人事檔案利用存在的問題和解決對策

朱鳳智

摘 要：人事檔案在傳統的思想里是保密的，就算是本人可能也無法進行查詢和利用，這顯然與我國現階段的社會發展不相適應。文章針對我國人事檔案利用存在的問題進行了全面的分析，并提出了具有針對性地解決對策，希望通過文章的分析，能夠為人事檔案利用工作提供參考。

關鍵詞：人事檔案利用；存在的問題；解決對策

引言

作為我國人事管理制度、干部管理制度以及行政管理制度的重要組成部分，人事檔案管理對整個行政管理制度的改革和發展所起到的作用是不言而喻的。在社會經濟的發展下，我國人事檔案管理需要進行改革。但現階段研究者對人事檔案利用存在的問題和解決對策較為關注。要想對人事檔案利用問題進行有效解決應最大限度地挖掘出人事檔案在服務民生中的作用，適當地公開人事檔案，將改革系統化的推進。

1 人事檔案利用存在的問題

1.1 管理方式問題

由于遵循保密的政策，人事檔案處于完全封閉管理狀態，工作的重點在于收集、保管，而開放利用卻是忽視的，更談不上對檔案當事人的開放和利用了。人事檔案內容的特殊性決定了其必須具有一定的保密性，封閉管理也是應該的，但是檔案管理人員應該明白保密并不是目的，使檔案發揮出應有的作用才是根本。如果一個人的基本材料主要一進入人事檔案，就要“封存”，等到人去世才可以被利用，那么檔案的真實性和實用性也將大打折扣。人的資料信息是由管理部門 “壟斷”的，這樣就有可能增強對個人評價和鑒定的主觀性。由于缺乏認同，使有關結論流于形式；由于沒有進行有效的監督，這就在一定程度上造成了人事檔案的糾紛、爭議甚至訴訟的發生幾率。這類事件屢見不鮮的原因與人事檔案缺乏公開透明度有很大的關系。

1.2 服務重點問題

根據相關規定，我國人事檔案主要是為了領導部門或組織機構的使用，查閱利用單位一般是組織、人事、紀檢監察、公安、安全保衛等部門。《條例》還規定：“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”這就說明檔案當事人沒有權利查看自己的檔案，這就形成了人事檔案的服務錯位。人事檔案建立之初的主要目的就是為組織和機關考察、使用人才服務，這是應該堅持的地方。但在社會的發展下，國家更加注重以人為本，檔案工作的理念更加側重于服務民生的角度，人事檔案服務對象的范圍也在逐步擴大，服務領域也更加深入。

1.3 利用率問題

就現階段的發展來看，我國的人事檔案管理所參考的還是《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》等規章制度，它們的頒布是在20世紀90年代，制定的出發點和落腳點也都是依據當時的發展狀況而定，對檔案的服務性、開放性、利用性的重視度還是有所欠缺的。所以在利用方式上也只是手工檢索和紙質查閱，查詢的時候往往需要耗費大量的時間，這樣也使得檔案的利用率始終處于低下的狀態。另外，在對檔案反復翻閱的過程中，也會對紙質檔案造成一定的損害，檔案管理人員需要不斷地修補，不僅增加了勞動量，還不利于檔案的完整性和安全性。

2 解決問題的有效對策

2.1 適度公開檔案信息

為了適應時代的發展要求，我國頒布了《中華人民共和國政府信息公開條例》。它是公民能夠對政務工作實施知情權、參與權、監督權的法律保證，也使政務信息公開走進了新的發展時期。《條例》第二條明確規定：政府信息，是指行政機關在履行職責過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息。人事檔案隸屬于此范疇內。這樣就需要以政務信息公開為前提，適度公開人事檔案信息，進而提高檔案工作的透明度。

公民享有信息利用權需要人事檔案信息的適度公開作為支撐。受到歷史因素的制約，人事檔案與本人一直是分離的，掌握在相應的組織部門中。為了保證個人對人事檔案的知情權，結合人事檔案保密性特點，應簡化利用手續，放寬利用權限，擴大利用范圍，使當事人可以適當地利用自己的部分檔案，這是人事檔案真實性和準確性提高的有效途徑。除此之外，要對人事檔案的公開和保密兩者之間的關系做以正確的認知。可以通過分類管理的方式來對檔案進行不同程度的開放、利用，使適度的原則真正得到貫徹。

2.2 實現人事檔案利用的信息化

隨著時代的發展，計算機的迅速普及，傳統的紙質檔案在利用上顯現出了很多的弊端，如異地想要查閱檔案就會有諸多的不便，辦事效率大大降低，與以人為本的理念也不相適應。所以應全面推進人事檔案的信息化和現代化。建立人事檔案數據管理系統，方便人事檔案的檢索、利用、查閱等。有的人事檔案數據已經實現了聯網。人事檔案部門應以網絡化為出發點，改革管理手段，改進服務方式，使紙質檔案、數字信息，本地利用與異地遠程利用能夠并存并舉，扭轉人事檔案利用不暢的局面，使人們在網上就能夠準確查詢到所需要的相關信息，實現人事檔案信息的共享。

2.3 不斷提高檔案管理人員的素質，開發特色信息

人事檔案管理工作的專業性、技術性、政策性都很強，不但關乎國家利益，還關乎個人的切身利益，這就需要檔案管理人員具備良好的職業道德，還要擁有專業的技能。應對檔案管理人員進行定期的培訓，不斷提高其業務能力，滿足人事檔案發展的要求。

滿足人們的需要是信息公開的主要目的，這就需要檔案具有一定的特色和價值。但就人事檔案材料現狀來看，形式比較固定，缺乏新意。所以應積極發揮管理人員的主觀能動性，收集個性化的材料，使更多有特色的人事檔案展現在人們面前。

2.4 實現檔案信息利用的安全性

適度公開人事檔案信息當然是一件利于民生的好事，但同時檔案的安全問題是不容忽視的，可以在以下幾個方面進行重點把握。（1）嚴格制度和規范。信息公開應有一個科學合理的界定，應以實際情況為根本出發點和落腳點，制定開放利用程序，建立授權制和責任追究制。一旦檔案中有個人隱私和組織機密的部分，就只能提供給合法利用者。還必須利用者履行相應的法律責任，并切實負起相應的責任。這樣看來檔案的開放不僅要積極維護個人的知情權，還要保護組織機密和個人的隱私權。解決好了這兩者間的矛盾，才算實現了檔案信息的開放。（2）使用科技手段和先進的技術裝備。首先檔案實體的安全。基于一定的特殊性，使人事檔案必須具有原始記錄，而這些資料都具有唯一性，如果遭到破壞想要再補救是相當困難的。其次，電子信息的安全。要實現人事檔案信息的公開，計算機技術是必備的。眾所周知，計算機本身有很多安全上的隱患，這就使人事檔案也面臨著被篡改、被盜竊、被銷毀等不安全的因素。所以必須做好保護工作，這就需要科學技術的有效發揮，使人事檔案信息能夠得到安全利用。

3 結束語

綜上所述，現階段我國在人事檔案利用上還存在很多問題，亟需進行有效解決，這也是現代管理理念和實踐的新探索。為了使人們能夠充分地利用人事檔案，實現人事檔案的最大價值，就需要積極地想對策將問題進行逐一的解決，這也是以人為本的重要體現。雖然我們現如今面臨一些問題，但我們完全有理由相信通過不斷地努力，未來我國的人事檔案會得到更好地利用，更好地服務于民生。

參考文獻

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