芻議電網(wǎng)企業(yè)差旅費報銷分析

杜尚春 王超男

摘要：本文針對電網(wǎng)企業(yè)差旅費報銷業(yè)務管理現(xiàn)狀，結合信息系統(tǒng)建設和應用情況，確定差旅費數(shù)據(jù)分析基礎、框架與內(nèi)容并提出改進建議，對于提高差旅費管理水平，強化風險防控具有較強的借鑒意義。

關鍵詞：差旅費；報銷；分析

企業(yè)差旅費是指員工因公出差期間而發(fā)生的住宿費、交通費、伙食費和公雜費等各項費用，是一項重要性常規(guī)支出項目。電網(wǎng)企業(yè)員工差旅費主要包括參加各類會議和培訓、線路巡視、營銷推廣、物資招標及駐廠監(jiān)造等各類支出，一般占企業(yè)可控管理費用總額的比例較高，費用發(fā)生頻繁，管控難度較大。

一、差旅費報銷基本流程

隨著電網(wǎng)企業(yè)信息化建設工作的不斷深入，差旅費報銷業(yè)務已實現(xiàn)線上處理，業(yè)務部門員工通過在員工報銷系統(tǒng)中填寫報銷信息，包括出差事由、天數(shù)、地點、收款人等要素，系統(tǒng)根據(jù)有關補助標準自動計算伙食費和公雜費補助金額并生成待報銷單據(jù)。同時，還需要上傳報銷發(fā)票影像，并與報銷單據(jù)完成掛接后生成正式報銷單據(jù)，單據(jù)經(jīng)主管領導線上審批后在ERP系統(tǒng)中生成預制憑證，經(jīng)財務人員審核后生成記賬憑證。業(yè)務人員通過查詢單據(jù)流轉(zhuǎn)信息了解審批狀態(tài)，確認審批通過后到財務部門辦理報銷收款。

二、管理中存在的主要問題

電網(wǎng)企業(yè)是資產(chǎn)資金密集型企業(yè)，計量裝置涉及千家萬戶，供電線路跨越河流山川，資產(chǎn)分布廣泛分散，供電營業(yè)所一般在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)均有設立。為不斷增供擴銷，提高優(yōu)質(zhì)服務質(zhì)量，并確保企業(yè)安全生產(chǎn)，上級單位和本級企業(yè)每年均會安排各類營銷檢查、施工監(jiān)理、線路巡視及業(yè)務培訓等工作。這種生產(chǎn)經(jīng)營特點，特別決定了電網(wǎng)企業(yè)差旅費報銷具有發(fā)生頻次高、報銷人員廣、單次報銷金額低，但年度費用發(fā)生總額高的特點。以線路巡視工作為例，安全管理部門按月制定巡線計劃，巡視工人每月均會按計劃開展線路巡視，做好鳥害防范、設備缺陷記錄等工作。而供電線路短則幾十公里，長則上百公里，完成一次巡視工作需要幾天甚至一周才能完成，導致此類差旅費發(fā)生十分頻繁。特別是檢修公司，年發(fā)生差旅費報銷單據(jù)上千筆，總金額一般占可控費用的比例會超過20%。對財務部門而言，差旅費報銷占用了日常成本管理較多工作量，審核難度大，工作效率不高。在預算及成本管理方面，電網(wǎng)企業(yè)一般按照差旅費定額核定業(yè)務預算，根據(jù)單位定編人數(shù)，區(qū)分管理人員和一般人員比例，按照每人每年費用定額標準，計算確定差旅費年度預算。受物價水平和實際出差頻次變動影響，科學合理的年度定額標準很難制定，如制定過高則不利于費用控制，存在費用套取空間，不利于風險防范；如制定過低又不能保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際業(yè)務需求，擠占其他可控費用空間。在員工報銷系統(tǒng)上線應用以前，差旅費出差頻次、各類人員人均實際年發(fā)生金額難以計算，制定費用定額標準只能依靠大致估算，缺乏歷史數(shù)據(jù)支持。

三、差旅費數(shù)據(jù)分析基礎

差旅費報銷業(yè)務實現(xiàn)信息化處理后，為深入開展數(shù)據(jù)分析提供了可能，分析數(shù)據(jù)主要來源于四個方面。一是員工報銷系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)。對于出差事由、地點及報銷人等報銷業(yè)務具體信息字段，可通過員工報銷系統(tǒng)單據(jù)查詢整理；二是差旅費賬務數(shù)據(jù)。因報銷會計憑證在ERP系統(tǒng)財務模塊生成，可通過查詢差旅費明細賬和記賬憑證獲取報銷賬務處理信息；三是員工崗位信息基礎數(shù)據(jù)。ERP系統(tǒng)上線后，人資模塊實現(xiàn)對各單位全覆蓋，人員崗位分類中的大類、中類和小類基本信息可通過人資模塊獲得；四是原始憑證影像信息。在辦理報銷業(yè)務時，業(yè)務人員掃描了有關發(fā)票影像并按報銷單據(jù)號進行掛接，可通過對會計憑證的穿透查詢進一步查看報銷發(fā)票影像信息。

