檔案信息化管理的策略研究

摘要：近幾年，伴隨著科技的發展，極大的帶動了檔案信息化發展的速度。檔案是一種重要的信息資源，對于現今的檔案管理工作而言，就應該不斷的進行管理方法的創新，不斷的推進檔案管理信息化的建設，進而最大限度的發揮檔案潛在的利用價值。本文從檔案信息化管理的主要內容、檔案信息化管理的現實意義、提升檔案信息化管理的措施，幾方面對檔案信息化管理進行一定的探討，期望可以為檔案信息化管理的發展，提供一定的理論借鑒。

關鍵詞：檔案；信息化管理；策略

檔案的信息化管理，就是指在日常的檔案管理的程序中，逐漸的融入現代檔案管理的理念，并采用先進的信息化科技技術，對檔案的信息實施現代化的管理模式。現今，伴隨著信息產業的飛速發展，運用現代化的信息檔案管理模式，不僅可以有效的減少檔案管理員工的工作量，還可以有效的提高檔案信息資源的利用效率，充分發揮檔案的價值[1]。因此，本文從幾方面對檔案信息化管理進行一定的探討，期望可以為檔案信息化管理的發展，提供一定的理論借鑒。

1檔案信息化管理的主要內容

近幾年，伴隨著科技的發展，極大的帶動了檔案信息化發展的速度。現代化的檔案室的誕生，也為檔案信息化管理提供了基礎條件（具體見圖1）。檔案信息化管理，其關鍵就是改變傳統的檔案管理方式，由實體保管變更為現代化信息技術的管理。檔案信息化管理的主要內容，主要是經由高級壓縮技術、數據庫技術等，將聲像的文件、紙質的文件等傳輸到網絡之中。檔案資料的管理，實現了網絡化、信息化，極大的提高了檔案查詢的便捷性[2]。信息化管理，使檔案信息管理實現了系統化、規范化，使檔案信息管理更具條理性，實現了資源的共享。

2檔案信息化管理的現實意義

2.1實現了檔案管理模式的變革

傳統的檔案管理模式，通常都是封閉式的管理方式，大眾對于檔案的使用效率極低，檔案的管理只是單一的簡單保管，社會價值性較低[3]。但是在信息化管理模式下，檔案管理實現了智能化、自動化，檔案的利用效率顯著提高，檔案的社會價值性也隨之凸顯了出來。

2.2極大的提高了檔案管理的時效性

檔案實現信息化的管理，在需要調動檔案時，就可以經由網絡技術，快速的實現信息錄入檢索，極大的提高了檔案管理的時效性。同時在對電子檔案收集的過程中，可以實現資源的共享。在電腦中錄入檔案后，還可以有效的降低二次文獻的加工時間，顯著提高檔案管理的工作效率[4]。

2.3顯著提高檔案的利用效率

檔案管理實現信息化，可以極大的提高資源共享性，檔案信息的利用效率也會顯著提高。檔案信息化管理，可以將檔案的使用范圍有效的拓展，便于各個單位使用檔案的信息資源。

3提升檔案信息化管理的措施

3.1確保檔案信息的完整性、安全性

企業檔案信息具有較高價值性的前提條件，就是應該確保信息的安全性。信息安全，主要體現在信息管理系統中軟件安全；硬件安全；信息傳播的安全。首先，針對不同的企業檔案信息資源，應該采取差異性的信息安全等級保護措施。其次，對于不同公司而言，檔案信息的網絡管理平臺，應該限制在公司內部使用，同時應確保數據庫的密級工作。第三，在進行檔案信息管理系統的選擇時，應依據標準嚴格挑選，堅決避免降低選擇標準的情況發生。第四，企業中應依據檔案管理的軟件、硬件、機房的要求，進行安全系統管理制度的制定，最大程度的保護好計算機的安全[5]。

3.2不斷提高檔案信息化管理的現代意識

作為企業的管理者，應意識到企業檔案管理的信息化，是順應時代發展的要求，應意識到企業檔案信息化管理對企業發展的重要性。現今，任何一個企業若想在激烈的市場競爭中，獲得自身的發展空間，就必須要有效的利用信息化平臺，不斷的挖掘與開發企業檔案中，對于企業發展有利的價值信息，在實現信息資源共享的條件下，不斷的促進企業的發展。對于企業管理者，應不斷的提高檔案信息化管理的現代意識，可以經由開展培訓工作等，提高現代化信息管理的意識，帶動檔案信息化管理的建設與發展。企業領導層，應意識到檔案信息化管理，在提高企業經濟效益、帶動企業發展方面的積極意義，應增加對于企業檔案信息化管理的投入資金，加大先進電子設備的使用力度。同時對于檔案的管理人員，也應開展定期的學習活動，逐漸的改變員工的檔案工作意識，真正的發揮檔案信息化的現實作用[6]。

3.3實現檔案信息資源采集的規范化、標準化

實現企業檔案的規范化，就應該依據國際質量認證體系要求，在計算機的檢索、管理，電子文檔等方面，對企業檔案信息推行規范化管理。實現企業檔案的標準化，就應該依據國家的有關規定，有效的做好標引、著錄工作。建立與完善檔案信息數據的采集制度，就可以有效的帶動檔案信息化管理的實現。

3總結

檔案是一種重要的信息資源，對于現今的檔案管理工作，就應該不斷的進行管理方法的創新，不斷的推進檔案管理信息化的建設，進而最大限度的發揮檔案潛在的利用價值。

參考文獻：

[1]明文梅.高校人事檔案信息化管理的現狀分析及策略[J].城建檔案，2014，10：49-51.

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[3]楊麗.高校檔案信息化管理有效策略研究[J].理論研究，2016，2：54.

[4]王美琴.我國檔案信息化過程中的主要問題及對策[J].檔案學研究，2011， 1 .

[5]房麗娜.新形勢下企業檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2013（3）：32.

[6]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].科協論壇，2013（11）：148-149.

作者簡介：

姓名：何麗娟（1978年12月20日）、性別：女、民族：漢族、籍貫：肇慶市、單位全稱：肇慶市鼎湖區廣播電視臺、現職稱：會計初級、學歷：本科。