關于加強圖書館檔案及文件資料管理的有效策略

周若霖　欒慶

摘 要：做好圖書館檔案及文件資料管理，對實現圖書館的可持續發展具有十分重要的現實意義。面對數字信息技術飛速發展的時代條件，作為圖書館珍貴的文獻資源，如何巧妙地實現紙質資源與電子資源雙軌制管理的發展，創新圖書館工作的服務層次，提升管理水平，這將成為加強圖書館檔案及文件資料管理工作的有效策略和努力方向。

關鍵詞：圖書館；檔案；文件資料；管理；策略

圖書館檔案及文件資料的管理是圖書館管理工作的核心。不僅記錄著圖書館的工作內容及事業發展，也是由圖書館積累、具有保存價值的歷史資料，更成為考核評估圖書館工作人員業務技能的重要參照，也是圖書館內部各項工作和館外社會活動順利展開的基礎保障與有利條件。因此，必須引起領導層對圖書館檔案及文件資料管理工作的重視，完善管理制度；增強圖書館工作人員的安全意識，提高工作人員的業務水平；做好圖書館檔案文件資料的數字化管理和服務層次的創新，強化圖書館資源循環利用的有效性[1]。為圖書館檔案及文件資料管理工作的正常運行保駕護航。

一、 加強圖書館檔案及文件資料管理的必要性

圖書館檔案及文件資料管理，是對收集到的圖書館管理檔案和圖書館業務檔案進行整理加工，為圖書館日常管理工作提供參考數據。作為圖書館內部信息控制系統，圖書館檔案及文件資料管理的加強很有必要。

圖書館檔案及文件資料管理是在日常工作中形成的圖書館真實歷史工作的原始業務記錄，能夠為圖書館館建工作與圖書館可持續發展提供可靠的信息來源，積極探索圖書館服務模式的同時，做好圖書館檔案管理及文件資料管理工作，也是深入開展圖書館服務工作、創新服務層次的有力保障[2]。圖書館檔案及文件資料管理工作對數據的科學分析及處理，奠定了圖書館業務統計分析比對的基礎，利用數字化網絡平臺，整合館內與館際間的文化資源，實現圖書館檔案資源的數字化融合服務[3]。不但能夠從中改進圖書館日常工作方式，還能夠創新圖書館工作方法，利于工作人員的考核評估，有效提高圖書館檔案及文件資料管理的工作效率。圖書館的發展與管理工作的開展都是有跡可循、有規可依的，在長期靜態的信息資源累積中，通過先進技術設備加強圖書館科學管理、改革檔案及文件資料管理制度，進而為領導層決策與行業評價提供可借鑒的數值依據，完善圖書館自身工作，幫助讀者深入了解圖書館特色資源與服務設備，體驗有層次的創新化讀者服務模式，還可促進信息時代的圖書、檔案、情報一體化研究[4]的理論建設。

二、 目前圖書館檔案及文件資料管理存在的問題

目前現狀來看，某些圖書館領導層對檔案及文件資料管理工作不夠重視，甚至認為這項工作是“做起來次要，忙起來不要”的負擔。因而，圖書館檔案及文件資料管理的基礎工作沒做到位，檔案及文件資料管理信息化建設存在問題諸多[5]。

基礎工作不到位，數字信息化建設滯后。基礎工作主要指檔案及文件資料的收集、整理和歸檔等。在這些前期準備工作中，存在有分類模糊、收集不完整、存檔期限界定等問題，很大程度上制約了圖書館檔案及文件資料管理工作的數字信息化建設，難以適應信息交流廣泛的發展需求。

信息資源利用率低。許多圖書館檔案資料仍然是紙質形式，檔案信息資源的有效利用率普遍走低。電子文件歸檔以其設備技術、即時共享、保存條件等方面優越性得到檔案管理工作人員的認同。信息化的檔案資源簡潔、高效，關系到圖書館檔案及文件資料管理工作的開展。也預示了圖書館檔案及文件資料管理工作朝向紙質文件與電子文件雙軌制發展的趨勢[6]。

缺乏制度約束。絕大多數圖書館檔案及文件資料管理工作基本上處于結構松散的狀態，缺乏主動性，長期得不到應有的重視與人力財力的投入，檔案歸檔、編碼、整理、信息利用、安全保護等都沒有統一明確的規范[7]。甚至出現檔案資料殘缺不全、丟失的情況，造成無法挽回的損失。

服務層次不明晰。傳統的圖書館檔案管理服務一般是工作人員進行信息查閱，停留在原始人工的層面。面對圖書館檔案及文件資料管理工作的雙軌制發展趨勢，現代信息技術介入檔案管理服務工作能夠切實提高管理水平[8]，規范化圖書館檔案管理，建立起檔案信息資源使用者之間的溝通平臺，才能有望明晰與提升圖書館檔案及文件資料管理的服務層次。

