大數據時代背景下企業檔案服務工作創新初探

亓文靜

隨著信息時代的到來，數據增長越來越快，人們生活步入大數據時代，我們的檔案工作也在向信息化方向飛速發展，而傳統的檔案管理以文檔管理為主，沒有利用技術工具進行挖掘、分析，檔案基本處于被動利用，這就對我們當前的檔案工作改革創新提出了迫切的要求。

一、大數據背景下檔案服務面臨的挑戰

在大數據時代背景下，檔案管理已由紙質檔案發展到數字化階段，檔案室作為保存檔案、提供檔案、為企業服務的機構，必然貯存大量的信息量，檔案信息資源階梯式增長，現有的檔案工具手段已不能滿足數字化檔案管理，計算機數據庫的應用順勢發展起來，與傳統檔案室藏資源或者其它應用相比，大數據時代下數字檔案室藏量具有媒體形式多、數據量大的特點，這些特點給檔案利用服務帶來了新的挑戰：

（一）怎樣查詢到所需要的檔案信息

與過去信息貧乏的時代不同，在電子文件廣泛利用和互聯網高度發達的今天，信息泛濫同樣給利用帶來了困難。隨著檔案信息化建設的不斷推進以及數據量的進一步增大，在進行檔案查詢時，往往需要的信息會被埋沒在大量的不需要的數據中，并且檢索性能急劇下降，甚至無法響應。因此，如何在大量的檔案中快速而準確地找到所需的信息，是檔案服務要解決的首要問題。

（二）怎樣抽取和挖掘有用的信息和知識

知識管理是檔案管理發展的趨勢和方向，檔案用戶已不滿足于僅限于數據或文件的利用，更希望能夠獲得數據背后的信息以及信息蘊藏的知識。因此，檔案利用服務也應由提供數據、信息轉變為提供知識。然而，知識不是自然生成的，知識也不是簡單地存在于信息集合中，特別是蘊含在檔案中的知識，需要經過抽取和挖掘才能展示出來。

（三）怎樣對大數據進行充分的開發利用

檔案的保存和管理是為了利用，這就需要通過對檔案信息資源進行二次開發，制作多種形式的編研產品，并主動提供給查檔者。在大數據時代下，檔案數量急劇增加、檔案類型多種多樣以及非結構化數據的大量存在，給檔案信息資源的二次開發帶來了困難。一是如何在海量數據中選擇有價值的信息并找出它們之間的關聯，二是如何編研開發非結構化的檔案信息，三是如何減輕檔案開發人員的工作量。

二、大數據技術給檔案管理系統的可擴展性帶來了機遇

隨著檔案數據的不斷增多，傳統的檔案管理系統由于無法動態擴展，會出現“小馬拉大車”的情況。大數據技術可以對計算資源、存儲資源進行動態擴展、按需分配，滿足服務器的快速擴容及數據量的快速增長，同時大幅降低系統投資及維護成本。

三、如何在大數據背景下創新檔案服務工作

（一）創新服務觀念

為了應對大數據環境對電子文件管理與數字檔案資源帶來的挑戰，首先要創新服務觀念。由收、藏、借用這種一般性服務，向挖掘、編輯、研究高層次服務轉變，由疲于應付日常業務，向開動腦筋、搞好超前服務轉變，實現檔案工作服務由被動向主動服務轉變，由單一服務向全方位服務轉變，由一般服務向深層次服務轉變；使利用從被動服務轉向咨詢服務，由閉門等待服務轉向超前服務，從被動查找利用到主動提供利用，從預約服務轉向跟蹤服務，從提供紙質檔案資料轉向電子載體和紙質并用服務，從檢索工具式服務轉向編研成果是服務，真正體現服務的主動性、前瞻性、開放性、廣泛性和針對性。

（二）運用大數據技術，創新服務手段

開展檔案遠程服務。檔案遠程服務是指檔案利用者利用互聯網技術，在任何時間、地點都可以通過檔案遠程服務平臺，實現異地獲取信息證明服務。具體做法是建立檔案室網頁，開展網上利用服務。實施信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務，在網站實現電子文件的實時管理與利用。

（三）創新服務機制管理模式

調研和完善創新調研機制。深入實際，調查研究，堅持科學預見，提高工作的原則性、系統性、前瞻性和創造性。圍繞調研數據，統計分析查檔者的類別和次數多寡，以此來掌握規律，發展需求的重點、難點和盲點，不但創新了利用服務，以此也掌握了現階段和今后工作的側重點、緩急點，清晰看到查檔者的現實需求和潛在需求，我們也就可以緊緊圍繞重點、難點和盲點來增加檔案工作的主動性和活力。

大數據時代已然是信息社會發展的必然結果，作為檔案工作者，要努力抓住新時代的機遇，嚴肅對待挑戰，不斷學習和創新，圍繞企業的經營工作對檔案管理方式和手段進行深入思考。充分運用新技術，在時代浪潮地推動下，更好地開發和利用檔案信息資源中蘊藏的巨大知識寶藏，使檔案工作創造出更大的價值。

參考文獻：

[1]麥肯錫.你準備好迎接“大數據”時代了嗎？

[2]大數據帶來的機遇與挑戰.

[3]孫躍華.淺議檔案資源信息化建設.