四、差旅費數(shù)據(jù)分析內(nèi)容

綜合員工報銷系統(tǒng)基本業(yè)務信息及ERP系統(tǒng)人資模塊和財務模塊有關信息，可對電網(wǎng)企業(yè)差旅費報銷開展多維度分析。一是費用構成分析。差旅費報銷從內(nèi)容上可劃分為住宿費、交通費、公雜費及伙食補助四類。實際工作中，電網(wǎng)企業(yè)對不同級別人員住宿費報銷標準有明確規(guī)定，對伙食費及公雜費補助按照供電區(qū)域內(nèi)、省會城市及省外城市制定不同補助標準。簡而言之，按照差旅費管理標準，四類報銷項目之間以及單項報銷項目與報銷總額之間存在一定比例關系，如比例關系異常，則差旅業(yè)務報銷的合規(guī)性及管理的規(guī)范性應予以重點關注。特別是對于沒有住宿費及交通費報銷發(fā)票，僅通過填寫單據(jù)報銷公雜費及伙食補助的業(yè)務，存在報銷管控不嚴，濫發(fā)補助的可能性；二是組織機構分析。在ERP系統(tǒng)財務模塊，電網(wǎng)企業(yè)一般按照本部管理部門、二級管理單位及不同班組劃分成本中心，系統(tǒng)對差旅費報銷記賬憑證數(shù)據(jù)自動按成本中心歸集。通過分析成本中心報銷數(shù)據(jù)，并比對歷史報銷發(fā)生數(shù)據(jù)情況，可確定差旅費管理的重點機構、部門及班組。確定費用發(fā)生重點成本中心后，可進一步通過追蹤員工報銷系統(tǒng)報銷單據(jù)，分析報銷數(shù)據(jù)發(fā)生的合理性和規(guī)范性；三是崗位構成分析。按照電網(wǎng)企業(yè)員工崗位分類標準，員工崗位劃分為經(jīng)營類、管理類、技術類、技能類及服務類五類，并在ERP系統(tǒng)人資模塊集成。通過導出員工報銷系統(tǒng)報銷單據(jù)，應用Excel有關函數(shù)以報銷人為關鍵字段，與人資模塊員工崗位分類信息進行匹配，可統(tǒng)計分析出電網(wǎng)企業(yè)每類員工差旅費發(fā)生實際情況，為進一步細化完善差旅費定額提供了數(shù)據(jù)基礎；四是時間進度分析。電網(wǎng)企業(yè)生產(chǎn)作業(yè)和氣候季節(jié)因素密切相關，并有較強的計劃性。對東北地區(qū)，檢修業(yè)務一般以春檢、秋檢的方式安排，而培訓業(yè)務一般在冬季開展，招標業(yè)務按照年初規(guī)定批次進行。差旅費報銷費用的發(fā)生，應與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際情況相吻合，如在年底出現(xiàn)費用集中報銷，則存在突擊花錢的可能性，應重點給予關注和審核；五是業(yè)務綜合分析。對于通過費用構成、組織機構、崗位分類及時間進度分析，初步確定存在報銷風險的業(yè)務，可通過系統(tǒng)遠程追蹤查看報銷原始發(fā)票影像，進一步分析業(yè)務發(fā)生的真實性，必要時針對這些業(yè)務開展現(xiàn)場檢查和審計。

五、有關啟示與建議

一是提升完善系統(tǒng)功能。從目前財務信息化建設和應用實際情況看，現(xiàn)有信息系統(tǒng)功能還不能有效支撐差旅費數(shù)據(jù)分析需求，實際分析工作更多依賴人工導出基礎數(shù)據(jù)后，應用Excel有關函數(shù)及數(shù)據(jù)透視表功能實現(xiàn)，工作效率有待進一步提高。未來應通過系統(tǒng)開發(fā)，集成人資模塊崗位設置、人員分類等信息，包括集成財務稽核模塊在內(nèi)的有關數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)功能完善開發(fā)，自動開展差旅費分析。

二是完善細化定額管理。目前電網(wǎng)企業(yè)差旅費定額按照管理人員和一般人員兩類人員制定，未按照供電企業(yè)崗位分類標準進一步細分。從分析結果看，輸電運維及信息通信等小類人員年差旅費發(fā)生金額高于管理人員，與實際定額水平差距較大。未來應通過差旅費分析計算，參照歷史費用實際發(fā)生水平，進一步完善細化定額管理，按崗位大類或中類甚至小類制定定額標準，提高差旅費定額管理的科學性。

三是強化報銷風險防控。在當前形勢下，電網(wǎng)企業(yè)對業(yè)務招待費及福利費等重要敏感性費用支出管控日益嚴格，如費用預算下達寬裕，基層單位存在通過差旅費報銷，變通處理相關費用或發(fā)放補貼的可能性。為有效防范風險，一方面應強化差旅費日常報銷審核和內(nèi)部常規(guī)審計，加強日常過程管控；另一方面應通過對差旅費開展數(shù)據(jù)分析，查找有無突擊集中報銷、頻繁報銷等高風險報銷行為，進一步強化報銷分析管控，有效規(guī)范業(yè)務處理，提高風險風控水平。

參考文獻：

[1]張晶.關于差旅費報銷中存在的問題及建議[J].會計之友，2011（01）

[2]李寶華.加強企業(yè)差旅費管理方法芻議[J].會計之友，2012（08）

（作者單位：國網(wǎng)吉林省電力有限公司）