新標準下廣西各級機關檔案室等級認定工作探討

【摘 要】開展檔案室等級認定是提高機關檔案工作水平的有效手段。廣西各級機關檔案室等級認定工作中普遍存在單位領導重視不足、檔案門類歸檔不夠齊全、檔案信息化建設步伐緩慢、檔案開發利用形式不夠豐富等問題。各級機關檔案室只有嚴格按照新標準的要求，加強加強領導、重視收集、推進檔案信息化建設、創新檔案開發利用形式，才能推動機關檔案室上等級、上臺階。

【關鍵詞】新標準；機關檔案室；等級認定

檔案室是全國檔案工作的基礎，是國家檔案不斷補充的源泉，是檔案大量發揮現實作用的陣地。為提高廣西機關檔案工作水平，全面加強機關檔案管理規范化建設，更好地為黨和國家各項事業發展及機關建設服務，筆者在對機關單位檔案室進行等級認定的調研過程中發現，部分檔案室存在領導重視不足、檔案門類歸檔不夠齊全、檔案整理不夠科學、檔案信息化建設落后、檔案開發利用形式不夠豐富等問題，制約了檔案室等級認定工作的開展。加強領導重視、夯實業務基礎、加快信息化步伐、加大檔案開發力度是推動機關檔案室等級認定工作的必由之路。

一、新《辦法》出臺的背景及意義

廣西機關檔案室等級定級升級工作始于上世紀90年代，1998年，自治區檔案局印發了《關于印發<廣西壯族自治區各級機關檔案室定級升級辦法> 》、<廣西壯族自治區各級機關檔案室等級標準（修正）>的通知》（桂檔〔1998〕14號），規范全區機關檔案室定升級工作。2005年，自治區檔案局又印發了《關于印發<廣西壯族自治區特級檔案室管理辦法>和<廣西壯族自治區特級檔案室等級標準>的通知》（桂檔發〔2005〕33號），修改完善特級檔案室等級標準。隨著檔案工作發展新情況的出現，原自治區檔案局1998年及2005年頒發的機關綜合檔案室定級升級辦法、等級標準和管理辦法已不適應新形勢要求。為幫助機關單位主動適應檔案工作新常態，推動檔案室工作新發展，《廣西壯族自治區各級機關檔案室等級認定辦法》于2014年4月正式發布實施，該《辦法》包含一個等級認定辦法和四個等級認定標準。這四個等級認定標準分別為：《廣西壯族自治區特級檔案室認定標準》，它適用于全區及中直駐桂各類機關特級檔案室的等級認定；《廣西壯族自治區直屬機關檔案室等級認定標準》，適用于區直、中直駐桂及相當級別的機關一級、二級、三級檔案室的等級認定；《廣西壯族自治區市直機關檔案室等級認定標準》，適用于市直及相當級別的機關一級、二級、三級檔案室的等級認定；《廣西壯族自治區縣直機關檔案室等級認定標準》，適用于縣直及相當級別的機關一級、二級、三級檔案室的等級認定。與1998年及2005年印發的檔案室定升級辦法相比，新《辦法》對各級機關檔案室等級認定范圍、認定條件、認定程序等方面進行了明確規定，《認定標準》共設置組織管理、條件保障、業務建設、信息化工作和開發利用等五個考評項目、20個考評內容，并對各個考評項目的分值進行了適當調整，增加了檔案收集、檔案數字化和檔案編研開發利用的分值，以期推動機關檔案室著重在加強業務上下功夫，達到以評促改、以評促進，各級機關檔案室現代化、規范化管理的目的。

二、廣西各級機關檔案室等級認定工作中存在的問題

（一）單位領導重視不足

領導重視是機關檔案室等級認定得以順利開展的組織保障。新《辦法》將“領導重視”列為第一個考評項目的第一個考評內容，并賦予相應分值，在考評細則中明確規定要將“檔案工作納入本機關年度工作計劃、發展規劃、單位議事日程”，為檔案室配備穩定的檔案員及相關硬件設施設備，保證檔案工作的正常開展。但在實際工作中，部分單位領導重視效能部門、業務部門而忽視了檔案工作，缺乏至上而下的檔案室等級認定工作責任制，沒有配備專職檔案員或檔案員兼職過多，沒有投入相應的資金購置檔案設施設備，影響了整個認定工作的工作進度。

（二）檔案門類歸檔不夠齊全

業務建設是檔案室等級認定的基礎。新《辦法》中，“業務建設”考評項目共32分，是分值最高的考評點，包括檔案的收集、整理等6個考評內容。按我國對檔案的習慣分類，機關檔案室應將文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、電子檔案、實物檔案、會計檔案、專門檔案、基建檔案等九大類檔案進行收集歸檔。但是自治區檔案局在考評過程中發現，不少單位只重視文書檔案，忽視會計、實物、基建、錄音、錄像等門類、載體檔案的收集，部分單位還未啟動新興的原生電子檔案的收集工作，成為檔案室測評中普遍存在的主要扣分點。

