如何做好檔案交接工作

侯永杰

【摘 要】在檔案交接工作中，要端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，保證檔案交接工作嚴格按規定辦理，確保檔案的完整性和連續性。

【關鍵詞】檔案工作；交接；發展

隨著改革開放的發展和國家人事制度的不斷深入，許多單位機構精簡、競聘上崗及人才的合理流動，使檔案人員調動更換頻繁，做好檔案交接工作，對于維護檔案安全完整，確保檔案工作的連續性 具有十分重要的意義。國家曾三令五申強調檔案人員調動工作時，必須在辦理完檔案移交手續后方能離開崗位。然而在實際工作中，存在一些不盡如意的現象，直接影響單位檔案工作的順利開展，使檔案年度報表不準確，利用查劃不到位，工作效率低，工作質量差。下面針對這一現象，提出自己的一些想法。

一、剖析存在問題

第一是檔案交接不及時。一些單位領導對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。老檔案人員離崗，新檔案人員上了崗，而檔案交接還未辦理，以致出現檔案數量不清，借出歸還檔案責任不明、界限不清，使檔案工作前后脫節，工作細節和經驗得不到合理傳承。

第二是檔案交接手續不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案交接應是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作。而在一些單位檔案人員離崗或調動工作時移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字不簽，檔案交接只是一串鑰匙的交接，忽視了檔案工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

第三是檔案監交工作不嚴格。一些單位領導忽視監交的監督作用，責任不明確，對檔案的交接準備工作很少過問，檔案監交時懶得光臨，使單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。

因此，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員的責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責和任務。

二、采取有效措施

第一是檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是單位檔案管理中的重要環節，應引起單位的重視，尤其是單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議程，在檔案人員離崗或調動工作時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原崗位。

第二是檔案人員離職離崗之前要認真做好檔案的移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提，檔案移交人員在移交前要做好以下工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到檔案案卷目錄與檔案實物相符，數量準確，清查檔案卷目錄、檔案卷內目錄、檔案年度報表和檔案總結，做到心中有數。二是對借出的檔案要及時催還，不能及時歸還的要問清原因，整理好調卷單，并在調卷單上注明原因、催還情況及日期。三是對未整理的文件材料要分類存放，做到系統有序，方便今后歸檔整理。四是按檔案移交要求編制移交說明，寫清移交情況，注明時間地點。檔案接收人員在移交前要做好以下工作：一是了解單位檔案職能和工作活動情況。二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況。三是協助前任檔案人員做移交準備工作。只有交接準備工作充分，才能保證檔案移交工作的順利進行。

第三是認真做好檔案的監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案的領導或檔案行政部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到檔案案卷目錄與檔案實物相符，手續齊全。并做好檔案移交目錄和移交清冊單，并在移交清冊單上注明檔案數量，交接時間、地點和監交人、移交人和接收人的姓名及職務，并簽字蓋章，移交目錄和移交清冊單一式三份，移交人和接收人各執一份，單位存檔一份。

第四是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，不單純是檔案業務素質問題，主要是一些單位檔案人員工作責任心不強，因此，在交接的過程是要補上這一課，教育雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按規定辦理，確保檔案的完整性和連續性。

三、穩定檔案隊伍

做好檔案管理工作，適應新形勢的發展，首先必須有一支穩定檔案隊伍，要有一支團結奮斗、無私奉獻、兢兢業業、敢打硬仗的檔案干部隊伍；檔案管理人員要有較強的業務能力；還要有良好的職業品德，要具有甘于寂寞、樂于奉獻的精神。因此，提高檔案工作者素質，是加速科技進步，推動事業發展的關鍵，不斷提高檔案人員理論、業務、技能方面的素質，檔案工作連續性強，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間學習，積累經驗，才能逐步適應或完善，從維護檔案工作的長遠利益考慮，做好檔案隊伍的穩定，才能是檔案工作持續發展的基礎。