三、 運用“記賬”與“反記賬”功能的限制條件

財政部頒布的《會計電算化管理辦法》規定，采用電子計算機替代手工記賬的單位，應當使用的會計軟件達到財政部發布的《會計核算軟件基本功能規范》的要求。

在所有會計軟件中，記賬都是必備功能。計算機記賬是將未記賬憑證的數據轉入到賬簿數據庫中去。因此，“記賬”的操作者必須是得到系統管理員授權的原記賬人，記賬人員應對賬簿的正確性負完全責任。現有會計軟件的解決方案是在記賬報告中會顯示未記賬憑證，未審核憑證、未出納簽字等。例如記賬憑證中有些憑證沒有審核或未經出納簽字，屬于不能記賬的憑證，可根據操作提示注意修改后，直到確認無誤后再記賬。

反記賬是記賬的一種特殊形式，它只有在特殊情況下才能使用。反記賬的恢復方式有恢復最近一次記賬前狀態和月初狀態。從本質上講，它也是對錯賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴肅性，避免濫用反記賬功能，操作者必須同時得到系統管理員授權才能實施反記賬。

同時，記賬只能在結賬前進行。一旦結賬，就意味著已經沒有經濟業務需要處理，不允許再輸入本期的記賬憑證，也不允許再對本期經濟業務進行“記賬”和“反記賬”。同時記賬在選擇記賬范圍時，可輸入連續編號范圍，也可輸入不連續編號，是按記賬范圍中的憑證號或日期逆序連續進行的，而反記賬的范圍是以賬簿數據庫的最后一條記錄或者說是最后一張已記賬憑證為起點，來確定反記賬的記錄數，而不能允許從賬簿數據庫中間任意抽取幾條記錄作為反記賬的范圍。

然而，“反記賬”功能更容易發現具體工作中的失誤，能正確評價會計工作人員的工作質量。同時，為了提高企業的工作質量，提高企業財務會計經營管理及時提供準確的信息資料起到一定的鞭策作用。

參考文獻：

[1]張明麗.淺議會計電算化中“反記賬”的運用[M].北京：中國財政經濟出版社，2013.

[2]揭偉紅.淺談會計電算化中“反記賬”“反結賬”.福建金融管理干部學院學報，2014.

作者簡介：

曾萍（1980- ），女，湖北孝感人，鄂州職業大學商學院教師，研究方向：經濟管理。