（三）檔案信息化建設步伐緩慢

“存量數字化、增量電子化”是我國檔案信息化建設的方向。檔案室開展檔案信息化建設，不僅能夠保護檔案原件、提高利用效率，而且將來移交進館時也減輕了各級檔案館檔案數字化的工作量。因此，新《辦法》加大了檔案數字化的分值，根據單位完成館藏檔案數量的百分比計算得分。但部分單位檔案信息化啟動較晚，檔案數字化比率較低，數據與目錄掛接不符，單純“為數字化而數字化”，沒有達到信息化建設的根本目的。

（四）檔案開發利用形式不夠豐富

檔案開發利用是主動服務機關的有效手段。新《辦法》中，要求各機關單位要積極開展檔案資料編研工作，編制有組織沿革、大事記、基礎數字匯編、重要會議簡介、重要文化匯編和專題匯編、檔案利用效果實例匯編等編研成果。但是由于部分單位檔案員缺乏主動開發的檔案意識，不注重日常積累，編研水平有限，檔案開發利用的形式不夠豐富，編研成果質量不高。

三、推進機關檔案室等級認定工作的有效措施

自治區檔案局制定的新《辦法》中，檔案室等級認定的程序更嚴、內容更細、標準更高，各機關單位要以檔案室等級認定為抓手，硬件設施和業務建設同籌劃、同推進，才能推動單位檔案室工作再上新臺階。

（一）加強領導，統籌規劃檔案室等級認定工作

檔案是記錄單位歷史，服務機關的有效憑證。檔案室等級認定能夠順利通過測評，領導重視是關鍵環節。各單位領導應將檔案工作與其他工作共同考慮，納入單位年度工作計劃和議事日程，配齊配全檔案設備設施，配足配強檔案專業管理人員，為檔案室等級認定提供充分的人、財、物保障。檔案室等級認定工作不是檔案員一個人的事情，而是單位的大事、要事，必須上至領導層面，下至處（科）、室的每一位員工，都是認定工作的參與者。要形成檔案室等級認定的工作方案，明確責任，分解落實，倒排時間，形成“人人有責任、事事有人管、分分有人爭”的良好氛圍，才能群策群力，團結一致完成檔案室等級認定工作。

（二）重視收集，確保各類檔案應歸盡歸

機關單位要按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）、《廣西壯族自治區檔案管理條例》及《自治區黨委辦公廳、自治區人民政府辦公廳印發<關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見>的通知》（桂辦發〔2015〕1號）的有關規定，加大對各種門類、各種載體的收集力度，形成門類齊全、載體豐富的綜合檔案室。檔案的齊全完整和檔案資源的積累來自單位各處（科）、室的支持和配合，要建立檔案移交制度，形成檔案管理網絡，督促各處（科）、室積極履行檔案收集移交職責，確保各類檔案應歸盡歸，為檔案室等級認定奠定基礎。

（三）科學規劃，穩步推進檔案信息化建設

檔案信息化是提升單位檔案工作水平的有效手段，各單位要增強網絡思維，抓好檔案信息化建設，提高檔案管理的質量，推進檔案管理現代化，實現檔案資源的共享。要根據本單位檔案室室藏結構，制定本單位檔案信息化建設的規劃，加快傳統載體和重要檔案的數字化工作，注重原生電子檔案的收集歸檔工作，積極納入自治區檔案局館室一體化試點工作，爭取早籌劃、早啟動、早發展，穩步推進檔案信息化建設步伐。

（四）主動服務，創新檔案開發利用形式

機關單位檔案室要充分利用好室藏檔案這一“母資源”，緊緊圍繞單位的職能，深化檔案開發利用，以豐碩的檔案編研成果主動服務機關各項工作。要培養創新意識，以現實需求為導向編研出富有新意的檔案文化產品；要成立編研小組，彌補檔案員文字表達方面的不足；要優化館藏，重視收集具有機關特色、載體特色的特色檔案，全方位展示機關的風采、提高檔案編研產品的層次；要采取傳統載體與聲像產品相結合的開發形式，豐富檔案編研的種類；要加大開發合作，拓寬檔案編研產品的深度與廣度，切實發揮檔案資政育人的作用。

總之，檔案室等級認定工作離不開單位領導的重視支持，離不開各個部門的積極配合，離不開檔案員的無私奉獻。有組織、有計劃、有步驟地開展檔案室等級認定工作，做到人員到位、資金到位、管理到位，才能確保檔案室順利通過等級認定測評。

作者簡介：陳鵬，檔案學碩士研究生學歷，中級經濟師，廣西警察學院教師，研究方向：檔案信息資源管理。