管理模式老化[9]。單一化的管理模式，使得圖書館檔案管理建設滯后于服務工作，依靠人工方式難以實現資源的有效整合，無法實現檔案及文件資料管理的“二次建檔”。

管理人員的業務水平不高。部分檔案管理人員甚至主管領導對圖書館檔案及文件資料管理的專業知識了解不深，自身職業素養不夠，漠視檔案管理工作，檔案編碼分類雜亂無章，有些領導對負責檔案管理的部門隨意安置，乃至有無人看管檔案的情況出現。

安全意識薄弱。圖書館檔案及文件資料的保護工作，也是不容忽視的重要環節[10]。一些檔案及文件資料涉及到國家文化安全、專業領域絕密信息，具體管理工作人員缺乏對檔案信息的安全保護意識，導致相關信息流播，造成不良影響。

三、 加強圖書館檔案及文件資料管理的策略

加強圖書館檔案及文件資料管理工作，實現對其數字信息化建設，使其發揮應有的作用，建議可采取的策略有以下幾方面：

1、 加大支持與投入力度

部門主管領導要改變認識，充分重視對圖書館檔案及文件資料管理工作的決策與執行，協調與配合好參與方的工作。不僅提供對檔案資源有力的政策支持，還要加大物質方面的投入力度，以保障圖書館日常工作的高效運轉。

2、 完善歸檔、保管制度

根據具體工作情況，樹立完善的檔案及文件資料歸檔、保管制度，規范工作流程。做好檔案及文件資料的收集、整理、鑒別、保管、分類、統計與循環利用等基礎工作，確保信息核對無誤，與專門檔案保管人員按時交接，按照歸檔時間和歸檔范圍整理檔案信息，從而保證檔案信息資源的完整性。

3、 實現檔案及文件資料的循環利用

利用信息化技術進行檔案登記與檢索，優化檔案及文件資料的歸檔流程，減輕了圖書館檔案管理人員的工作負擔，大大節約了檔案管理基礎工作的時間，充分利用網絡信息平臺，將檔案管理與圖書館其他業務結合，最大限度地開發圖書館檔案及文件資料的信息資源，實現圖書館文獻信息的循環利用。

4、 提高管理工作人員業務水平

部分檔案管理人員自身業務水平有限，對檔案管理工作的專業技能一知半解。因而，圖書館要定期對檔案管理人員進行績效考評和專業培訓，有針對性培訓來提高管理工作人員的業務水平，通過選拔優秀員工來帶動檔案管理的工作激情與氛圍。

5、 增強安全意識

提高工作人員對檔案的認識，要時刻提醒檔案管理工作人員，在接觸檔案及文件資料時，注意檔案信息的安全，增強安全意識，也是其職業道德修養的一部分。

6、 數字化設備的引入

圖書館領導層要做好圖書館建設工作的規劃，為圖書館檔案管理工作數字化設備的引入保證充足的經費，比如專門的檔案庫房、裝訂設備等。

7、 創新服務層次

圖書館檔案管理工作要與圖書館各項活動積極配合，要求專門檔案管理工作人員掌握現代化設備操作的技術，提高工作效率的同時，更加便捷化、創新化為讀者做好服務。

參考文獻：

[1]孫愛華.圖書館檔案管理創新研究[J].黑河學刊，2010，（03）：131-132.

[2]楊道玲.圖書館檔案工作芻議[J].圖書館研究與工作，2006，（01）：29-31.

[3]趙紅穎.圖書檔案資源數字化融合服務實現研究[D].吉林大學，2015.

[4]李群.信息時代圖書、檔案、情報一體化管理在歐美的新趨勢[J].四川圖書館學報，2006，（05）：68-74.

[5]潘玉萍.檔案資料在公共圖書館評估定級中的作用——兼論如何加強圖書館檔案工作[J].情報探索，2008，（06）：79-81.

[6]閆玲.圖書館檔案管理的發展趨勢——兼論“紙質文件”與“電子文件”雙軌制管理[J].圖書館工作與研究，2008，（04）：102-103+112.

[7]吳小寧.論如何加強圖書館檔案及文件資料管理[J].廣東科技，2014，（06）：16+18.

[8]王曉媛.淺談信息化時代圖書館檔案資料管理[J].經營管理者，2013，（30）：291.

[9]許惠.圖書館檔案管理探究[J].圖書館建設，2009，（09）：95-98.

[10]王旭東.論檔案文化資源的開發利用[D].云南大學，2013.